マンション管理会社変更審議後から新管理会社の管理開始するまで

江郷遥香 江郷遥香

こんにちは、あなぶきハウジングサービス 開発事業本部 関西エリアの江郷です。

 

分譲マンションの管理会社の変更を考え始めた際、各社のサービス内容も気になるポイントの一つになろうかと思います。
現在の大手管理会社であれば、どこも一定のサービスを提供しているため大きな差別化を図ることが難しい点があります。
そこで弊社の特徴・強みについて前回紹介しておりますので、ぜひ知っていただければと思います!
★コールセンター編
★研修施設編

 

さて、今回は総会にて次期管理会社の決議から管理開始までの引継ぎ期間中の流れについてご紹介させていただきます。
管理会社の変更を決定するには「総会」にてマンション管理会社の変更決議することが必要です。
変更される立場の管理会社に全面的に協力してもらうことは難しいため、理事会が主体となって総会を進行していくことになります。
また、引継ぎ期間中は新旧のマンション管理会社双方による管理業務の引継ぎをおこないます。
しかし、すべてを管理会社任せにはせず、物品の引き継ぎの際には、できるだけ理事(役員)も立ち会うなど、ポイントについて知っていただければと思います。

 

管理会社変更のための総会

総会当日は、議長である理事長から、議案書に沿って説明を行います。

議案書には理事会にて検討を行った内容

①管理会社変更の検討を始めた経緯

②新管理会社候補を選定した理由

③新しいマンション管理会社の管理実績

④変更した場合の契約開始日      …など

についてできる限り詳しく説明することで、管理会社の変更に反対する組合員に対しても理解してもらいやすくなります。
その後、新管理会社の決定について審議をおこない決議を諮ります。
※決議に入る前、管理会社変更に反対の組合員にとって大変重要な事柄であるため、反対意見や質問が多数あがることが想定されますが、事前に議決権行使書等で意思表示を行っている方もいるため、一度落ち着いた後に、審議の可否を諮ることが重要になります。

 

補足│管理会社変更は普通決議事項

マンション管理会社の変更は、総会決議の普通決議(過半数の賛成)にて行うことができます

 

管理会社の引き継ぎ

管理会社変更決議の後、3ヶ月程度の期間を必要とします。
管理会社の引継ぎは

①重要書類の授受

②鍵・備品類の保管・所有状況

③管理組合の預金通帳の授受

④マンションごとの懸念事項の継承  …など、多岐に及ぶことから長期間におよびます。

管理組合の「重要書類」や「物品の引継ぎ」の際には理事(役員)が立ち会うようにしましょう。
そうすることで引継ぎ漏れが少なくなることと、引継ぎ状況の確認を行うことができます。
また、管理員には引き続き勤務を続けてほしいと考えられる管理組合も多く、7割程度は新規の管理員ではなく、引き続き勤務を行ってもらうことがあります。
当然、本ケースの場合は新管理会社からの条件提示に対する管理員本人の同意が必要ですが、新管理会社の管理員として雇用することも可能なケースが多いですので、希望はお伝え下さい。

 

①重要書類の授受

管理組合が保管している書類は「竣工図書・設計図書」や「理事会・総会の議事録」・「長期修繕計画」・「各種点検報告書」などです。
管理会社変更にあたって改めてチェックをおこなうと紛失しているケースが少なくありません。
実施に私が担当しているマンションでもありました…
ただ、紛失しているからと言って法律違反になるといったことには当たりませんが、普段から一覧表やファイリングを行っておくなど、適切な管理体制の見直しが必要ですね。

②鍵・備品類の保管・所有状況

鍵の保管状況についても管理会社変更時にチェックを行います。マンション竣工後20年近く管理会社を変更せず管理をお願いしている場合、管理会社側で把握している情報と実際に保管している鍵・備品の状態とで相違があることがあります。
共用部分の各種設備の鍵もマンションの所有者の財産になりますので、しっかりチェックを行って下さい。
これは、管理組合の財産について、管理組合のもの(財産)か現管理会社のものかを明確に区分することが一番のポイントとなります。

※各専有部の鍵は基本的に管理会社では保管は行いませんので、各ご自宅にて管理されてください。

③管理組合の預金通帳の授受

管理組合の最重要財産になりますので立ち合いは必ずしてください!
一度現行の管理会社から返却してもらい、次期管理会社へお渡しする流れが望ましいです。

 

④管理組合運営の懸念事項

管理組合で継続審議している「取り組み・ルール」や「懸念事項」などについても引き継ぎを行いましょう。
可能であれば、管理会社間で行うより、理事会に新しい管理会社の担当者にも出席してもらい、現在の理事会運営の進め方を理解してもらうことが望ましいです。

現管理会社の最終引継

現行の管理会社との契約期間の最終日には、何を引き渡したのか確認されることをお勧めします。
新しい管理会社も、契約日当日の状態からスタートしますので現行の管理会社・新しい管理会社・管理組合の3者間で、引継ぎ状況の相違がないようにしておきましょう。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。
総会にて管理会社変更の決議を行ってから新しい管理会社への引継ぎ期間中のポイントをまとめましたが、皆様の参考になれば幸いです。
せっかく、新しい管理会社へ期待を込めて変更を行っても、引継ぎ期間中スムーズに行えないと幸先の良い管理スタートができませんので、管理会社へ任せきりにならず、理事(役員)にて適宜立ち合いを行いながら進めていくことが大切になります。

 

最後に、1月22日に「首都直下地震対策」についてセミナーなども行っておりますので、ご興味がある方はコールセンターまでお気軽にお問い合わせください(^ ^)!

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江郷遥香

江郷遥香

あなぶきハウジングサービス 開発事業本部
江郷 遥香(えごう はるか)

福岡県出身。2018年に新卒入社。
分譲管理事業部でフロントマンとして3年間現場を経験し、現在は分譲マンションの管理会社変更をお手伝いする営業を行っております。
現場経験を活かし、皆様のマンションライフ生活が快適に過ごせるご提案ができるよう意識しております。
このブログを通して少しでも「あなぶき」に興味を持ってもらえるよう発信していきますので、よろしくお願いいたします!
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