オンラインを活用したマンションの理事会・総会とは? 新入社員の学び

横尾美晴 横尾美晴

こんにちは。あなぶきハウジングサービスの横尾です。

 

皆さんは年末年始どのようにお過ごしでしたか?

今年は丑年であり私は年女でもあるため、良い年になればなと思います!

1月には雪が積もり、私の愛犬ちゃんは生まれて初めての雪に大喜びで雪の中お散歩に行きました。

 

さて、今回は「オンライン理事会・総会」をテーマにお話しさせていただきます。

 

理事会・総会について

入社した当初の何も分からなかった時は、理事会?・総会?という状態でした。

マンションの管理組合は区分所有者全員で組織されています。その区分所有者の中から、1年に1回行われる総会で「役員」が選任されます。そして、理事は「理事会」を構成し、同様に総会で選任された「監事」と共に、管理組合の役員となります。

監事は管理組合の業務の執行及び財産の状況を監査する役割のため、理事とは異なります。そのため、理事会の開催には理事の半数以上の出席が必要とされていますが、監事は出席者数にカウントされません。

理事会では、規約若しくは使用細則等又は総会の決議により理事会の権限として定められた管理組合の業務執行の決定をおこないます。一般的には、収支状況の確認であったり、マンション内で発生した諸問題の解決、日常で発生した小修繕の実施などについて、話し合います。

 

理事会が開催される際は、私達管理会社のスタッフもサポート役として出席させていただきますが、役員の皆様に分かりやすく工事内容などを説明できるよう、事前に専門業者の方等へ不明点などを確認したうえで臨むようにしています。(しかし本番で分からないことが出てきたりすると先輩に助けてもらっています、、。反省です。)

 

通常であれば全ての管理組合が1年に1回開催する総会での議決事項(普通決議)として、マンション標準管理規約では15項目の内容が規定されていますが、どのようなマンションでも必ず議題として審議するものとして主に以下の内容があります。

事業報告(1年間どのような活動を行ったのか、どのような点検を行ったのか)

決算報告(管理組合の管理費・修繕積立金等は、予算に基づいて運用されているか)

次期予算案(今期実施した事業計画を基に次期の事業計画の決定も含む)

その他、大規模工事、管理規約・使用原則の改定、管理費・修繕積立金の改定等・・・

役員の選任

理事会は管理組合の業務執行の決定に加え、総会で審議する議案の決定もおこないます。開催する場所としては、マンションの集会室やエントランス、管理事務室で、総会は外部会場などで行う事が多いようです。

 

このような会合を行ううえで、このご時世気になることと言えば3密です。

そこで当社では、3密を避けながらも理事会・総会を行えるオンラインを活用した理事会・総会の開催方法について提案しています

次からはオンライン理事会・総会とはどういったものなのかをお話していきます。

 

オンライン理事会・総会とは

オンライン理事会・総会とは、一言でいうと、マンションの共用施設やエントランス、マンションから離れた公民館などに役員が集合することなく各自宅や会社などからパソコンやスマホで、インターネットを介してテレビ会議形式で行う方法です。

 

オンライン開催でのメリット、デメリットとして以下のことが考えられます。

メリット

・開催場所に移動する必要がない(体調が悪い、小さなお子様がいる 等)

・自宅、外出先から気軽に参加できる

・ペーパーレス

・外部に会場を借りる手間・費用等が不要

デメリット

・全員にインターネット環境、設備が必要

・接続の設定や操作方法を良く理解しておく必要がある

・通信回線に不具合が発生した場合、審議が中断する可能性がある

・モニター越しとなり、温度感など雰囲気が伝わりにくい

 

オンラインによる理事会・総会を行うには

オンラインによる方法で理事会・総会の開催実施をおこなう場合には事前に取り決めが必要です。

特に総会開催の場合は、オンライン上での「出席」、「議決権の行使」を認めるよう、管理規約の改定が必要となります。

オンラインによる理事会開催についても、管理規約を変更しておく事が理想ですが、事前段階として理事会議事録にオンラインによる理事会開催を選択可能として、実施している管理組合もあります。
管理規約を変更する場合は、総会にて特別決議による承認が必要となります。

※特別決議・・・組合員総数の4分の3以上及び議決権総数の4分の3以上の承認が必要

そのため、「まだオンライン理事会・総会を行う予定はない、、、」という場合でも、急にWEB会議を行わなければならなくなった時、直ぐに行うことはできないため、先に現行の管理規約を変更し、何時でも行える環境を整えておくことが大切であり、私も担当させていただいている管理組合様にご提案を行っています。

 

まとめ

今回の内容はいかがだったでしょうか?

昨年の6月時点では、理事会・総会の言葉すらよく理解できていなかった私の説明なので、わかりにくい部分もあると思いますが、マンションでは理事会・総会の活動により、運営され保たれているんだな、と分かっていただけたら嬉しいです。

オンラインを使ったWEB会議もこのご時世だからこそより便利さが分かりました。

私自身オンラインを活用した行い方はもちろんのこと、現行の管理規約変更も必要であり、管理規約の変更のためには総会での特別決議が必要、特別決議は組合員総数の4分の3以上及び議決権総数の4分の3以上の承認が必要、、、など学ぶこと多々ありとても勉強になりました。

これからも沢山学び、皆さんにも発信していけるよう頑張っていきます!

今年もよろしくお願いします!

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横尾美晴

横尾美晴

あなぶきハウジングサービス 九州支社福岡南支店
横尾 美晴(よこお みはる)
2020年卒の新入社員です。
佐賀県出身ですが中学、高校と福岡県へ、大学は兵庫県へ、そして配属を機に福岡県に帰って来ました。
配属先ではマンションの管理をしています。
新入社員の目線で研修内容や働きなど配信していくので、どうぞよろしくお願いします!
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