就活生必見!!分譲管理の総会とは?

石田 淳 石田 淳

お久しぶりです!

先日、軽くパーマをかけようと美容院に行ったところ、予想以上にかかりすぎてしまいました…

美容師さんに「ウエーブ掛けますか?」と聞かれ、よく意味を理解せず、お願いしますと答えたところ、
過去最高にクルックルになりました💦(今でもウエーブが何かわかりません)

翌日、絶対に怒られると思いながら、恐る恐る出社したところ、怒られるどころかあまり話題にすらならず、逆にソワソワしました。

ギリギリ好奇心に身を任せてチャレンジするべきではないなと感じました。次回はほどほどのパーマにします!!

さて、もうすぐ私たち新入社員は支店に配属されて半年になります。
分譲管理では、半年も経つと全ての新入社員が自分の担当物件を持ち、日々奔走しています💦

そして、分譲管理の1年に一度のビッグイベントである、通常総会を開く社員も出てくるでしょう。
私も2回通常総会を経験しましたが、まだまだ慣れません…

今日はそんな通常総会について詳しく説明していきたいと思います!

通常総会とは

通常総会とは1年に1度、区分所有者全員が集まり、1年間の事業報告、決算報告来期の予算の報告来期行われる工事や点検の説明、役員の選任などを行います。また、廊下や屋上などの共用部や、マンションの外観が大幅に変更される工事についても、総会の承認が必要となります。

また、臨時総会というものもあり、名前の通り、急いで承認を得なければならない場合、臨時で開く総会を指します。

今回は通常総会について触れます。

総会までの流れ

簡単に総会までの流れを図で表したいと思います。
 標準管理規約(マンションのルールの見本)では、決算月から2か月以内に総会を招集しなければならないとあります。また、総会の前に一度理事会を開かなければならず、総会の議案についての協議をします。
これを決算理事会といいます。

新入社員はこの流れになれないと、気付いたころには決算理事会直前になり、血眼で議案書を作ることになるので、注意が必要です。

次は決算決算理事会総会について説明していきたいと思います。

決算

決算では、マンションの収入、支出を計算し、それをもとに来期の予算を作成します。決算の月はマンションごとに異なります。決算の月に入ると、来期の工事のプランニング会議を行い、一年間の点検の報告書などを確認し、指摘事項があれば工事の見積もりを取得します。

また、1年間の点検の報告書や総会に必要な書類が大量に届くため、マンションの決算が重なると机の上が大変なことになります。

分譲管理で忙しい時期は、決算の重なる月だと思います。決算が重なると、並行していくつもの物件の総会の準備をしなければならないため、スケジュール管理がとても重要になります。

決算理事会

決算の1か月後に決算理事会が開かれます。決算理事会では、役員が集まり、担当者が作成した議案書をもとに協議をします。ここで承認された議案は、総会に上程されます。

決算理事会では、理事長に多くの書類に押印を頂きます。また、総会後に押印をもらう書類もあるため、混乱しないように注意しなければなりません。(私は未だに混乱することがあります←)

総会の前に

決算理事会が終わり、総会までに1か月の期間があります。その間にも様々な準備があります。

まず、総会の会場の予約をしなければなりません。基本的に総会はマンションの集会場、もしくは地域の集会場で開かれます。会場の予約をすぐに済ませないと、先に予約されてしまうので注意が必要です。

また、総会の2週間前までに、議案書を配ります。議案書とは総会で審議する事項が記載された書類です。
全所有者に配る必要があるため、印刷、封入などかなりの時間を要します。戸数が多いマンションになると半日以上かかることもあるので、余裕をもって準備しましょう。

そして、総会までに出席票委任状議決権行使書を集める必要があります。総会を開くためには、これらを組合員数の半数以上集めなければいけません。議案の種類によっては3/4以上集めなければならないものもあり、意外と大変です。集まりが悪い場合、他の社員の方に協力していただき、未提出の方に電話をすることがよくあります。

 

出席通知書、委任状、議決権行使書の例です

 

 

総会

いよいよ総会当日です。総会は基本的に、土日に行われます。休みの日にも出勤しないといけないの?と思うかもしれませんが、その場合、別日に振替休日を取ることができます。振替休日を使って連休を取れたりするので、個人的にはかなり働きやすいです。

総会では、決算理事会で上程された議案について、所有者の方に説明を行い、承認をいただきます。基本的に話す内容は決算理事会と同じになるので、質疑応答の準備をしっかり行えば、スムーズに進められます。

総会の資料はこのあなぶきバックに入れて持ち運びます。電車に忘れないように!

終わりに

総会の流れについてイメージできましたか?

これは入社1年目までに覚えなければならないことの1つであり、研修や同行などでたくさん経験を積むことになるでしょう。就活生の方は、もし社会人になり、分譲管理をすることになったら、この記事を見返してください!

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石田 淳

石田 淳

あなぶきハウジングサービス 東京東支店
石田 淳(いしだじゅん)
2021年入社の新入社員です。
静岡県で育ち、高校まで野球をしていました。
マンションの無い田舎で育ち、大きな建物に憧れていたためマンション管理会社に就職しました。
主に新入社員の研修や、お仕事について書きたいと思っています。
精一杯頑張りますのでよろしくお願いします!!
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