就活生・内定者必見!マンション管理のお仕事について!

加茂卓朗 加茂卓朗

初めまして!

あなぶきハウジングサービス、2022年度新入社員の加茂卓朗(かもたくろう)です。

新入社員ならではの目線で学生の皆様にあなぶきハウジングサービスマンション管理業務の魅力を発信していきたいと思います。

精一杯頑張りますのでよろしくお願いいたします!!!!

 

自己紹介

まず初めに、簡単に自己紹介をします。

大学生まで福岡県で育ち、高松研修中の配属先発表にて熊本県へ来ました。私自身、福岡の実家ではあなぶきハウジングサービスが管理しているマンションに住んでいました。

就職活動を行うまでは、「いろいろお知らせしてくれる会社があるんだなー。」くらいにしか思っていませんでした。

しかし、就職活動を機に不動産業界へ興味を持ち始めてから特に「マンションを管理している会社ってどんなことをしているのだろう?」と思うようになり、会社説明会実際にマンション内ですれ違うフロントの方々を目にし、あなぶきハウジングサービスへ就職することを決めました。

では、実際にどのようなことを行っているのかこのブログを通して皆様に発信していきたいと思います!

 

さて第1回目のブログは配属後、新入社員のお仕事について書きたいと思います!

新入社員のお仕事

支店配属後はすぐに自分の担当物件をもつのではなく、先輩社員の手伝い理事会総会マンション巡回の同行をします。

支店紹介

少しお話は逸れますが私が配属することになった熊本支店について紹介したいと思います。
私は、分譲管理九州第二事業部熊本支店に配属されました。

熊本県の中では、特に都会の場所にあります。支店を出れば大きなアーケード街がすぐ近くにあり、食事やショッピングに困ることはありません!

事務所の雰囲気はこんな感じです。

熊本支店には、フロントはもちろん庶務賃貸課社宅サービスの方々がいて総勢21名在席しています。皆さんとても仲が良く、雰囲気の良さはどの支店にも負けないと思っています!

 

教育担当

支店配属後、わからないことがたくさんあると思います。

も大丈夫です!!

新入社員にはとても頼りになる先輩社員が1人教育担当としてつきっきりでサポートをしてくださいます。

事務作業会議の同行人生の相談までサポートしてくださいます。
毎日とてもお世話になっており、少しでも早く一人前になって私自身も皆様のサポートをできるようになりたいです。

 

電話応対

新入社員がまず任される大きな仕事は、電話対応です。

毎日マンションにお住いの方取引先の方営業の電話が大量にかかってきます。
基本的に、新入社員は電話を受け取り、マンション担当者や庶務さんに取り次ぎます。

高松研修でも電話応対の練習は行いますが、実際にお客様と電話でお話しすると話すスピードが早かったり方言によってよく聞き取れないことが多々ありました。

中でも私が一番苦労したのがマンション名の聞き取りです。
カタカナの名前をうまく聞き取れませんでした・・・
マンション名がわからず検索しているとお客様の部屋番号と名前を聞き逃すことがよくありました。

そこで私は、時間があるときに物件一覧表を眺めていました。

一度物件名を目にすると格段に聞き取ることができるようになり、マンションの担当者まで覚えることができました!

 

理事会・総会について

自分の物件をもたない新入社員は、ひたすら先輩社員の理事会・総会に同行します。

理事会とはマンションの代表である理事が集まり、現在マンションで課題となっていること、必要な修繕工事等を話し合う会議を指します。

そこで決まった事を1年に1回開催される「通常総会」という場で、多数の方が出席される中で説明をおこないます。ここでは、1年間の決算報告、来期の予算、理事会で上がった課題となっていることや、改善事項について話し合われます。また、採決等に関連する運営の補助も行います。通常総会まで時間的余裕が無い事案(早く行ったほうが良い工事やマンション保険の更新など)がある場合は臨時総会を開く事もあります。

このような会合が開催される時間帯はマンションによって異なり、毎月1度定期的に理事会を開くマンションもあれば不定期で開催するマンションもあります。居住者の方が集まりやすい平日の18時、19時や休日に行う事が多いです。

 

封入作業

上記で紹介した総会の前には、会議の内容を記した議案書や理事会で話し合った内容を記録した議事録を全戸へ投函しなければなりません。

そのためにはまず、封入作業です。

マンションによっては100戸を超えるマンションがあり、担当者一人では封入作業がなかなか終わりません。

封入作業を行っている様子です。

そこで新入社員の出番です!

先輩社員と協力し、ひたすら資料の封入や外部オーナーへ向けた住所のラベル張りを行います。

封入作業が終われば、マンションに向けて巡回です。

マンション巡回

封入した資料案内をポストへ投函掲示物の設置工事の立会い等で直接マンションへ向かいます。

巡回中の風景です。

新入社員は基本的に事務処理や封入作業の手伝いが多く事務所内にいる時間がほとんどになります。封入作業を長時間していると肩が凝ってきます・・・

しかし、巡回に出れば気分をリフレッシュできます!

マンションへ巡回に出ることで新しい土地へ配属になった私は、道を覚える絶好の機会になりました。また、先輩社員に同行してマンション巡回や理事会・総会へと向かうことで、普段聞きずらいこと世間話をしてより仲が深まったと感じています。

今では一人で巡回にも行けるようになり、仕事ではありますがドライブを楽しんでいます!

巡回は先輩社員とコミュニケーションをとる機会にもなりますし、新しい土地へ配属され道や地名がわからない方は積極的に巡回についていくのもいいと思います!

 

おわりに

ここでは多くの業務を紹介してきましたが、一番大切なことは一つずつ確実に業務を覚えていくことです。
一年目は、業務内容を覚えることで精一杯になり、焦る気持ちも出てきてしまうと思います。
まずは焦らず、一つ一つ丁寧に業務をこなしていくことを心がけましょう。わからないことはすぐに先輩に聞き、わからない状態を作らない。先輩社員はとてもやさしく丁寧に教えていただけます。
私もまだまだ、先輩社員を頼ってばかりです。学生の皆様も少しでも気になることわからない事は今のうちに人事の方々に質問しておきましょう!

それでは!また次のブログでお会いしましょう!

The following two tabs change content below.
加茂卓朗

加茂卓朗

あなぶきハウジングサービス 分譲管理九州第二事業部 熊本支店
加茂 卓朗(かも たくろう)

2022年卒の新入社員です。
福岡県出身で、高校まで野球を行っていました。
配属先では、マンションの管理をしています。
新入社員の目線で研修内容や業務について発信していきます。
精一杯頑張りますのでよろしくお願いいたします !
  • twitter
  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket

ブログの読者になる

ブログの読者になると新着記事の通知を
メールで受け取ることができます。
読者登録はコチラ

最近書いた記事

関連の記事

  • facebook
  • feedly
  • rss
backtotop