【理事会役員必見】管理会社の比較検討に必要な注意点!!(見積取得とプレゼンテーション)

岡宏樹 岡宏樹

みなさん、こんにちは!あなぶきハウジングサービスの岡です。

今回は理事会メンバーが中心となって管理会社を比較検討する際に、最も重要となる2つの項目について、注意点をお話ししたいと思います。

 

①見積書の取得

比較項目は統一する

まずは候補となる管理会社を数社選出し管理委託の内容について見積書を取得します。
金額面の比較において、もっとも重要なことは、比較する項目と仕様を統一することです。

管理員業務の勤務条件(勤務日・勤務時間・その他の条件)
年末年始やお盆、祝日などの休日勤務の有無、有給や急な欠勤時の代務の有無なども明確にしないと費用が変わってしまいます。

マンションに付属する消防・給水・エレベーター・機械式駐車場等の設備点検の仕様(点検回数・点検範囲・実施内容など)
特にエレベーターの点検業務は製造メーカーによる点検・独立系会社による点検、フルメンテナンス契約・POG契約と契約内容によっても大きく変わってくるので要注意です。

比較する時の注意点

各社の見積金額が集まったところで、分かり易く一覧表に纏めて比較しましょう。
現在の管理会社、候補会社①、候補会社②と並列で表にまとめ、現行よりいくら減額できるかなどを表記すると変更することのメリットが確認しやすいですね。

現行仕様と推奨仕様

各社の特徴や意気込みを確認することも重要です。
まずは現行仕様による金額の比較。つづいて管理組合やマンションの特徴に合わせた推奨プランを提案してもらいましょう。当然、事前にヒアリングや現地確認も必要となりますが、ここで得た情報をどれだけ最適に提案書に反映してもらえるか!メリットか感じられるか!が、金額だけでは判断できないキーワードとなってきます。安かろう悪かろうでは、管理会社を変更する意味がありません。

 

②候補会社によるプレゼンテーション

管理委託金額が確認できたら、数社に絞って会社の考え方やサービス提供について説明を受けましょう。理事会メンバーだけではなく、広く組合員の皆さまにも聞いていただき、意見を最終選定の参考にすることも重要です。
それではプレゼンテーションで確認すべきポイントをご紹介します!!

管理組合をサポートする会社としての体制

実際窓口となる担当者のスキルは大切ですが、会社として各担当者をサポートする体制が整っているかという点が最も重要なところです。優秀な担当者はそれぞれの管理会社にもいると思いますが、マンション管理業務は非常に多岐に渡りますので、全ての分野をカバーすることは中々大変なことです。法令順守(コンプライアンス)・会計・未収督促・修繕・保険などなど、総合的に担当者をサポートできる体制が整っているか?担当者まかせになっていないか?確認しておきましょう!

夜間・緊急時の受付体制(24時間365日)

いざという時の受付体制は非常に大切です。漏水などの事故が深夜に発生した際など、非常時に対する対処のスピードは大変重要となります。電話受付から始まり、的確なアドバイスをその場で受けられるか、また担当者や専門の協力会社にスムーズに現場対応を手配できるか。緊急時の流れがきちんと確立されているか確認しておきましょう!

教育体制

前述でもふれましたが、マンション管理業務は多岐に渡ります。担当者自身にも広く深い業務知識が要求されます。また、派遣される管理員も接遇や清掃・受付など、入居者の皆さんの住生活に直接関連する業務となります。それぞれの業務に対する教育環境・施設は整っているか?知識習得の研修の頻度・内容は?ぜひ確認しておきましょう!

改善提案ができる体制

規約の改正・長期修繕計画の見直し・経費削減の提案・清掃プランの改善など、管理会社によって提案できる内容の質および量は全く違います。マンションライフがより便利により快適になるような提案を行える力を持っているか?具体的なプランを語れる管理会社なのか?確認しておきましょう!

コミュニティ形成をつくる体制

居住者間のコミュニティ形成は、スムーズなマンションライフ・災害時の助け合いなど大変重要です。マンション内で様々なイベントや懇親行事を行うことで、コミュニティ形成が促進されます!管理会社として、それに対するイベントの提案・企画・補助を行う姿勢・体制があるのか?確認しておきましょう!

 

 

まとめ

マンション管理とは「共用部を管理すること」という時代は過去の話です。現在のスタンダードは共用部と専有部の棲み分けをすることなく、お客様の住生活をサポートするサービスを提供することです。緊急時の駆けつけサービス(水まわり・カギ・ガラスのトラブル)はあたりまえ。管理組合ホームページ(行事や議事録、毎月の請求明細等の閲覧)、災害時の安否確認、お年寄りや子供の訪問在宅確認、各種相談サポート、不用品買取、引越、リフォーム、管理組合向け賠償責任保険まで、多岐にわたるサービスが提供されています。
新しいサービスへの取り組みがいかにできているのか!?これらも管理会社を比較検討するうえで意識してみましょう!

マンション管理に興味を持たれた方はココ!!

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岡宏樹

岡宏樹

あなぶきハウジングサービス 分譲開発グループ
岡 宏樹(おか ひろき)
うどん県出身。2014年入社。
金融業界・通信業界を経て、現在は不動産業界に従事。一貫してストックビジネス事業を経験して参りました。
入社以来、分譲マンションの管理変更についてのご提案を専門に四国エリアの責任者として、毎日、西へ東へ奔走しております。
みなさまの住生活環境が快適となりますよう情報発信して参りますのでよろしくお願いいたします!

保有資格:宅地建物取引士、管理業務主任者
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