ペーパーレス化を考える①│マンション管理組合運営

田中一直 田中一直

目次

  • 総会議案書に対する疑問
  • 紙代(印刷代)にかかる費用は
  • まとめ

総会議案書に対する疑問

マンション管理組合で毎年開かれる通常総会(定期総会)においては、管理組合(管理会社)から総会の議事内容について記載された議案書(以下「総会議案書」といいます)が配られてくると思います。
この総会議案書について、先日、あるマンションの総会に同席させていただいた際に、出席者の方から次のような意見がありました。

・こんな分厚くて細かい総会議案書は読む時間がない。必要性の低いものは省略して要点を絞った資料にして欲しい。
・いまのご時勢、総会議案書を紙で配る必要があるのでしょうか。データで配信するか当日会場(総会時)で投影するだけでいいのでは。
・紙代がもったいないから、総会議案書は必要と思う人だけに渡せばいいのでは。

マンション管理会社に勤務している私も、総会議案書を紙で作成し、組合員全員に配布することが当然であり、この意見を聞くまでは特にこのことに疑問に思ったことはありませんでした。
総会当日少し気になりましたので、総会に出席されていた何人かの方に総会が終った後に総会議案書をどうしているのかを聞いたところ、ずっと過去のものから綴って整理保管しているという方もおられましたが、ほとんどの方が家に帰って捨てているとの回答でした。
また、捨てている人の中にも、原紙(紙)ではなく写真で撮影したデータを保管しているということ方もおられました。

今まで特に気にしていなかったのですが現実を聞くと少々複雑な心境になりました。。。
少し見方を変えますと、総会議案書には、管理組合役員の住戸番号・氏名などの個人情報が記載されていることも多いため、取り扱いには十分な注意が必要なのですが...家庭ごみとして裁断もせずに捨てているという方もおられましたので、情報セキュリティの観点からも危険性を感じました。

紙代(印刷代)にかかる費用は

管理組合では、総会議案書の他にも、管理規約・各種周知文・総会、理事会、専門員会等の議事録・各種報告書など多くのものが紙媒体で作成されています。当然のことですが、紙媒体の場合は紙代や印刷代がかかり、その費用は、管理組合の経費から支払われています。

皆さんは、この紙代(印刷代含む)がどのくらいの金額がかかっているがご存じでしょうか?

マンションごとに違いはありますが、紙の使用量が平均的なマンションで試算してみますと、1戸あたりの紙にかかる費用は以下のようになります。(モノクロコピー1枚10円で計算)
注意)管理会社との契約により、紙代や印刷代は管理会社の負担となっている場合もあります。

①総会議案書(平均40ページ)  400円
②総会議事録(平均3ページ)  30円
③理事会からのお知らせ(3ページ 年4回)  120円
④各種周知書面など(1ページ 月1回)  100円

【合計】年間650円(1戸あたり) 

仮に50世帯のマンションであれば、マンション全体で【年間32,500円】、100世帯のマンションであれば【年間65,000円】かかっていることになります。この費用を多いとみるか少ないとみるかの判断は難しいのですが、費用をかけているにも関わらず、ほとんどの方が利用後に捨てていることを考えると、少しもったいない気がします。
管理組合の文書等は、各組合員が保管しておくべきであり、保管しないことを基準に考えるのは問題という意見もあると思いますが、管理組合として原本を1部保管し閲覧できる仕組みさえあれば、後々、何か確認することが必要となった場合でも問題ないような気もします。

まとめ

これまで、管理組合において総会議案書や各種書類は紙媒体が中心でしたが、コスト削減だけでなく、資源保護・情報管理の観点と現代のデジタル化の流れにおいては、紙媒体の多用を見直す必要もあるように感じます。
すぐに、全ての紙の利用をやめてしまうことには少し問題があるように感じますが、できるだけ紙を使わずに効果的な運用することは可能だと思いますので、次回ブログには、紙媒体を減らす具体策についてご提案したいと思います。

【ペーパーレス化を考える②】
https://anabuki-m.jp/?p=20005&preview=true

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田中一直

田中一直

あなぶきハウジングサービス 田中 一直(たなか かずなお)
香川県出身。あなぶきグループに平成6年に入社。主に新築マンションの販売、中古マンション・戸建などの仲介業務を経て、その後、マンション管理業務に約20年従事しています。マンション管理組合の運営補助だけでなく、お客さまのマンション生活が安心で快適であるため、常にプラスアルファの提案活動を心がけています。現在は福岡で勤務。
資格:マンション管理士・マンション維持修繕技術者
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