この記事は、2016年11月8日に投稿した内容を修正し、2018年4月27日に再掲載しています。
マンション管理会社に業務委託すると自主管理マンションの管理組合様の業務は下図のように変わります。
今回はマンション管理会社へ業務委託ができる項目の中の「管理運営業務」において、自主管理の時とどのように変わるのかを詳しくご説明します。
目次
- 理事会・総会の開催サポート
- 各種運営サポート
- まとめ
理事会・総会の開催サポート
理事会の開催サポート
１．理事会の開催日程等の調整
２．役員への理事会招集の通知と連絡
３．議案書案、資料の作成
４．議事録案の作成
総会の開催サポート
１．総会の開催日程等の調整
２．次年度の事業計画案の素案作成
３．議案書案、資料の作成
４．総会会場の手配、招集通知や議案書の配布
５．組合員の出欠の集計等
６．議事録案の作成
これらの業務をマンション管理会社が行ってくれます。
マンションには基本的にはフロントといわれる専属の担当者が就き、理事会にも出席して理事の方々とコミュニケーションを図りながら管理運営のサポートをします。
管理会社から派遣されるフロントはマンション管理のプロですので、管理組合運営に必要となる様々な提案が期待できます。
各種管理運営サポート
理事会や総会以外にも、管理組合運営をスムーズに行うためにマンション管理会社が以下の業務を行います。
１．組合員等の名簿の整備
２．お知らせや連絡文書の作成・掲示・配布
３．自治会や町内会等との折衝
４．修繕履歴の管理
５．共用施設（駐輪場・バイク置場・駐車場・集会室等）の運営
６．損害保険契約の代行
７．防火管理業務の補助
区分所有者の変更や賃借人の氏名・緊急連絡先等が記載された名簿を整備するので、万が一の緊急時にもすぐ連絡が取れる体制づくりをしてくれます。
また、修繕の工事見積を取得する時も下図のようにマンションの担当者と見積精査担当者（一級建築士等）が工事金額だけではなく妥当性も二重でチェックします。
※マンション管理会社によって、チェック体制は異なる場合があります。
まとめ
マンション管理会社が行う管理運営業務についてご紹介をしました。
マンション管理会社に管理運営業務を委託した場合も自主管理の時と同様に理事会や総会への出席は組合員である限り必要です。
しかし理事会や総会までに準備しなければいけない議案書作成やその後の議事録作成等をマンション管理会社がサポートしてくれるので、特に役員の方々の負担は軽減されると思います。
松井 久弥
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