今回は、管理組合で保管するべき４つの類についてご紹介します。
目次
- 管理組合の書類はいつまで保管しないといけないの？
- 管理規約
- 総会・理事会議事録
- 竣工図書
- 法定点検報告書
- まとめ
管理組合の書類はいつまで保管しないといけないの？
マンションの築年数が浅ければ、管理組合の書類も少ないですが、年数の経過とともに管理組合の書類は増えていく一方ですよね。
「もう書庫もいっぱい！」という管理組合も少なくないのではないでしょうか。
“管理者は規約や総会議事録等の保管をすること”、と定められていますが、（区分所有法第33条第1項、第42条第5項、第45条第4項）管理組合としての、書類の保管期間についてはとくに法令の定めはないんです。
しかし、今後の管理組合運営のためにも保管をしていた方が望ましい書類もあるので、書庫がいっぱいになって困っている管理組合の方々は、必要な書類とそうでない書類の仕分けを検討してみてくださいね。
管理規約
マンションの数だけ、そのマンションで生活するためのルールがあります。管理組合の運営において基本となるものなので、大切に保管しましょう。
総会・理事会議事録
これまでの議案や決定事項等が記載されている重要な書類です。区分所有者の方々の権利や義務に関係する場合もあるので、管理規約と同様、管理組合が存在する限り保存をしておくことが望ましいとされています。
竣工図書
大規模修繕工事などを実施する場合、竣工図書（図面）で詳細の確認を行います。修繕履歴等の記録もあわせて保管しておきましょう。
法定点検報告書
一般的な設備点検報告書については、相当期間が経過すれば処分しても良いですが、「マンション管理組合の方必見！法令で定められた7つの点検」でご紹介しているような法で定められている点検報告書に関しては保管をしておきましょう。
まとめ
上記以外の書類は、相当期間が経過すれば処分しても良いと考えられていますが、保管すべき書類も年数の経過とともに増えていく一方なので、場所を取らないディスクに保存するなどの方法も検討してみてくださいね。
松井 久弥
2000年あなぶきハウジングサービス入社。
全国１０都道府県において、管理担当・リプレイス営業・新規拠点立上げ・部門責任者に従事。特にマンション管理会社のＭ＆Ａにおいては、案件化からデューデリ・譲渡契約・お客様対応全般・統合後プロセス（ＰＭＩ）までを実践。
マンション管理士、Ｍ＆Ａシニアエキスパート。
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