マンション管理会社変更を総会にて審議するまでの流れ

江郷遥香 江郷遥香

こんにちは、あなぶきハウジングサービス 開発事業本部 関西エリアの江郷です。

 

前回、各社のサービス内容の特徴として、弊社の特徴・強みである自社運営の人材育成施設についてご紹介しました。(まだ読まれてないという方はご確認いただければ幸いです)
「管理会社ごとの特徴って?~研修施設編~ 」
まだまだ弊社の特徴・強みがありますので、別の機会に紹介したいと思います。

 

さて、今回は他社と比較し、管理会社を正式に変更・決定したいと思われた際の総会手続きについてご紹介させていただきます。
実施に「複数のマンション管理会社によるプレゼンテーションまたは説明会を経て、推薦するマンション管理会社1社を内定したが、総会にて審議するためにはどのように進めていけばいいの?」とご相談をいただくことがあります。
管理会社を変更するためには新管理委託候補会社による管理委託内容の重要事項説明会を経て総会にて承認を諮る必要があるため、手続きの流れについてぜひ知っていただければと思います。

 

管理会社変更のための総会

最初にマンション管理会社の変更は、総会決議の普通決議(過半数の賛成)にて行うことができますので、開催日を決めるところからはじめましょう!
年に1度定期に開催される通常総会に合わせて、マンション管理会社変更の議案を上程しても良いです。
また、通常総会の開催予定月が数か月先だったり、通常総会で審議する議案が多いということであれば、臨時総会(通常総会では時間的に対応が出来ない場合に招集をかける場合を指します。)を開催して、マンション管理会社の変更について審議することも可能です。
開催日を決めることで、のちに紹介する議案書の作成期日や配付日を逆算して設定できますので、他の区分所有者が参加しやすい日時にて設けましょう。

総会議案書作成

開催日を決めたら、議案書の作成に取り掛かりましょう。
年に1度の定期総会の議案であれば、委託されている現行の管理会社へ作成をお願いされていたかと思いますが、
「変更・契約解除される立場の管理会社に全面的に協力してもらうことは難しいな」
と感じる場合は理事会にて推薦する新しいマンション管理会社に依頼してみましょう。
議案書には理事会にて検討を行った内容
①管理会社変更の検討を始めた経緯
②新管理会社候補を選定した理由
③新しいマンション管理会社の管理実績
④変更した場合の管理業務仕様、契約金額、契約開始日      …など
についてできる限り詳しく説明することで、管理会社の変更に不安視・疑問視する組合員に対しても理解してもらいやすくなります。
管理会社変更の承認が下りれば、新しい管理会社がパートナーとなりますので、上記の点も含めて作成の相談をしてみて下さい!

また、管理会社変更に伴い、新しい管理会社主催の重要事項説明会も総会当日に行われることが多いため、議案書の配付と同じタイミングで配布できるよう併せて相談してみてください。

 

議案書の配付

次に、議案書の作成ができたら期日までに議案書を配布する必要があります。
配付期日は管理組合ごとの規約によりますが、2週間前までに周知する必要があります。

第43条 総会を招集するには、少なくとも会議を開く日の2週間前(会議の目的が建替え決議であるときは2か月前)までに、会議の日時、場所及び目的を示して、組合員に通知を発しなければならない。

2 前項の通知は、管理組合に対し組合員が届出をしたあて先に発するものとする。ただし、その届出のない組合員に対しては、対象物件内の専有部分の所在地あてに発するものとする。

 出典:マンション標準管理規約(単棟型)

 

通常総会であれば、現行の管理会社へ審議する議案と併せて配付を依頼します。
臨時総会であれば、マンションに居住していない区分所有者(外部区分所有者)についても総会案内を郵送しますので、居住していない区分所有者の住所の開示を現行の管理会社へ依頼し、郵送できる準備を行う必要があります。
また、マンション内の掲示板へ総会の案内を掲示することも忘れないようにしましょう。

補足:質疑応答の問答集の事前作成

議案書を配布した後は議決権行使の提出を促しますが、併せて総会時に想定される質疑応答について打合せを行っておくこともお勧めいたします。
特に管理会社変更に不安視している、疑問視している組合員にとって大変重要な事柄であるため理事会への質問が多数あがることが想定されますので、的確に回答できるよう理事会や新しい管理会社と回答をまとめておくと、当日も落ち着いて議事を進めることができます。

 

まとめ

 総会開催までの準備段階についてご紹介しましたが、イメージできましたでしょうか?
管理会社変更の決議を行う総会では、現行の管理会社に協力をお願いしずらいことから、理事会が主として準備を進めなければいけないと思われるかもしれませんが、新しく契約を行おうとしている管理会社からサポートしてもらうことで、スムーズに進めることができるかと思います。

また、前回も記載しておりましたが、管理会社変更をご検討される場合は管理の品質の向上という目的を忘れず、変更に不安視している、疑問視している区分所有者から多数の意見が出ても、可否についてしっかり審議することが大切になります。

 

最後に、11月6日に「マンション減災の考え方と備え方」や12月4日に「大規模修繕工事」についてオンラインセミナーなども行っておりますので、ご興味がある方はコールセンターまでお気軽にお問い合わせください(^ ^)!

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江郷遥香

江郷遥香

あなぶきハウジングサービス 開発事業本部
江郷 遥香(えごう はるか)

福岡県出身。2018年に新卒入社。
分譲管理事業部でフロントマンとして3年間現場を経験し、現在は分譲マンションの管理会社変更をお手伝いする営業を行っております。
現場経験を活かし、皆様のマンションライフ生活が快適に過ごせるご提案ができるよう意識しております。
このブログを通して少しでも「あなぶき」に興味を持ってもらえるよう発信していきますので、よろしくお願いいたします!
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