マンション管理会社│管理組合会計の仕事とは?

久米 則子 久米 則子

こんにちは。あなぶきセザールサポート経理部の久米です。

私が所属する経理部には経理課とマンション会計課、そしてアシスト課と3つの課があります。
経理課はあなぶきセザールサポートの企業経理を、マンション会計課は管理組合の会計業務を行っており、アシスト課はその両方の業務に携わります。今回は管理組合の会計(マンション会計課)の仕事をご紹介したいと思います。自主管理のマンションで会計を担当されている方もぜひ参考になさってください!

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※2016年7月10日に公開した記事を修正して、2017年3月19日に再度公開しています。

目次

  • 毎日の仕事
    (銀行窓口業務・入金処理・支払い準備等)
  • 毎月の仕事
  • まとめ

 

毎日の仕事

銀行窓口業務

朝仕事が始まるとその日の支払いの準備をします。支払い手続きに必要な書類や通帳を準備し、取引銀行に行きます。銀行に行かない日はほとんどありません。
銀行では業者への支払い以外にも通帳記帳をしたり、管理組合の代表者(理事長様)の名義変更、定期預金の作成、口座の解約などさまざまな手続きを行います。

管理費等の入金処理

管理組合の口座には管理費や修繕積立金、駐車場の使用料などさまざまな入金があります。管理費等の支払い方法には口座振替による入金と、銀行振込による入金があり、口座振替で引き落としになった入金は会計システムに取り込むことで自動的に入金処理されますが、振り込みの場合は1件ずつ入金処理を行います。なるべく早く会計システムに反映できるように日々の入金を会計システムに入力し、処理しています。管理担当者はシステムに反映された入金データを元に、期日までに入金がない区分所有者等に支払いの督促を行います。

支払等の準備

翌日以降の支払い準備を行います。当社では設備点検料支払いの担当、公共料金支払いの担当というように、業務効率化のために内容ごとに分担して支払いの準備をしています。理事長様に銀行印をいただいた引出票、業者からの請求書などを元に振込依頼書を作成し、会計担当だけでなく上司、所属長がチェックを行います。複数の目で入念に確認することにより、間違いがないようにしています。

 

毎月の仕事

通帳記帳

月の初めには前月分の通帳記帳を行います。多くの通帳をお預かりしていますが、大切な管理組合の通帳ですので鍵のかかるキャビネットで保管し、持ち出すときには冊数を確認し、記帳から戻ってきてからもう一度数え、確認します。記帳が終わったら月次収支報告書に添付するための写しをとります。

通帳入力

記帳したその月の通帳の動きを会計システムに入力していきます。基本的に公共料金は管理組合の口座から引き落としになっており、公共料金以外にも防犯カメラのリース料の引き落としや、自動販売機の手数料収入、保険金の入金、受取利息などすべての通帳の動きを入力していきます。

月次収支報告書の作成

管理組合に提出する前月分の月次収支報告書を作成していきます。毎月の月次収支報告書は対象月の翌月末までに理事長様にお送りしなければなりません。通帳の残高と会計システムの残高があっているか、通帳の動きは会計システムに正しく入力されているか、計上した科目は正しいか、予算が超過している経費はないか等、会計システムから資料を出力して細かく確認していきます。月次収支報告書の内容を確認して作成し、管理担当へ納品します。さらに管理担当者が内容を確認し、理事長様へ送付します。

年次収支報告書(決算資料)の作成

前月が決算月にあたる管理組合の年次決算資料を作成していきます。工事等が完了していて支払いが来期になるものは管理担当者と確認の上、未払金の計上を行います。月次収支報告書を作成する際に確認した内容以外にも、公共料金は12ヶ月分計上されているか、設備点検は必要回数実施され計上されているか、残高証明書と預金残高は合っているか等をチェックし、決算資料を作成していきます。年次収支報告書、貸借対照表以外に来期の予算案の素案を作成し、1年間の請求書や領収証も1冊にまとめて管理担当者に納品します。

管理費等の引き落としデータの送信・受信

口座振替の手続きをしている区分所有者の口座から管理費等を引き落としするためのデータを収納会社に送信します。所有者変更や引き落とし口座の変更等を反映したのちにデータを送信し、引落指定日にお客様の口座から引き落としをします。引き落とし結果の反映日には結果を受信し、会計システムに取り込むことにより入金処理を行います。

まとめ

簡単ですが管理組合会計の日々の業務、毎月の仕事の内容をご説明しました。

この他にも、未納通知(督促)発送のためのデータ作成、資金移動・保管口座への振替など色々な業務を行っています。一言で会計業務と言っても、扱っているのは私たちあなぶきセザールサポートのお金ではなく、管理組合の大切な財産です。通帳や銀行の引出票などの貴重品も多く扱っています。また名義変更の際には理事長様の個人情報も扱います。通帳の持ち出し以外にも銀行印を押印いただいた引出票はすべて受け取りを記録し、紛失することのないように管理保管しています。大変なこともありますが、とてもやりがいのある仕事です。管理組合の皆さんが当社に安心してマンションの管理を任せていただけるようにこれからも日々頑張ります!

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久米 則子

久米 則子

あなぶきハウジングサービス 業務推進室:久米 則子(くめ のりこ)
メディア化委員会2代目編集長。新卒で入社してから15年以上経理一筋。ホテル業の経理、マンション販売の経理、マンション管理業の企業会計とさまざまな業種の経理業務に携わってきました。現在はマンション管理組合の会計業務に従事し、スピードと正確性を重視し、忙しい時こそ笑顔で!をモットーに仕事に取り組んでいます。管理業務主任者を取得し、資格を活かした会計業務のお役立ち情報をお届けしたいと思います。
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