コロナ禍においてもIT技術を活用した『オンライン理事会』進行中!!

こんにちは。
あなぶきハウジングサービスの篠原です。
ご存じの通り、昨今はIoT化やAI導入が世の中で加速しており、私たちの身の回りのあらゆるものがインターネットに繋がって生活はどんどん便利になっています。新型コロナウイルス感染拡大を予防して3密を避けるため、最近ではオンライン飲み会が大人気だそうです。こうしたテクノロジーの進化は私たちが想像する以上に速いものです。
マンション管理業界においても、先日、重要事項説明や管理事務報告の実施についてIT技術を活用した社会実験をマンション管理業協会が主体となって行われました。
そこで今回は、わが社においても、サービス向上や業務品質の向上を目的とした『オンライン理事会』が好評を博しており、是非ご紹介をさせていただきたいと思います!

 

『オンライン理事会』とは

マンションで定期的に行われる理事会は、理事役員の皆様が集会室や管理事務室、または外部会場などへ実際に集合する形式で行うのが一般的です。
これに対して『オンライン理事会』は、実際に理事役員の皆様が集合することなく、例えば自宅や会社などからパソコンやスマホでインターネットを介してテレビ会議形式にて行う理事会になります。

 

 

『オンライン理事会』のメリットとデメリット

【メリット】

・開催場所に移動する必要がない
(小さなお子様が居て外出ができない、体調が悪いなどでも参加が容易となる)
ペーパーレス
集合場所に左右されない(自由な場所から参加)
天候に左右されない
・外部に会場を借りる手間や費用等が不要

 

【デメリット】

・全員にインターネット環境、設備が必要
・接続の設定や操作方法を覚える必要がある
・モニター越しになり、対面で話をしたい方には不向き

 

『オンライン理事会』の実績

2020年4月23日現在、全国で153棟の理事会が開催されています

 

ご利用いただいたお客様の声

音声も画面もクリアで話しにくいということはなかった。
・思っていたより活発な意見交換ができた。
・昨今のコロナ禍から、会合の延期を検討していましたので、オンライン理事会で3密を避けて理事会が開催できたよかった。
・よく資料のどこを読んでいるのか分からない時があるが、管理会社の担当者の方が画面上にマーカーで線を引きながら説明してくれたのでよく理解できた。
・出席者の皆さんより非常に好意的かつ前向きな意見交換がされ、全く問題なかった。
・今後の総会においてもオンライン方式で開催できるように管理規約の改正議案を検討することにした。
・開催日はとても寒い日でしたが、外に出ず参加できて良かった。
・集会室が無いので開催の度に会場費用がかかっていましたが、経費削減できて嬉しい。
・開催日に帰宅が間に合わないとき、急遽職場から参加できて良かった。
・皆さん、初めてとは思えないほど使いこなされていました。
・集合形式の理事会と比べて違いは感じませんでした。
・家から参加しましたが、出席している本人のみならず家族にも意見をもらったりできてとても良かった。

※ほとんどの方より賛同をいただきましたが、不安な声としては以下のようなご意見がありました。
・現在の役員では問題ないですが、今後輪番で機械の扱いに慣れない方がおられたら、開催は難しくなるかも
しれません。

(理事会配信の様子  当社社員:濱崎)

 

最後に

遠くからの出張で経費と時間を使う集合形式での会議は影を潜め、WEB会議が主流の企業が増えてきているのではないかと思います。
パソコンやスマホを利用したオンラインミーティングのツールは、ビジネスシーンのみに留まらず、オンライン飲み会のようにプライベートでの利用者が爆発的に増えています。
近い将来、当たり前のように『オンライン理事会』が行われるそんな時代が到来するかもしれません。想像してみてください。快適な自宅でリラックスして参加できる理事会はとてもいいですよね。
現在、当社のお客様には順次ご提案を行っておりますが、皆様の管理組合におかれましてもお話を聞いてみたいという方がおられましたら、お近くの拠点もしくは当社の社員までご遠慮なくお声がけください。もちろん私(篠原)へのお電話も大歓迎です。

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篠原準

篠原準

あなぶきハウジングサービス 東京本社
埼玉県出身。2004年入社。
入社以来、一貫して分譲マンションの管理部門に従事しています。これまでマンション管理という仕事を通じてお客さまのお役に立ちたい、お客さまからの信頼を高めたいという思いで務めて参りました。今回はブログを通じて読者の皆様へ価値と感動をお届けしていきたいと思います。どうぞ宜しくお願いします!
保有資格:管理業務主任者、宅地建物取引士、賃貸不動産経営管理士
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