【分譲マンション】理事会役員が管理会社を変更するまでの流れ!!

岡宏樹 岡宏樹

こんにちは!あなぶきハウジングサービスの岡です。

令和2年のスタートと共に、早くも私のもとへ管理会社の変更について、お問い合わせをいただきました。お話の中で「新年のスタートとともに春までに管理会社を変更したい」とのことです!!

そこで、今回は管理会社を変更するまでにどのようなステップが必要なのか!?

わかりやすくご紹介いたします。

 

管理会社変更までの流れ!

【STEP1】現在の管理会社の問題点を整理

理事会が中心となって問題点を洗い出し、比較検討のキーワード(項目)を決めましょう。
組合員の皆様にアンケートなどを活用し、不満や要望などの意見を集約するのもいいですね。

 

【STEP2】候補とする管理会社の選定と見積依頼

候補会社は2~3社を選びましょう。会社の規模や実績で選びがちになりますが、ここは冷静に、担当窓口が近くにあり、どの様な体制でフォローしてくれるのか?日常の生活でお世話になる担当者との距離感はとても大切です!
こまった時に価値がわかる24時間365日の緊急対応の体制も重要ですね。

候補会社を選出したら、組合員の皆様が求める改善点を加味し、比較項目を決めましょう。
たとえば、「管理委託費が高い」「担当者の対応に不満」「緊急時の対応に不安」など、具体的に他社と比較しやすい項目が必須です。
特に管理委託費の見積依頼は、管理委託契約書の金額欄を白抜きにしたものを用意し、候補となる管理会社へ提出することにより、現行と同じ仕様(管理員の勤務形態や清掃・設備点検の詳細など)で、正確に比較することが可能です。また、各社の金額や仕様を比較表に纏めることも必要ですね。

参考リンク先:マンション管理委託費の見積り取得方法 ~抑えておきたいポイント~

 

【STEP3】見積金額と提案内容の比較検討

候補会社より見積書が提出されたら、まずは金額面の比較がわかりやすいですね。現在の管理会社と比較してみて、管理費会計(一般会計)に照らし、妥当性を見てみましょう。組合支出が大幅に増える様では本末転倒です。

金額の妥当性が確認できたら、提案書をもとに、会社概要やサービス面の確認が必要です。マンションや組合員にメリットを感じた会社には、実際にプレゼンテーション(説明)を依頼し、サービス内容や取り組み、企業の考え方などを確認してみましょう。

 

【STEP4】候補となる管理会社によるプレゼンテーション会の開催

説明会では理事会のメンバーだけではなく、組合員の皆様にも案内をして、多くの皆様から感想や意見を聞きましょう。説明後の質疑応答では各社同じ質問をしてみることも重要です。各社が推奨するサービス内容や考え方は管理組合との相性も重要となりますので、選定の上でも参考になるでしょう。最後に参加者の意見や質疑応答内容を参考に理事会が推薦する管理会社を1社選考して総会に進めます。

【STEP5】総会の開催

一般的に「管理会社の変更」は総会の普通決議事項となります。(マンション管理規約をご確認ください)
総会の開催案内や配布する議案書の作成が必要となりますが、現在の管理会社に依頼しづらいので、次期管理会社に相談してみましょう。

次期管理会社による重要事項説明のあと、いよいよ議案内容について総会承認をはかることとなります。
出席者から、いろいろと意見も出ることもありますが、委任者や議決権行使者の意見を反映させるためにも、議長は必ず承認決議まで進めましょう!

 

 

【STEP6】現在の管理会社との管理委託契約を解約

総会での承認後は現在の管理会社に対して、書面にて「解約通知」の申し入れを行います。
※別段の取り決めがない限り、3か月前の通知により解約が可能となります(管理委託契約書をご確認ください)

 

【STEP7】次期管理会社と管理委託契約を締結

管理委託契約書の内容はしっかり確認しましょう。
※重要事項説明をもとに間違いがないか再確認が必要です。

 

 

【STEP8】新旧管理会社との業務引き継ぎ

一般的には解約が通知され、業務が終了するまでの3か月間で新旧管理会社による引き継ぎが行われます。この期間では管理組合の大切な会計や組合ルールなどの業務と組合資料の引き継ぎが中心となりますが、引き継ぎ漏れや間違いがあってはいけないので、進捗状況や内容を定期的に報告を求めましょう。また、旧管理会社の業務最終日には、マンション共用部のカギや備品の引き継ぎなども行われますので、できるだけ理事会役員が立ち会うなど責任の所在を明確にすることも必要です。

 

【まとめ】

今回は管理会社を変更するまでのステップを簡単にまとめてみました。理事会が中心となって組合ルール(管理規約)に沿って、必ずやらないといけないことを中心に紹介しております。
管理会社の変更は専門的な知識も必要となりますので、できるだけ専門知識のある方にアドバイスをもらいながら進めることが必要です。

管理会社の比較検討の際は、あなぶきハウジングサービスの岡まで!
ぜひ、私にお手伝いをさせてください!

お問い合わせは
⇓ ⇓ ⇓ ⇓ ⇓

ココをクリック!!

 

 

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岡宏樹

岡宏樹

あなぶきハウジングサービス 分譲開発グループ
岡 宏樹(おか ひろき)
うどん県出身。2014年入社。
金融業界・通信業界を経て、現在は不動産業界に従事。一貫してストックビジネス事業を経験して参りました。
入社以来、分譲マンションの管理変更についてのご提案を専門に四国エリアの責任者として、毎日、西へ東へ奔走しております。
みなさまの住生活環境が快適となりますよう情報発信して参りますのでよろしくお願いいたします!

保有資格:宅地建物取引士、管理業務主任者
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