寮・社宅の立ち上げ奮戦記

こんにちは、企業様の寮・社宅・研修所などの管理運営を行っている会社の「あなぶき社宅サービス」です。
いつもブログをお読みいただきありがとうございます。

今回のブログは、丁度現在携わっている新規受託施設の引き合いから立ち上げまで、実際の体験談をお話ししたいと思います。

1. 引き合い
2. 委託会社の決定
3. 運営開始準備
4. 今後の流れ
5. 最後に

引き合い

実際に企業様が寮や社宅の管理運営を外部委託する際のきっかけは何でしょうか？

・新しく寮・社宅を作る計画があるが運営のノウハウがない

・現在すでに寮があり、自社で運営しているが、色々とご担当者様の事務作業や寮に関する業務が多く繁雑だ

・現在すでに寮があり、外部委託しているが、管理人さんや担当者の対応が悪いので変更したい

等が大きな理由として上げられると思われます。

次にどのようにして見積もりを依頼する委託業者を選定するのでしょうか。
すでにお取引のある委託会社あれば良いのでしょうが、そういった取引がない場合や現在の委託業者を変更したいという場合などは、インターネットでの検索問い合わせが現在非常に増えております。
実際、今回ご紹介する案件もインターネットでの問い合わせがきっかけでした。

そして、お問い合わせ頂いた企業のご担当者様とお会いして、お声掛け頂いた経緯や現在の運営状況、業務内容、ご要望などの詳細を伺います。
この際、弊社の他の施設での管理経験をもとにこちらからご提案もしつつ、実施する業務と実施しない業務の線引きをして行きます。
その情報を基に、運営の体制や運営の形式等をまとめ、最終的なご提案書とお見積書を企業様に提出します。

委託会社の決定

今回の企業様も何社か問い合わせし、見積り依頼をされていたようです。
現在の委託会社の運営状況や、当社も含め新たにお声掛けした何社かの提案を比較検討頂いた結果、当社に委託頂く事になりました。
本当にありがたいことです。
ご担当者様からは価格だけでなく、提案の内容、又、給食だけではなく総合管理会社である点を評価して頂いたとの事でした。
この事は、以前の当ブログ「こだわりの寮・社宅管理　～ワンストップサービス～」でもご紹介しています通り、当社の強みと思っている事項ですので非常にうれしい結果でした。

運営開始準備

管理受託が決まりましたのでここからは管理運営開始に向けての作業となります。
大きくは次の３つとなります。

①ご担当者様と打合せし詳細な業務内容を確認

②飲食店営業許可申請

③管理人採用活動

①詳細な業務内容を確認

これは当然ながら必須、重要事項となります。
ここで業務内容に洗い出し漏れがあった場合、開始準備や開始後の運営で大きな問題が出てきてしまうおそれがありますので、特に念入りに実施します。

②飲食店営業許可申請

こちらは食事提供のある施設に関しては食品衛生法上、必須となります。
自治体により多少許可の要件は異なりますので、所在地管轄の保健所に相談が必要となります。
すでにその施設を外部委託していて飲食店営業許可を取得していれば、あまり問題は有りませんが、今まで企業様自身で運営している場合や新規で給食施設を作る際は注意が必要です。
保健所が定める設備要件などを満たしていないと新たな設備の増設や改修が必要な場合もありますので、更に経費が掛かってしまったり、予定していた開始日に間に合わなくなくなる場合もあります。
過去大きな改修を要した例としては、天井の張替えを保健所から命じられたことがあります。
この様な事がないように新規で給食提供施設の開設をお考えの場合は、事前に所轄の保健所へご相談されることをお勧めします。もちろん弊社にお問い合わせ頂いても可能な範囲でご相談に応じさせてます。
今回ご紹介の案件では内見の結果と、すでに外部委託しており現委託業者も飲食店営業許可を取得していたこともあり、大きな設備増設や改修の必要は無いと判断しました。

③管理人採用活動

業務の内容やご要望により必要とされる人材のスキルも変わってきます。ハローワークや民間の求人媒体などを利用しての採用活動となります。
最近は求人に関しても、インターネットを介しての問合せも多く、遠方からのご応募も増えております。
書類選考　→　1次面接　→　2次面接　を経て晴れて採用となります。
採用となりましたら入社時研修を受けて頂きます。未経験者はもちろん、経験者であっても、当社の考え方や食品衛生基準、管理基準などを理解して、業務にあたって頂く為に必要な研修となります。
しっかりした人材を採用し、当社のカリキュラムに沿って研修を行い、自信を持って施設へ配属する為にも、求人から研修までとなりますと、3ヶ月程度は必要かと思います。

現在、何組か面接させて頂き、経験豊富な管理人さんを採用出来そうなので、ひとまずほっとしております。
これから正式に採用後、研修に進むわけですが、以前のブログ「未来の寮･社宅の形を考える」でもお伝えしましたが、ショールーム形研修施設の整備も進めており、今後は、そちらでの研修となりますが、今回の案件では研修施設の完成が間に合いそうも有りません。残念です。

今回のブログでお伝え出来るのはここまでとなります。