オーナー様必見!賃貸マンション管理会社の変更8つの手順。(まとめ)

藤川展行 藤川展行

あなぶきハウジングサービスの藤川です。
賃貸マンションを所有のオーナー様で、
『なかなか空室が埋まらない…』
『言ったことをしてくれない…』
『そもそも管理業務自体がちゃんとできていない…』
上記のような、悩みを抱えていらっしゃるオーナー様もいらっしゃるのではないでしょうか?
それぞれの課題について、解決策はあると思いますが、そもそも『管理会社の問題』だと感じていらっしゃる場合は、管理会社の変更を検討されているのではないかと思います。
今回は、第1部(①~③)、第2部(④~⑥)第3部(⑦~⑧まとめ)のまとめ記事を作成しました。
是非ご参考にご覧ください。

目次

  • ①現在賃貸マンション経営で抱えている問題(課題)点をチェックしましょう。
  • ②地域の賃貸マンション管理会社を調べましょう。
  • ③具体的に管理内容や契約条件をヒアリングしましょう。
  • ④既存の管理会社との管理契約の解約条件を確認しましょう。
  • ⑤新規管理会社との契約手続きを進めましょう。
  • ⑥既存の管理会社がある場合は、管理解約の申し入れをしましょう。
  • ⑦賃貸マンションの契約者に管理会社変更の通知をしましょう。
  • ⑧鍵や契約書類等の引き渡しをしましょう。
  • まとめ

①現在賃貸マンション経営で抱えている問題(課題)点をチェックしましょう。

まずはじめに、現在ご所有の賃貸マンション経営で抱えている問題点をリストアップしてみましょう。
「空室が多い」「共用部が常に汚れている」「入居者の入居期間が短い」「管理会社に頼んでいるのに、オーナーの自分がいろいろとやっている」などいろいろあると思います。

次にその問題点の発生原因がなにかを見定めるのがポイントです!
例えば、「空室が多い」ことの原因としては、「家賃の設定や、契約時に支払う金銭等の募集条件があっていない」又は「そもそも募集がなされていない」などが考えられます。
ただ、前者の場合、管理会社が提案してくれていないのであれば管理会社に原因がある可能性がありますが、提案を受けているのに変更していない場合は、管理会社を変えても改善されません。
後者の場合についても、募集漏れの場合は管理会社に問題がありますが、オーナーが手配する原状回復完了の目途が立っていなかったりする場合は、同じく管理会社を変えても改善されません。
住んでいる入居者様にとっては、管理会社の変更は一時的に負担になります。
管理会社変更によって賃貸経営が改善されなければ意味がないだけでなく、入居者の皆様に負担をかけることになります。
問題点に対して、原因が何であるのかをとらえ、その原因が明らかに管理会社にある場合や、そもそも管理会社からの提案がない場合は、管理会社変更の検討を進めていきましょう。

②地域の賃貸マンション管理会社を調べましょう。

2番目のステップとしては、依頼できる管理会社を調べることです。
管理会社を調べる際に注意する点としては、「管理会社自体の規模」「管理している賃貸マンションの量」「仲介会社を兼ねている場合は、得意なお客様の層」を確認しましょう。

「管理会社自体の規模」

賃貸管理会社は入居者からの家賃を回収して、入金のチェックをしたうえでオーナー様に送金します。
短い期間ではありますが、物件規模が大きければ大きいほど、多額の家賃を一旦管理会社へ預ける形になります。
ということは、管理会社の経営状態がよく、信頼できる管理会社に依頼することは当然の選択となります。

「管理している賃貸マンションの量」

一定のエリアで管理戸数が多ければ多いほど、ノウハウは持っていますが、同様に管理している地域の物件と競合してしまう可能性も高くなります。
反対に家族経営しているような小さな規模の管理会社であれば、当然管理できる戸数も限られ、災害等で一度に複数の案件が発生した場合対応することができません。なお、近年では不動産のIT化などが急速に進んでおり、業界の情報量が少ない管理会社は市場から取り残さている可能性が高いです。
上記のことから、最低限それなりの規模の管理戸数を持ち、体制が整った管理会社に依頼することが賢明と考えられます。

「仲介会社を兼ねている場合、得意なお客様の層」

仲介部門にも得意不得意があります。
例えば「法人契約に強い管理会社」と「個人契約が強い管理会社」があったとします。
現在、所有されている物件が「街中の比較的高額な物件」だとした場合、どちらの管理会社に頼むのが良いと思いますか?
当然、前者の法人契約に強い管理会社となります。
街中の高額物件は法人で契約されることが多く、かつ管理会社の仲介部門は自社の管理物件を優先的にお客様に紹介します。
結果として前者の管理会社に依頼したほうが、空室が埋まる確率は後者の管理会社より高いということになります。

上記3点から、オーナー様が所有している物件に適した管理会社を数社選定しましょう。

③具体的に管理内容や契約条件をヒアリングしましょう。

上記②にて、依頼できる管理会社の選定ができたら、実際に管理会社の担当者から管理内容を具体的に聞きましょう。
賃貸マンションの管理とひとことに言っても、管理会社によって対応内容には差があります。
管理手数料率が同じであっても、実施する管理内容(サービス)の内容が違う場合も多々あります。
例えば、管理手数料率は同じでも、コールセンターの利用料が別途発生したり、反対に清掃費用が管理手数料の中に含まれているケースもあります。
単純に手数料率のみを見るのではなく、対応してもらえる内容、その他追加費用がいくらかかるかなどもきちんと確認しましょう。

④既存の管理会社との管理契約の解約条件を確認しましょう。

管理会社を変更するためには、まず既存の管理会社との契約を解約しなければなりません。(今まで管理会社に依頼せずに自主管理していたオーナー様は、もちろん解約の必要性はありません。)
その際に、まずオーナー様がしなければならないことは、解約条件の確認です。
何を見て確認をするかというと、管理会社と締結している「管理委託契約書」です。

管理委託契約書を読んでいくと、解約の条項があると思います。
解約の条項の中には、解約するための条件が定められていることが多いです。
例えば、「書面によって通知する」や「◎ヵ月間の予告(猶予)期間を必要とする」などです。
場合によっては、「解約時の違約金の設定」がなされている場合もあります。
解約の理由によっては、上記条件を協議のうえ覆すことはできる可能性はありますが、契約内容ですので困難だと思っておく方が安全です。
上記に記載された、解約に伴う条件を鑑みて、新規管理会社への変更について調整をしていきましょう。

万が一、管理委託契約がない場合は、現在の管理会社へコピーなどをもらう以外には方法がありません。
その場合は、管理会社変更を検討していることを気づかれる可能性は高いことを理解しておく必要があります。

⑤新規管理会社との契約手続きを進めましょう。

既存の管理会社との解約方法が概ね分かれば③で選定していた管理会社に既存管理会社との解約条件等を伝えましょう。
新規管理会社側は、管理会社変更手続きのスケジュールを組みます。
特に解約予告期間等の設定がある場合は、それを鑑みて新規管理会社との契約日及び変更手続きスケジュール調整を実施します。
当然ですが、既存の管理会社との契約期間と新規管理会社の契約期間は重なりませんので、最終的には両者の調整が必要です。
上記の日程調整が概ねできれば、新規管理会社から契約書等の案をもらい、③でヒアリングした管理内容や費用等になっているかを確認しましょう。
ここまで調整ができれば、管理会社変更に伴う下準備はほぼできた状態になります。

⑥既存の管理会社がある場合は、管理解約の申し入れをしましょう。

⑤まで進めてきたことで、管理会社変更の下準備が整いましたので、既存の管理会社へ管理解約の申し入れをしましょう。
管理会社側の大きなトラブルが原因であれば、あまり気兼ねすることはないと思いますが、小さなトラブルの積み重ねや、入居がなかなか決まらないというような慢性的な原因であればなかなか言い出しにくいものです。
ただ、①でしっかり検討したことを思い出してください。管理会社に問題があるからこそここまで進んできたのですから、マンションと自分の将来の為と思って申し入れしましょう。
申し入れについては、できれば既存管理会社の担当者と会って話す方が良いと思いますが、どうしても言い出しにくいオーナー様は、手紙等での申し入れもひとつの方法です。但し、いずれにしても到着しているかの確認は必要になります。
④の中でも例として記載しておりましたが、解約条件で『書面による通知』という内容が記載されている場合は、一旦面談して伝えた場合でも、後のトラブルを防ぐために書面での解約申し入れはしておきましょう。
申し入れが受理されたら、正式に既存管理会社との管理解約日や解約条件等を確認し決定しましょう。

⑦マンションの契約者に管理会社変更の通知をしましょう。

現管理会社及び新管理会社との契約手続きが完了しましたら、契約者様及び入居者様への『管理会社変更通知』をしましょう。
主には、新管理会社が中心となり、書類の準備や、スケジュールの調整は行ってくれると思いますが、オーナー様である皆様もどのようなことを実施しなければならないかを理解しておいた方がいいでしょう。
第1部でも記載しましたが、管理会社の変更は、よほど現管理会社が契約者様や入居者様に迷惑をかけていない限り、煩わしいものです。
しっかりとした手順と、期間を設けたうえで進めていかなければ、マンションの為に進めている管理会社の変更で不満を感じて、入居者様が退去してしまっては意味がありません。
ちなみに、主に入居者様が不満を感じる点としては、『管理会社変更までの期間が短い』『管理会社変更についてちゃんとした説明がない』などです。

管理会社変更の際に案内する主な項目は下記の通りです。
・新管理会社の内容
・新管理会社への切り替えの日程
・新しい家賃等の振込先
・新しい振込先へ変更になる対象月
・修繕や退去などの連絡先
・管理会社変更に伴う提出書類
・その他管理会社変更に伴い変更なるもの

上記を参考に、新管理会社と相談のうえ手続きを進めていきましょう。
法人契約の場合は、契約者である法人様と入居者様双方へ通知が必要になる点と通知内容(支払内容)が異なる点にも注意しましょう。
一般的には、通知した内容を理解・承認した旨の覚書を、契約者様と取り交わします。(言った言わない問題を回避するため)

⑧鍵や契約書類等の引き渡しをしましょう。

管理会社変更の通知が終われば、あとは切り替えの日を待つ形となります。
切り替えの日には、『鍵』や『契約書類等』を、旧管理会社から、新管理会社へ引渡します。
パターンによって引渡し方法は異なります。
『旧管理会社 ⇒ オーナー様 ⇒ 新管理会社』のパターンもあれば『旧管理会社 ⇒ 新管理会社』のパターンもあります。
双方の管理会社さんの意向を確認したうえで、どちらのパターンするかを決めましょう。
上記に記載している、『鍵』や『契約書類等』は、オーナー様にとっても契約者様にとっても非常に大切なものです。
契約書にはもちろん個人情報等が含まれていますので、取り扱いには十分注意する必要があります。
書類だけを安易に持ち歩いたり、車の中に放置したりするのはご法度です。
受け取った契約書類等は、そのまますぐに新管理会社へ持ち込むか、まっすぐ家に帰って新管理会社に取りに来てもらうかしましょう。
なお、新管理会社へ『鍵』や『契約書類等』を引渡した際には、その場で内容を確認し、新管理会社の印鑑がある受取証を発行してもらいましょう。
(あとで受け取った、受け取ってない問題を回避するため)

まとめ

以上までが、長丁場となりましたが、管理会社変更の主な手順となります。
1つ気を付けなければならないことは、オーナー様の目的は「管理会社を変更するのが目的(ゴール)」ではなく、「賃貸マンション経営を良くすること」が目的です。
特に管理会社を変更したすぐの月は、振込先変更や口座振替依頼書の提出の兼ね合いで家賃等の未収が発生しやすくなります。
旧管理会社の時に当たり前だったことが、新管理会社の場合は当たり前ではなかったりすることもあります。
管理会社を変更してからしばらくは、新管理会社の担当者とよくコミュニケーションをとり、できるだけトラブルを減らすように心がけましょう。
管理会社の変更によって、より良い賃貸マンション経営になることを願っています。

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藤川展行

藤川展行

あなぶきハウジングサービス 賃貸業務推進室 藤川 展行(ふじかわ のぶゆき)
うどん県出身。穴吹カレッジを卒業後、20歳で株式会社穴吹ハウジングサービスに入社。
カーテンや照明などの物品販売営業、室内リフォーム営業、マンションの大規模修繕(外壁改修)営業を経て、賃貸マンションの管理業務に従事。現在は、高松で賃貸業務全般の効率化や、新商品の開発に携わっています。
県外への転勤の際に、自宅用に購入したマンションを貸し出しし、賃貸オーナーとしても奮闘中。。
プライベートでは、さぬきうどん研究会に入会し「さぬきうどん」について勉強しています。

保有資格:賃貸不動産経営管理士、上級相続支援コンサルタント、CPM(米国不動産経営管理士)、CCIM(米国不動産投資顧問)、マンション維持修繕技術者、宅地建物取引士等
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