管理会社変更時の相談事例④ ~マンション管理担当(以下、フロント担当)の対応について~

三河謙介 三河謙介

こんにちは、あなぶきハウジングサービスの三河です。

 

みなさん「積小為大」してますか。

今月も継続日記からお伝えいたします。

朝のプロテインと腹筋ローラーは継続中ですが、身体が慣れてきたということもあり、

最近は、プッシュアップバーという器具を使用し、腕立て追加して継続しております。

継続することで可能性が広がり、広い視野を持つこともでき、目標達成がより身近になると思いました。

 

 

さて、今回は管理会社変更時の相談事例シリーズ第4弾

「フロント担当の対応について」をご紹介いたします。

 

相談事例④

 

私のマンションのフロント担当は、修繕箇所があるのにその提案をしてもらえない、理事会が開催されたにもかかわらず3ヶ月も議事録がでてこない、そのうえ、最近は全然電話にも出ず折り返しもない、という状況なので管理会社を変更したいのですが・・・

 

フロント担当とは

マンション管理は『ヒト』に依存しており、フロント担当だけでなく、管理員や清掃員等現地に派遣されている『ヒト』も含んでおり、その『ヒト』の対応力によって管理会社自体が評価される時代といわれております。

最近は、相談事例のような内容の問い合わせを多くいただいております。

「フロント担当」といって、まず思いつくのは、ホテルの受付担当でチェックインからチェックアウトまでサービスを提供される方をイメージされるのではないでしょうか。

しかし、分譲マンションのフロント担当は、少し意味が違います。

簡単に言うと「マンション管理アドバイザー」です。

マンションの管理を委託された管理会社はマンションごとに担当者を人選し、以下に記載する業務を遂行する『ヒト』のことをフロント担当といいます。

 

対応が遅延し不履行が起こる原因の一つが、フロント担当の担当棟数が多い場合です。

一般的に、一人当たり10~15棟前後を担当していますが、多いところで一人当たり20~25棟程度担当している管理会社もあるようです。

フロント担当は『ヒト』ですので、能力に個人差があるとしても、担当棟数が多ければ多いほど管理組合のことを考える時間が少なくなるはずです。「マンション管理アドバイザー」としてマンションを適切に維持し、価値向上のための提案に時間を割けず、お問い合わせいただいた内容への対応が遅くなる・できないということが続いた結果・・・管理会社変更を検討、されるという流れです。

 

フロント担当の仕事とは

 

仕事内容は、主に分譲マンションの管理運営をサポートし、マンション管理組合の窓口として、運営補助や修繕の対応含め、豊かな居住生活を提供するマンションコンサルタントの仕事となります。

・管理組合会計(出納関係)書類のチェック、報告等

 

管理組合の会計面をサポートする仕事です。

管理費等の【収入】、各種管理委託費や光熱費等の【支出】がまとめられた月次収支報告書などをチェックす、必要に応じて確認・報告を行います。

 

・理事会、総会の議事進行(司会等)による運営補助、資料作成

 

理事会・総会に出席し、円滑に進行できるようサポートする仕事です。

理事会・総会では、今後起こりうる懸案事項や実施した内容の結果等を、役員の方たちや組合員の方たちと協議するための準備を行い(レジュメの作成・見積書の取得・関係資料の用意)、案内文書を代理作成し、司会進行もしくは議長をサポートし、議事録の作成まで行います。

・各種点検報告書の確認、及び修繕等が必要な場合の組合へ報告や提案、関係業者との折衝

 

マンションには各種設備(消防設備・貯水槽設備等)が設置されております。

法定点検が必要な設備や不具合・修繕が必要な場合は、点検業者を手配し、実施後報告書を確認して管理組合に報告を行い、報告書を提出いたします。

また、資産価値向上させるための設備の更新工事や、快適な住生活を実現するための美観維持向上させるために、様々な提案を行います。

 

フロント担当の仕事内容はお客様が何を望まれているか(当社では、「お客様起点で」という言葉を企業理念に取り入れています)を察知することが大切です。しかし、フロント担当がその部分を軽視していると、お客様の期待値に届かないため、「不満足」という結果につながります。

 

当社の人材育成について

前述でご説明いたしましたが、マンション管理は『ヒト』といわれるほど、『ヒト』に依存しております。

当社は、お客様に各種サービスを提供するうえで、その『ヒト』を育成し、対応力を向上させることが特に重要だと考えております。

 

全国的に見ても数社程度しか保有していない、自社運営の人材育成施設「あなぶきPMアカデミー」は香川県高松市に、「あなぶきPMアカデミーTOKYO」は神奈川県川崎市に存在しております。

当社の社員・管理員は、各PMアカデミーで研修を行います。

(※現在、感染拡大防止の観点に基づいて集合型の研修は自粛しており、オンライン等での研修を併用しています)

当施設は、認定職業訓練校として認可されており、マンションを丸ごと再現した体感型の人材育成施設となっております。当社が目指すマンション管理に必要な能力(提案力・創造力・技術力)を養うため、貯水槽や排水設備等をスケルトンの状態で設営し、水が実際に流れる状態やその仕組みを体感してもらいます。また、非常通報設備などはわざとエラーを発生させ、緊急時のでも冷静に対応できるよう、復旧までの操作を実践してもらうなど、知識の習得以外にマンション管理で必要な操作方法を学びます。各種法令の座学研修を併せ、お客様起点で安心・安全な住生活サービスを提案し続けることができる社員を育成しております。

 

まとめ

 

みなさんのマンションの管理員やフロント担当の「対応力」はいかがでしょうか。

当社の管理員・フロント担当がお客様に満足いただけるよう、、自社運営施設「あなぶきPMアカデミー」の研修を中心に、日々教育を行っております。

詳しくは当社HPにも掲載しておりますのでご覧いただければと思います。

当社に興味をもっていただいた方は、ぜひお問い合わせください。

 

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三河謙介

三河謙介

あなぶきハウジングサービス 分譲開発グループ
三河 謙介(みかわ けんすけ)
大阪府出身。
2018年入社。
前職では、賃貸仲介の営業を経験し、現在は、分譲マンションの管理会社変更をお手伝いする営業を行っております。
主に、近畿・東海エリアで当社のサービス、"しあわせ『感』理”の啓蒙活動を行っております。
当エリアで認知度を上げ、一人でも多くの方に当社のサービスをご体感いただきたいと思っております。
保有資格:管理業務主任者 宅地建物取引士
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