管理会社変更時の相談事例② ~解約通知について~

三河謙介 三河謙介

 

こんにちは、あなぶきハウジングサービスの三河です。

以前からお伝えしております「積小為大」をはじめられた方はいらっしゃいますか。
小さなことでも続けることの重要さをお伝えしておりましたが、実は、最近私が中だるみしております。
でも、そんな時こそ再度継続するコツをお伝えいたします。
まずは、原点に戻ることです。
何かを『目標』に小さなことでも続けてみようと思ったはずです。
そして、自分のモチベーションが上がる動画やYou Tube等を見る。
私の場合、露出が増えてしまう翌年の夏に向けて仕上げることを目標に、
筋トレ方法の動画や筋肉質の芸能人をみるとモチベーションがあがりやらないといけないなという気持ちにさせられてしまいます。
中だるみした時は、ぜひ参考にしてみてください。

さて、今回は、相談事例シリーズの第2弾をご紹介いたします。
最近、相談が多くなった「管理会社より管理組合宛てに『解約通知』が提出された」場合の事例をご紹介いたします。

相談事例②

・現管理会社より突然管理委託契約の解約通知(3ヶ月前)が提出されて、次期管理会社を早急に探さないといけないのですが、初めてのことなのでどのように管理会社を選定したらよいのでしょうか。
また、スムーズに引き継ぐことは可能でしょうか。

 

解約通知について

理由は様々あるのでしょうが、突然管理会社から解約通知が提出されることはございます。
ただ、突然といっても、解約通知書を受けて数日後に解約になることは、まずございません。
国土交通省が推奨しているマンション標準管理委託契約書には以下のように記載されています。

(解約の申入れ)
第十九条 甲(管理組合)又は乙(管理会社)は、その相手方に対し、少なくとも三月前に書面で解約の申入れを行うことにより、本契約を終了させることができる。

このように、理由の如何を問わず3ヶ月前に書面で通知することにより、解約をすることができる、と記載されております。
管理会社との契約書を確認していただくと良いと思います。

 

管理会社選定について

解約通知を受理した後、早急に検討しなければならないことは、次期管理会社の選定です。もし次期管理会社が見つからなかった場合、管理会社に委託している業務を自分たち自身で管理(自主管理)しなくてはなりません。ただし、「管理会社の選定」といっても、ご相談内容にあったとおり、どのように選定していけば良いのか、わからない方がほとんどだと思います。現管理会社がサポートしてくれることもありますが、全く協力してもらえないケースもございます。良い管理会社を選ぶポイントは以下のとおりです。

①人材育成に力を入れている会社

②自社運営のコールセンターにて対応している会社

③修繕工事を適正にコンサルティングしている会社

後は、次期管理会社候補に引継ぎ等を含めたスケジュール表などを作成してもらうようお願いしても良いと思います。

 

管理会社変更スケジュールについて

基本的な流れを以下に記載します。

 

◆次期管理会社候補に見積参加依頼
良い候補先を選ぶポイントは前述に記載のとおりです。

◆管理委託業務の見積書提出
必要に応じて現地調査を行い、現行の仕様や報告書をもとに各社に見積書を提出してもらいます。

◆理事会開催
提出された見積書をもとに協議を行い、プレゼンテーション実施会社の選定を行います。

◆プレゼンテーション(会社説明)会開催
組合員に参加を募り、選定した会社にプレゼンテーションを行ってもらい、その後、内定会社を1社に決定します。

◆臨時理事会開催
選定した会社に、「重要事項説明書」「臨時総会議案書」を作成してもらい、内容を確認し、臨時総会上程の準備を行います。この際、協議した内容を記録する必要があるため、【議事録の作成】が必要となります。

◆重要事項説明会および臨時総会開催
契約前に、管理会社が義務付けられている重要事項説明会を行い、臨時総会にて決議を行います。

◆引継ぎ開始
基本的には、前の管理会社と次の管理会社同士で引継ぎ業務を行いますが、特に重要なのが、管理費等の引落し方法の変更」「管理員さん等の人員の採用活動です。国土交通省が推奨している解約3ヶ月前の通知は、これらを実施し、スムーズに管理会社変更を行うための期間だと考えられております。

管理費等の引落し方法の変更について、管理会社変更に伴い、管理費等の引落し方法も変更になることがあります。そこで、区分所有者全員に【預金口座振替依頼書】を提出いただく必要があります。未提出の方がおられると未収金になってしまうか、その都度お振込みいただくこととなってしまう可能性があるので、特に注意が必要となります。
管理員さん等の人員の採用活動について、マンションに派遣されている管理員さんや清掃員さん等はマンションの顔となるほどの存在と言われております。評判の良い方であれば、勤務継続を希望される管理組合様もおられますが、継続されない場合は、新たに採用活動を行い、雇用した方の研修を経て、現地のマンションへ派遣することとなりますのでやはりここでも期間は3ヶ月程度必要となります。


◆最終引継ぎ
契約が終了する管理会社から各種書類(議事録や議案書や報告書等)や共用部分の鍵や備品等を管理組合様へ返却し、次期管理会社へ引き継ぐこととなります。

◆管理開始
契約日より新管理会社の管理がスタートいたします。

管理会社の通知により、管理会社が変更となる機会は何度もないと思いますが、以上のような手順で次の管理会社へ引き継ぎ作業を行っていきます。

 

まとめ

管理会社変更が変更となった場合、次の管理会社がすぐに決定し、引き継ぎ期間が長く取れれば、変更もスムーズに実施することはできますが、今回のケースのように現管理会社から突然3ヶ月前の解約通知を受けたとしても、そこから管理会社を選定し、変更することは可能です。

あなぶきハウジングサービスは、これまで日本全国約650棟もの管理会社変更実績がありますので、あらゆる相談内容にお答えして選ばれてきた管理会社です。
マンション管理について、何か困ったことがありましたら一度気軽に当社までご相談ください。

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三河謙介

三河謙介

あなぶきハウジングサービス 分譲開発グループ
三河 謙介(みかわ けんすけ)
大阪府出身。
2018年入社。
前職では、賃貸仲介の営業を経験し、現在は、分譲マンションの管理会社変更をお手伝いする営業を行っております。
主に、近畿・東海エリアで当社のサービス、"しあわせ『感』理”の啓蒙活動を行っております。
当エリアで認知度を上げ、一人でも多くの方に当社のサービスをご体感いただきたいと思っております。
保有資格:管理業務主任者 宅地建物取引士
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