フロントの仕事|通常総会(議案書作成)

高野葉月 高野葉月
こんにちは!あなぶきセザールサポートの高野です。
最近とても寒いですね…
外を歩いているとクリスマスの飾り付けがされてわくわくした気分になります!!
クリスマス気分を味わいたくて高野の一人暮らしの家にも100均で買ったミニツリーを飾り付けました!
 
…あまりにもセンスがなく悲しいので、本格的なツリーを見に行ってきました!
美女と野獣をテーマにしたイルミネーションで、セリーヌディオンの曲もかかっていてロマンチックでしたよ~
さて今回は、担当マンションでの総会を行いましたので、『総会』についてお話します。
マンションの総会は、マンション管理組合の1年間の活動の報告・来期の予定を組む重要な場所なので、フロントとしては非常に緊張する場となります。わたしも毎回がちがちに緊張してしまいます…
総会までのフロントの仕事はとても内容が多いので今回は『議案書の作成』をメインにお話しようと思います。

目次

  • 通常総会って何をするの?
  • 通常総会までに行うフロントの仕事(議案書作成)
  • まとめ

通常総会って何をするの?

通常総会では、
  1. 会計年度中の決算の報告
  2. 次の会計年度の予算組み
  3. マンションでこれから行う工事等の審議
  4. 新しいサービスの導入の審議
等を行います。
マンションによって、直面している問題や状況は異なる為それぞれ話し合う内容は異なりますが、会計年度中の決算の報告・次の会計年度の予算組みについてはどのマンションでも必ず行います。

通常総会までに行うフロントの仕事(議案書作成)

 

通常総会に上程するための議案書の作成

 

フロントは、通常総会に上程する議案を考えその議案を審議する為の議案書の作成をおこないます。

議案書を作成するためにフロントが行う仕事についてお話します。

 

 

 次の会計年度の予算書の作成の為に行うこと

 

 

マンション管理組合は、マンションの環境を維持するため、また将来の修繕のために毎月管理費・修繕積立金を区分所有者から徴収しています。フロントはその毎月積み立てられている管理費・修繕積立金の中で経常的な支出や、必要な工事を見込んで会計年度の予算を組みます。
  •  マンションの劣化している箇所の修繕を見込む
  ①マンションで定期的に行っている設備の点検業者から来る点検報告書を確認
  ②実際にマンションに行って設備等に異常がないか確認
  ③マンションの管理員さんにマンション設備の異常がないか確認
①②③を行い、劣化している設備について業者さんに御見積の作成の依頼をします。
  • 居住者の方により快適に暮らしていただけるように新しい設備の導入を見込む
  マンションの設備はどんどん新しい機能がついたものが出てきます。
  フロントは最新の設備の勉強をしています。
  あなぶきセザールサポートでは、先輩方が定期的に勉強会を開いてくださっています。
  •居住者の方から『こんなものがあったら良いのにな~』というご要望をいただき、ご要望に合わせた設備の見積もりをとる。
  •フロントがマンションの現状をみてこんな設備を導入してはどうかと思うものについての見積もりをとる。
 
  • 新しいサービスの導入を見込む
あなぶきセザールサポートでは、マンションの管理会社だから提供できる専有部内のサービスを行っています。
居住者の方に費用対効果を考えていただいて導入の検討をしていただいています。
その他にも、共用部分の電気料が安くなる等のマンションの管理組合様に有益なサービスが開始されたらご提案をさせていただきます。
予算を組む際には、業者にマンションにサービスを導入した際のシュミレーションをしていただきその結果を参考にします。
  
 

新しい設備の導入・古くなった設備の修繕工事・新サービスの提案書の作成のためにおこなうこと

新しい設備・新サービスの導入を提案する際には、業者さんから詳しい提案書をいただきます。
また、古くなった設備等の修繕工事に関しては、フロントが工事業者さんに工事内容を詳しく聞いたり、工事のお見積もりを作成していただくための現地調査に立ち会いをして工事内容の把握をします。
 
総会で組合員の方に分かりやすくご説明するためにフロントはたくさん下調べをしておく必要があります。

まとめ

 

議案書を作成するまでに行う仕事のメインは今回お話させていただいた内容になるかと思います。
何度か担当マンションで総会を経験し、管理組合様に分かりやすくご提案する為には、たくさん勉強しなければならないと痛感しています。

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高野葉月

高野葉月

あなぶきハウジングサービス 北関東支店:高野葉月(たかの はづき)
大阪府出身。2017年にマンション管理フロントとして入社。
管理業務主任者と宅地建物取引士の資格を保有しています。今年は、簿記に挑戦します!!
新入社員として日々感じることをお伝えできたらと思います。
趣味は、スポーツ観戦(サッカー・格闘技)です。よろしくお願いします!
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