マンション管理会社変更|よくあるトラブルと失敗を避ける4つのポイント

松井 久弥 松井 久弥

 

トラブル

目次

  • “金額が安いから”だけではダメ。業務(サポート)内容を確認しよう!
  • 営業担当者だけではダメ。マンション担当者(フロント)としっかり面談しよう!
  • ランキング結果だけではダメ。管理会社の管理運営に対する想いや体制を確認しよう!
  • 自分だけで管理会社変更を決めてはダメ。みんなの気持ちを確認(合意形成)しよう!
  • まとめ

“金額が安いから”だけではダメ。業務(サポート)内容を確認しよう!

見積を複数社から取って比較した際、金額が一番安い会社を魅力的に感じますよね。私も買い物をする時は、安い商品に目が行ってしまいます。
しかし、「管理会社変更は費用削減が目的だし、一番安いところで良いじゃない!決まり!」とする前に、管理会社の業務(サポート)内容をきちんと確認してみてください。
多くの場合、管理組合が現行の委託契約書を見せて候補会社に見積依頼しているかと思いますが、提出された見積内容は各社同じ条件になっていますか?同じような見積項目の名前がついていても、会社が違えば業務(サポート)内容も変わってくることが多いのです。

たとえば、組合運営の重要な役割を担っている理事会について。
・理事会・総会支援業務(理事会・総会の運営サポート、議事録作成サポート)\○○○

見積上の項目がこのように記載されていたとしても、サポート内容の詳細まではわかりませんよね。
1.マンション担当者(フロント)が毎回出席する のか
2.管理組合から要望があれば出席する      のか
3.出席しない                 場合だって、管理会社によってはあります。

管理組合が求める条件とサポート内容は一致しているのか、この確認をおろそかにすると「費用削減にはなったけど、新しい管理会社は全くサポートしてくれない…。自分たちでやらなきゃいけないことが増えてしまった!」という結果を招いてしまうかもしれません。
管理組合が求める条件とサポート内容が一致していることを確認してから、次に金額の比較をしてみてください。“安かろう悪かろう”の管理になってしまわないように、注意です!

 ・営業担当者だけではダメ。マンション担当者(フロント)としっかり面談しよう!

管理会社を選定する際、見積を依頼→プレゼン(理事会や住民に対する説明会)を開催する流れが多いかと思います。新しい候補会社には、プレゼン時にマンション担当者を参加させるようお願いしてください。と言うのも、管理会社の営業担当者はあくまで管理開始までの担当者。新しく管理開始する時は、別の人がマンション担当者に選任されているということが多いからです。
管理会社選定から管理開始まで、営業担当者と面談する機会は多くありますが、実際にマンションを担当する人と事前に面談しておくことで、「いままでの経験では○○の問題をどう解決してきたか?」「○○の場合はどう対応してくれるか。」といった具体的な話が出来ます。
管理が始まってから、「え、こんな人が担当するのか。営業担当者の人が言っていたイメージと違うな、ガッカリ。」ということにはなりません。マンション担当者(フロント)、そしてその担当者の上長もプレゼンに出席することで、会社の体制や新しい管理が始まった時のイメージが具体的に湧いてくると思います。

 

・ランキング結果だけではダメ。管理会社の管理運営に対する想いや体制を確認しよう!

マンション管理新聞や雑誌、インターネットの口コミや評判など、マンション管理会社についての情報はたくさんありますが、情報だけを鵜呑みにしないでください。もちろんランキングが高いということは、それだけ管理戸数や棟数が多いということになりますが、「管理戸数や棟数が多い=良い管理会社」ではないと思います。
「百聞は一見に如かず」ということわざがあるように、候補会社の人と直接会って、マンションの管理運営に対する想いや体制を確認しましょう。人でも合う、合わないがあるように、管理組合と管理会社も合う、合わないがあると思います。自分のマンションと同じような規模・立地のマンションを管理していることが多ければ、その管理会社と合いそうですよね。管理組合が求める管理会社は?管理組合にとって良い管理会社は?という点を明確にするためにも、上記でご説明したように、営業担当者をはじめとするより多くの人と実際に会って話をすることが重要です。

 

・自分だけで管理会社変更を決めてはダメ。みんなの気持ちを確認(合意形成)しよう!

管理会社選定から変更まで、理事会を中心に動いていくことが多いと思いますが、マンションにお住まいの皆さんの意見をきちんと聞けていますか?
理事・役員の方々は、管理会社と接する機会も多いので不満をお持ちの方もいらっしゃるかもしれませんが、他の方々も同じように不満を持っているとは限りません。変更した新しい管理会社が、求めていたサポートやサービスをしてくれなかった場合、不満を持っていなかった方々に「なんで管理会社を変更したりしたんだ!」「責任を取れ!」なんて管理組合員同士で揉めることがないように、管理会社を変更するべきかどうか、また新しい管理会社には何を望むのか等、アンケートで意見を集約し、みんなの気持ちを1つにしておきましょう。

 

まとめ

管理会社変更を2~3社行った管理組合の方からご相談いただく場合、いずれも上記4つのポイントを押さえていなかったがゆえにトラブルになっている、失敗したと感じているということが多くあります。管理会社を変更したら、全て問題が解決する!というわけではありません。一緒に解決してくれる、頼りになる管理会社を選びましょう。

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松井 久弥

松井 久弥

あなぶきセザールサポート 営業本部:松井 久弥(まつい ひさや)
株式会社あなぶきセザールサポート取締役本部長。
2000年あなぶきハウジングサービス入社。
全国10都道府県において、管理担当・リプレイス営業・新規拠点立上げ・部門責任者に従事。特にマンション管理会社のM&Aにおいては、案件化からデューデリ・譲渡契約・お客様対応全般・統合後プロセス(PMI)までを実践。
マンション管理士、M&Aシニアエキスパート。
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