SMUSIA（スムシア）のマンション会計業務について②

皆様、こんにちは。

SMUSIA（スムシア）です。

今回は、SMUSIA（スムシア）のマンション会計業務についてとなります。

関東圏でリプレイス営業をさせて頂く中で、会計業務について色々なご質問がございますので、スムシアの会計業務についてお伝えいたします。

1. 管理費と修繕積立金は別々に管理
2. 区分経理のメリット
3. お金の管理は、予算が大事
4. 予算に基づき、資産を管理する
5. 事業計画を作る
6. 収支予算を作る
7. 予算作りの重要性
8. まとめ

管理費と修繕積立金は別々に管理

SMUSIA（スムシア）で管理をさせていただいている中で、管理費と修繕積立金についてご質問を受けます。

管理費は、マンションの通常の管理を行うために必要な費用に充当するために集めるものです。例として、管理員人件費、共用設備の保守維持費、備品費、事務費などの経費に充てられます。

修繕積立金は、計画的に行われる修繕工事費や臨時の修繕費などに充当するために集めるものです。

管理組合の会計業務においては、目的別に会計を区分する（区分経理といいます。）ことが重要です。管理組合の会計は、管理費と修繕積立金とでは集める目的が異なるため、両者は分けて報告をしなければなりません。

目的別に会計を区分するとは、日常の維持管理費用に充当するために集めた管理費と、一定年数が経過する都度、計画的に行われる大規模修繕工事や特別な維持管理のために集めた修繕積立金を、別々に処理するというものです。

異なる目的のために集めた資金は明瞭に区分し、会計処理を行う必要があります。

管理費会計：日常の維持管理に関する会計を行う。
修繕積立金会計：大規模修繕工事をはじめ建物維持に関する会計を行う。

区分経理のメリット

管理費と修繕積立金をそれぞれ専用の口座に分けていることが望ましいです。決算書を見なくても、預金の残高をみれば、現在の管理費会計の残高が分かり、積立てられた修繕積立金がいくらあるかが分かります。

駐車場など敷地および共用部分に関して使用料収入がある場合は、これらの施設の維持管理に要する費用に充当した後、余ったお金があれば、これを修繕積立金として積み立てることができます。区分経理していると、駐車場等の使用料収入をどのように会計処理するか、または、お金が足りなくなった場合に、どの会計から不足分を出すかという考え方の拠り所となります。会計上の問題点は個々の管理組合が検討することになります。

管理費会計の余剰金が生じた場合、その一部を将来の修繕に備えて、修繕積立金会計へ繰り入れることについては、管理組合の総会決議であらかじめ定めておけば実施可能です。

お金の管理は、予算が大事

マンションの維持管理を行うには、お金が必要です。限られた収入の中でやりくりするには、お金の使い方を管理することが重要となります。予算は、ある時点で、将来の収入や支出を想定したものですが、お金の使い方を管理するための鍵は「予算」にあります。
来期に何をすべきかを洗い出して、どのくらいの費用がかかるのかを想定することが、限られたお金を上手に使う早道です。予算上の収入・支出と実際の収入・支出を比較することで、予定どおりにお金が使われたのか、予定外の支出があったのか、予算で考えていたよりも少なく済ませられたのか、それとも多くかかったのかなどがわかります。

予算に基づき、資産を管理する

予算を使ってお金を管理するという考え方を「予算準拠主義」といいますが、この考え方は管理組合の会計ではとても重要です。
「収支予算」とは、ある1年間の会計年度の事業計画を具体的に収入および支出として金額に表し、お金の裏付けを明らかにしたものです。予算を作成することにより、管理組合が実施する事業およびその規模が資金の収支として明確化されます。これにより、会計年度中における事業計画の進捗状況を把握することも可能となります。

事業計画を作る

マンションの維持管理を行うには、長期修繕計画に基づき、総会にて1年間の事業計画を作成します。また、これまでの事業計画に取りこぼしがないか、あるいは不必要・不急な業務が含まれていないかを検討します。事業計画と収支予算は、組合員全員で検討し、総会承認をもらうことが大事です。予算が承認されていると、予算に盛り込まれた項目であれば、支出できます。

収支予算を作る

管理組合では、必ず「収支予算」を作成する必要があります。どのくらいの支出で事業ができるかを想定し、収支予算を作成します。定められた予算の範囲内で、いかに効率よく事業計画を達成するかを追求することが管理組合会計には求められます。予算は決算と対比することにより、予算どおりにお金を使うことができたのか、予算どおりにお金を使わなかった場合、理事会がどのような判断をしたのかなどを調べることもできます。

予算作りの重要性

管理組合では、組合員の皆さんから集めた管理費や修繕積立金が、当初の予定どおり、共用部分等の管理に必要となる費用に正しく使われたのかどうか、そして、その結果、いくら残っているのかを明らかにする必要があります。これらを説明するのに必要となるのが「予算」です。管理組合では、目的となる業務を実施するための支出を、限られた収入の中でやりくりすることが必要です。どのくらいの収入や支出が生じるのかを想定して予算を作り、その予算を目安にして、実績を管理することがとても重要です。

管理費や修繕積立金等について、ある会計年度に計画された個々の業務に関して、具体的に収入や支出として、いくらのお金が入る予定で、支払いにいくら必要なのかを数字（金額）で表し、お金の裏付けを明らかにしたのが「収支予算」です。

収支予算を作成することにより、管理組合全体として実施する事業およびその規模がお金の収支として明確化され、その年における事業計画の遂行状況を把握することが可能になります。

予算は決算と比較して、その予算と決算に開きがあったら、その差異を分析することが重要です。予算に従ったお金の使い方ができていたのか、予算を超えた支出はなかったのか、予算に含まれていない支出があった場合には、その責任を明確にすることも可能になります。

管理組合は、企業のようにお金を使って利益を得る性格の団体ではなく、組合員の皆さんから集めた管理費や修繕積立金等を収入の基礎とし、マンションの維持と管理組合の運営のために必要となる支出を行うことを前提としますので、定められた予算の範囲内で、いかに効率よく事業計画を達成するかを追求することが、管理組合の会計に求められます。

事業計画の遂行状況を検証して次年度の予算編成の参考とし、収支のバランスを考えて、必要な措置を図ることがとても大切です。