管理組合様必見!マンション管理委託費の見積り取得方法 ~抑えておきたいポイント~

福山洵 福山洵

こんにちは。あなぶきハウジングサービスの福山(ふくやま)です。

史上最長のゴールデンウィークが終わり、五月病は大丈夫でしょうか。最長で10連休という方も多かったのではないでしょうか。私もしっかりと休養を取り、五月病に負けずに、日々業務に努めております。

さて、管理会社を変更(リプレイス)を行う際に、まずはマンション管理委託費の比較として、他のマンション管理会社に見積りを取得すると思います。
今回は、マンション管理委託費の見積り取得方法の流れや管理会社のサービス面の比較など気を付けておきたいポイントなどをご紹介いたします。

 

1 マンション管理委託費の見積りを取得する際に必要なもの

管理委託費の見積りを取得する際に必要な資料は以下の通りです。

・管理委託契約書(又は重要事項説明書)

・各設備の設備点検報告書 

 

●管理委託契約書

管理委託契約書とは、管理組合がマンション管理を委託する際に管理会社と結ぶ契約書の事です。この委託契約書の中に、管理会社との委託内容が記載されています。

・管理員の勤務時間や内容

・マンション清掃範囲・頻度

・業務委託内容  等

管理委託契約書は基本的には理事長様が保管していることが多いですが、管理会社からコピーを取り寄せても問題ありません。

 

●各設備の点検報告書

マンションには様々な設備があり、定期的にメンテナンスが行われております。そのメンテナンスの点検報告書が設備毎に提出させています。この報告書に点検を行なっている会社や点検回数、頻度が記載されており、管理会社は、ここから必要な項目を積算しております。尚、点検報告書は、一般的に管理員室に保管されていることが多いので、管理員室の鍵を合わせて準備しておけばスムーズに対応できると思います。

 

●その他に求められる資料

その他にも、手元にあった方が良い資料や求められる資料として

・決算書関係(直近の総会議案書等に記載させていることが多い)

・管理規約   などがあります。

これらの資料は、必須ではありませんが、管理会社のサービス内容によっては、削減できる可能性がある項目等も記載させている場合もございますので、準備できるのであれば、ご用意しても良いと思います。

 

2 管理委託費の見積り作成に必要な現地調査

管理委託費の見積りを作成するために、管理会社の現地調査が必要になる場合があります。管理会社が現地調査で行うことは以下の通りです。

●資料の確認

前述でご説明した管理委託契約書や点検報告書の確認を行います。点検報告書(消防設備点検など)の全ページが必要とするわけではないため、現地にて、必要な箇所だけコピーするか写真を撮ります。また、設備について、以下の内容も確認される可能性もあるので、把握されているとよいでしょう。

・エレベーター保守の契約内容とエレベーターメンテナンス業者について
エレベーター保守には、フルメンテナンス契約とPOG契約(パーツ・オイル・グリス)の2種類あります。現状どちらで契約されているかヒアリングされます。
※フルメンテナンス契約:メンテナンスの基本料金の他、部品代、修理代を全て含んだ契約となります。
POG契約:エレベーターに関する機器の点検、給油、調整を実施します。部品代や修理費用は別料金になっています。

・機械警備について
火災発生や給水設備に異常が発生した際、管理員室にある警報盤で異常信号を受信します。契約されている警備業者を確認されることがあります。


●マンションの目視確認

マンションの清掃状況や躯体の状況を目視確認します。管理会社は、見積りと合わせてご提案書を提出します。その提案書に目視確認で気付いた改善点などをご提案します。


●ヒアリング

見積依頼の背景や要望のヒアリングを行います。ここで管理組合様からのご要望等がございましたら、しっかりと管理会社へお伝えください。また、管理会社の雰囲気や担当者の人柄など確認するタイミングでもあります。

現地調査の対応ポイントとして、現地調査は1日でまとめて行って問題はありませんが、できればヒアリングの時間は各社時間を決めて行えるように調整をしたほうが良いと思います。他の管理会社の前ではなかなかヒアリングしにくいものです。

 

3 見積りを依頼する上でのポイント

●見積りは2種類依頼する

管理会社に見積りを依頼する際は、現行の管理仕様と同じ内容の見積り管理会社が考える提案仕様の見積りを依頼する事をお勧めします。比較をしようと思った際には、統一された基準がないと比較ができません。そのために現行仕様の見積りを依頼します。また、今の管理仕様が最善とは限らないため、修繕積立金が少ない等の問題がある場合であれば、コスト削減のために管理仕様もスリム化すべきだと考えることも大切です。そのためにヒアリングで要望を伝え、提案仕様も依頼することをお勧めします。

 

●3社程度の管理会社に見積り依頼をする

管理会社に依頼をする際は少なくても3社には依頼したほうが良いと考えます。なぜなら、2社だと高い、安いかの判断しかできませんが、3社であれば比較をしていくことが可能だからです。また提案も少なくても3社から受けることもでき、今後の課題が見えてきます。
だたし、見積りを依頼する会社が多すぎるもの注意が必要です。収集がつかなくなり、時間と労力が必要となります。また、会社比較に対し、サービス面ではなく、金額のみの比較になりがちになってしまう可能性が出てきてしまいます。

 

●見積りの提出期限について

見積りができるまで2週間から3週間程度かかります。清掃や給水、消防、機械警備、エレベーター保守など様々な設備系の費用について積算を行い、また見積提出するにも会社の承認が必要となるためです。まれに「今週末の総会までに見積りがほしい」と言った相談を受けることがありますが、その期限では対応できないのが現実です。
マンション毎に清掃する箇所や設備点検の項目も様々であり、管理会社もしっかりと現地調査を行い、見積りをご提出するため、どうしても時間がかかってしまいます。
余裕を持って依頼することをお勧めします。

 

4 サービス面での比較表

管理委託費の見積表は、現行仕様に沿って作成することがお勧めします。大きく分けて4つです。

・事務管理業務費

・管理員業務費

・清掃業務費(定期清掃や特別清掃)

・建物・設備管理業務費(給水設備、消防設備、エレベーター保守など)

その他に、管理会社別にサービス面の比較表を作成すると選定しやすくなりますので、お勧めします。組合員様に対してのプレゼンテーションを行う際に、選定基準となるものを用意しておくと良いでしょう。

管理会社説明会のアンケート(例)

 

5 まとめ

マンション管理委託費の見積り取得方法の流れをご説明させていただきました。ここでお伝えしたいことは、マンション管理委託費の見積りを取る=管理会社の変更ではありません。マンション管理の改善に役立てていただければ幸いです。

次回は、「マンション管理会社の変更体験記~管理会社を変えるまで~」をお伝えします。お楽しみに!

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福山洵

福山洵

あなぶきハウジングサービス 福山 洵(ふくやま じゅん)
賃貸アパート・マンションの建築営業や不動産の売買・賃貸の勤務を経て、入社以来、分譲マンションの管理変更についてのご相談を専門に担当しております。
営業担当エリアは、北部九州エリア(福岡県、佐賀県、大分県、長崎県)です。
様々な人との出会いを大切に、日々鋭意努力しております。

保有資格:宅地建物取引士
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