こんにちは！あなぶきハウジングサービスの北條です。
前回の記事では、分譲マンションの管理会社がどんな仕事かご紹介しました。
分譲マンションの管理会社としては様々な業務がありますが、その中でも実際にマンションに赴き、管理組合様のサポートを行っているのがフロント担当者です。
今回はフロント担当者の業務に焦点をあててご紹介いたします！
フロント担当者の業務内容
管理会社の業務の一つである「事務管理業務」がフロント担当者が大きく関わる業務になります。
フロント担当者の業務は、簡単に言うと「マンション管理組合運営のサポート」です。
マンション管理組合は、マンションの適切な維持管理のために設立された組織であり、オーナーである区分所有者の方々が主体となって行うものですが、区分所有者の方にもそれぞれお仕事等日々の生活があり、管理組合運営に専念することが難しい場合がほとんどです。
そうした背景をもとに管理組合のパートナーとして管理会社が存在し、マンションごとに管理担当者としてフロント担当者が設置され、マンションの入居者と管理会社をつなぐ役割も含みます。
そのフロント担当者がどのような仕事をしているかご紹介します！
理事会や総会の運営サポート
マンションの維持管理のために、定期的に開催される理事会や総会の資料作り、会場の手配、当日の進行、説明を行います。
資料作りは、管理組合が抱えている問題や設備の修繕など、協議を行う必要があるものをピックアップして準備を行います。その過程のなかで、過去の経緯の確認や、業者さんへの見積り依頼など事前に準備しておく必要があるものが多数あるため、開催日程から逆算して早めに準備に取り掛かることが大切です。
また、理事会や総会開催後には、議事録の作成を行います。
資料作成から議事録の作成までが一通りの流れとなります。
本業務は、管理組合の代表である役員の皆様と一番関わる部分ですので、重要な業務の一つとなります。
事務作業
理事会や総会の資料作り以外にも、入居者が入れ替わる際の入居者情報や駐車場契約状況の管理など、マンションの情報を管理するために多くの事務作業があります。
その他にも、電話対応や入居者の方々からのご意見に対する対応などがあります。
事務作業に関しては、社内で分業されている部分もあるので、他の社員と情報を共有しながら行うことが大切です。
会計業務
管理組合の会計状況の管理を行うこともフロント担当者の重要な業務の一つです。
費用の支払い等の処理は分業されていますが、収支状況の推移を確認し、定期的に管理組合に報告を行い、削減できる支出に関しては削減の提案を行います。
また、管理費等の滞納が発生している場合には督促業務も行います。
本業務に関しては、基礎的な会計の知識を身に付ける必要があります。
折衝業務
管理組合運営のサポートを行うにあたり、マンション入居者や業者との折衝業務は必要不可欠です。
様々なご意見があるため、管理会社として中立の立場で対応することを心がけています。
建物設備管理
マンションには、消防設備やエレベーターなど様々な設備があり、それぞれの保守点検を行っています。
フロント担当者は、点検報告書を確認し、改善する必要があるものに関しては、業者とやり取りをしたうえで、管理組合に改善の提案を行います。
フロント担当者と管理員の違い
フロント担当者について説明しましたが、管理員との違いはご存知でしょうか。
私自身、知り合いに管理会社で務めていることを話すと、管理員をしていると勘違いされることがよくあります。
簡単に説明すると、管理員は現地で日常的な管理を行い、フロント担当者は日常で発生した問題等に対して改善に向けた提案を行います。
管理員はマンションの現地で受付業務や清掃業務を行っており、入居者の方々と一番近い距離感となります。
そのため、入居者の方から直接意見や質問を受けることが多いですが、それらの内容はフロント担当者に報告され、対応自体はフロント担当者が行います。
フロント担当者と管理員が良好な関係を築くことがマンション管理において重要になるため、密にコミュニケーションを取ることが大切です。
フロントに向いている人
私自身がフロント担当を経験してみて、フロントに向いている人の特徴を、主観ではありますが紹介したいと思います。
期日管理ができる人
管理組合のサポートをするうえで、期日が設定されているものが多くあります。
例えば、管理規約や管理委託契約書で規定されている通常総会の開催期日や決算後の管理事務報告の期日など、多くのものに期日が設定されています。
その他にも、管理組合や入居者の方々からの要望に対する対応などもあります。
それぞれの期日を逆算し、期日に間に合うようにスピード感を持って取り組める人が向いていると思います。
「気づく」ことができる人
普段から管理をしていく中で、気づくことができるかが重要であると感じています。
マンション巡回時や点検報告書、収支推移表など日頃から確認するものが多くありますが、その中で少しの異変や変化に気づくことが改善提案に繋がります。
普段生活しているなかで何気ない変化にも気づくことができる人が向いていると思います。
まとめ
フロント担当者の業務について、なんとなくイメージしていただけたでしょうか？
管理会社のフロント担当者がどんな業務を行っているか意外と知られていないのが現状ですので、少しでもご理解いただけましたら幸いです。
引き続き、マンションにお住いの皆様の快適な住生活のために、管理組合運営のサポートをさせていただきますので、今後ともよろしくお願いいたします。
北條弘城
北條 弘城（ほうじょう ひろき）
香川県高松市出身。2019年入社。
入社をしてから分譲マンションの管理担当（フロント）として、管理組合様のサポートをさせていただいております。
これまでの経験をもとに、管理組合運営に関する情報を中心に発信して参ります！
保有資格：管理業務主任者
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