こんにちは、あなぶきハウジングサービスの三河です。
さて、今回のテーマは、管理会社変更時に実施されたプレゼンテーション会について、初回にお問合せいただいた際の経緯を踏まえてご紹介します。
初回お問合せ内容
プレゼンテーション会実施日から遡ること2ヶ月前…。
該当マンション管理組合の副理事長より、当社あなぶきコールセンターへお問合せいただきました。
「最近、大規模修繕工事が終了したが、想定していた希望金額より高かった。ここ数年でフロント担当者が何度も変更しているうえに、管理委託費の値上げ要求があったことに納得ができなく、管理会社変更を検討している」という内容です。
以上のお話をコールセンターで承り、その後私（三河）から副理事長へお電話をし、詳細をヒアリングしました。
後日、直接マンションに伺い、理事長・副理事長と面談をいたしました。現在の管理会社への不満や悩み事をお聞きしたうえで、当社で解決できることはないか、を模索しながら、建物全体の現地調査を行いました。
この段階では、弊社がプレゼンテーション会へ参加する、ということは確定していないため、まずはご依頼を受けた見積書を全力で作成します。
プレゼンテーション会までの流れ
次にプレゼンテーション会までの基本的な流れを見ていきましょう。
- 候補先管理会社の選定 候補会社選びはいろいろとありますが、現在はインターネットで容易に検索することが可能です。管理会社への直接のお問合せや地域で営業している会社など、3~5社程度選定されるのが一般的です。
- 初回面談・現地調査 候補会社を選定した後は、各会社同日同時刻で現地に招いて合同説明会を行ったり、会社ごとにそれぞれ日時を設定し、直接面談を実施するケースもございます。
- 見積書提出依頼 現地調査終了後、約2~3週間程度を見積書提出期限とし、各社から見積書提出を依頼します。
- 理事会等でプレゼンテーション会参加会社を選定 各社の見積書をもとに、管理実績・管理体制などを勘案し、プレゼンテーション会への参加会社を決定します。この段階の目安として2~3社程度が一般的です。
管理会社変更の基本的な流れは過去のブログをご参照ください。
プレゼンテーション会の必要性について
そもそも、プレゼンテーション会は必要なのでしょうか？
結論から言いますと、プレゼンテーション会は極めて重要です。
分譲マンションの場合、管理会社を変更をするためには、管理組合の総会承認が必要です。決議には普通決議、すなわち「議決権の半数以上の出席で、出席者の過半数の賛成」が必要です。
例えば、今回のケースでいうと、総戸数が30戸のマンションの場合、15戸以上の区分所有者が、総会に出席し、8戸以上の区分所有者が管理会社変更に賛成する必要があります。
全区分所有者に次期管理会社を選定する権利があるため、理事会の中だけで1社のみを選出してしまうと、入居者から「その会社と理事会は事前に取り決めがあったのではないか？」「いろいろな会社の考えを聞いて比較したかった」等の意見が出され、スムーズに決定することができなくなります。
全戸へ経緯を丁寧に周知したうえで、「全体プレゼンテーション会」を開催、更にはアンケートを配付なども取り入れ進めていくことで、円滑な合意形成を諮ることができます。
プレゼンテーション会について
出席させていただいたプレゼンテーション会は、30戸中20戸の方たちが参加し、次期管理会社候補の選定にはかなり前向きに取り組まれている管理組合であると思いました。
当社は、2社中2番目で40分ほど時間にて、プレゼンテーションをさせていただきました。
今回は、通常のプレゼンテーションに加え、当社の強みを説明する際、その最大の特長である
自社運営のコールセンター「あなぶきコールセンター」紹介時に、コールセンター所在地の香川県高松市と中継を結び、コールセンター勤務中の社員が直接説明いたしました。
遠隔での参加となりましたが、営業の私が説明するより、臨場感あふれた厚みのある説明になったのではないかと思います。
質疑の際には、【災害時におけるコールセンターの対応】についてご質問を受けました。
直近の大災害（熊本地震・西日本台風被害・大阪北部地震）時では、コールセンター内へ直ちに災害対策本部を設置し、問い合わせが爆発的に増えることを想定し、通常時より人員や電話回線を増やして対応したことなどをお伝えいたしました。災害時も含め、お客様からの問い合わせに対し迅速に対応できる会社だということをご理解していただけたのではないかと思います。
まとめ
昨今、コロナ禍の感染拡大により、非対面型のサービスが主流になってきております。
今回は、一部オンラインにて当社のプレゼンテーション実施いたしました。
近い将来、すべてオンラインで完結するようなプレゼンテーション会が開催されることもあると思います。
当社では、ご承認いただいている管理物件では既に「オンライン理事会」を数多く実施しておりますが、管理会社変更を検討されている全国のお客様に対して、オンラインでの「マンション管理相談」が実施可能です。
管理会社変更をご検討されている場合は、あなぶきコールセンターまたは最寄りの事務所までお気軽にお問合せください。
三河謙介
三河 謙介（みかわ けんすけ）
大阪府出身。
2018年入社。
前職では、賃貸仲介の営業を経験し、現在は、分譲マンションの管理会社変更をお手伝いする営業を行っております。
主に、近畿・東海エリアで当社のサービス、"しあわせ『感』理”の啓蒙活動を行っております。
当エリアで認知度を上げ、一人でも多くの方に当社のサービスをご体感いただきたいと思っております。
保有資格：管理業務主任者 宅地建物取引士
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