【引越やペットを飼う前に】意外と見落としがちかも？マンション管理組合への届出について

こんにちは！あなぶきハウジングサービスの松岡です。

私は分譲マンションの管理担当（フロント）として管理組合様の運営をサポートする部署に所属しています。

毎日暑くて暑くてサウナのようですよね～

暑いといえば私は某少年漫画誌を定期購読しているのですが、激アツだった漫画が先日、連載１０年の歴史に幕を閉じました。

先生お疲れ様でした！さっそくロスに陥っています・・・。

ですが、登場キャラクターのセリフである「私が来た！」のようにこの場所を通して分譲マンションのルールやあるある・事例など、いろいろな情報を発信・紹介していけたらと思います！

 

 

分譲マンションに住んでいる方、これから分譲マンションに入居する方、分譲マンションの購入を検討している方々に読んでいただけたら嬉しいです。

 

今回は意外と見落としがち？忘れがち？になりがちな管理組合への届出内容についてご紹介します！

 

マンションに入居する際に「入居届」や「退去届」を提出した覚えがある方もいるのではないでしょうか。

実はマンションによっては「入居届」や「退去届」以外にも届出が必要な場合があります！

「え！そんなことも届出が必要なの？」とびっくりされる方もいるかもしれません。

 

「こんなとき、管理組合に届出が必要？」「管理会社に言ったほうが良いの？」

そんなとき、まずはお住いのマンション管理規約にルールがあるか確認してみましょう。

 

マンションでは届出がルール化されていることがほとんどです。

基本的な届出用紙は管理規約に添付されておりますのでチェックしてみてください。

 

今回は、マンションへの届出が必要な内容についてご紹介します！

 

荷物搬入、引越し等届出書

引越しや荷物搬入・搬出を行う際に必要な届出です。

 

主に、

・引越しする人

・エレベーターの使用日時　等を記入して提出します。

 

例えば、「退去に伴って引越しすることとなった」「単身赴任することになり荷物の搬出が必要になった」「大きな荷物を搬入することになった」などの際に、居住者以外の出入りがあったりエレベーターを利用したりすると思います。

そんなとき、「引越し業者の出入りがあるよ」「エレベーターを荷物を運ぶのに利用するよ」ということを事前に入居者の方々へ告知案内が必要なマンションが多くあります。

届出がなければ管理組合も管理会社も把握できないので、「大きなトラックがいきなり入ってきてびっくりした」「エレベーターが独占されているようでフロアに到着しない」などのご連絡をいただくこともあります。

引越しや荷物搬入・搬出の際は届出をしましょう。

急な引越しにより届出が間に合わない場合は管理組合または管理会社へ必ずご連絡を！

 

ペット飼育申請書

ペットを飼う際に必要な届出書です。

 

主に、

・飼育するペットの種類

・性別

・生年月日

・体長、体重

・保健所への登録有無

・狂犬病予防注射（犬の場合）有無　　　等を記入して提出します。

ペットの写真を付けて提出することが多いです。

 

マンションによっては「ペット事前飼育申請書」という仮申請のような届出が必要な場合もあります。

 

また、マンションによってはペットを飼う際に料金が発生したり、ペットクラブという組織があったりします。

 

※ペットクラブとは・・・

全住居のうち管理規約や使用細則で定められた割合以上の住居で動物の飼育が行われる場合、飼育者全員でペットクラブを設立することが定められているマンションがあります。ペットクラブは加入者の親睦と飼育マナーの向上を図り、他の居住者との動物飼育に関するトラブルを未然に防ぎ、トラブルが発生した場合はトラブル解決にあたることが組織の役割となっております。

 

ペット飼育申請書の提出が漏れているとペット飼育料の請求漏れが発生し、管理組合やペットクラブへ迷惑をかけてしまう恐れもあります。

 

ペットを飼う際は届出をしましょう。

また、ペットの飼育を停止した際には必ず管理会社へご連絡を！

 

併せて、ペットの飼育数に制限がる場合があります。必ず事前にご確認を！

 

駐輪場使用申請書

駐輪場の整理や駐輪料の請求確認の為に居住者の自転車所有を把握する届出用紙です。

主に

・所有自転車の台数

・駐輪シールの番号　等を記入して提出します。

 

自転車駐輪料を徴収・導入しているマンションで適用されます。

「駐輪場に自転車がいっぱいで停められない」「駐輪シールが張られていない知らない自転車がある」など管理組合にて把握しておくことで駐輪場の整理が可能となり、居住者の利便性に繋がります。

こちらの届出に対しても自転車を処分した際は必ず管理会社へご連絡を！

 

長期不在届出

長期間、マンションを不在にする際に必要な届出用紙です。

主に、

・不在にする期間

・不在中の緊急連絡先　等を記入して提出します。

 

マンションは共同住宅である為、居住者の方々のご協力が必須です！

例えば、マンション内で漏水が発生したとき、「上階と連絡が取れず原因がわからない」となったとします。

そうなると、「お部屋内の確認が必要なのに連絡が取れない」⇒「漏水の原因箇所の特定が出来ない」「被害箇所の復旧が出来ない」という事態に陥ってしまう可能性があります。

事前に長期不在にしているお部屋ということがわかればその際の対処方法を進めることが出来ます。

長期不在にする際は届出を行いましょう。連絡先の変更があった際も忘れずに！

 

通知受領場所（変更）届

総会の招集通知を受け取る住所を申し入れる際に必要な届出です。

 

主に

・通知を受ける場所

・緊急連絡先　　　　等を記入して提出します。

 

総会の招集通知は基本的にお住まいのお部屋・メールボックスへご案内します。

しかし、マンションとは別の場所に暮らしているオーナーさんや法人で所有している事業者の方についてはマンションとは別の住所へご案内することとがほとんどです。

通知場所が管理組合及び管理会社で把握出来兼ねる場合はマンションのお部屋・メールボックスへご案内することとなりますが、マンションに来れず通知に気づかないといったこともあるかもしれません。

そうなると総会の出席議決権が足りず総会が開催出来ない、議案の決議が出来ない等困ってしまいます。

マンションとは別の住所に通知が必要な際は必ず通知受領場所変更に関する届出書を提出しましょう。

 

専有部工事申請書

お部屋のリフォーム工事を実施する際に必要な届出です。

主に

・工期

・工事内容

・施工業者　　等を記入して提出します。

 

届出と一緒に提出が必要な書類もあります。

・工事の設計図

・仕様書

・工程表　　　等

 

共用部への影響を確認したりエレベーター・共用廊下の利用について居住者に周知したりするために必要です。

リフォーム工事ではトイレの取替やクロスの張替なども対象となります。

「急に大きな音が響いてきてびっくりした」とのご連絡をいただくこともあります。

この工事は良いのかなと思ったら管理組合・管理会社へご相談を！

 

退去届（賃借人、占有者対象）

お部屋を退去するときに必要な届出です。

 

主に、

・貸借契約終了年月日

・退去予定年月日

・退去後の連絡先や住所　等を記入して提出します。

 

「賃借人も提出が必要なの？」と思われるかもしれませんが、、、必要です！

基本的には賃貸仲介業者を通してのご提出が多いですが、賃借人の方がオーナーさんと直接契約をしている等特殊な事情がある方もいらっしゃるのではないでしょうか？

また、マンションによっては駐輪料や水道代など賃借人の方に直接ご請求するところもあります。

退去が管理組合・管理会社で把握が出来ない場合、請求の停止が出来ず請求し続けたままになっているというトラブルが懸念されます。

退去時には届出用紙の提出をしましょう。

 

届出のご注意

届出は事前に！

「退去の７日前」や「工事の２週間前」など期日が決まっていることが多いです。

期日を守って事前に届出をしましょう。

急な申入れには管理組合も管理会社も対応出来ないこともあります。間に合わない場合は必ずご連絡を！

届出用紙の提出は管理会社またはマンション管理室へ提出します。

 

停止となったら停止届または管理会社へ申入れを！

「ペットが亡くなった」「自転車を処分した」など届出内容が終了・停止した際は必ず申入れを行いま

しょう。使用料の請求が止まりません！

 

届出は基本的に書面での提出を！（電磁的方法が可能な場合もあります。）

届出は電話・口頭ではなく、書面で行いましょう。

管理組合・管理会社へ連絡した後、書面で提出という流れが多いです。

マンションによっては電磁的方法を可能としていることもありますが、電磁的方法の可否は管理規約

をご確認のうえ、管理組合または管理会社へご相談ください。

 

マンションの届出についていかがでしたでしょうか？

今回ご紹介した内容は一例でマンションによって必要なもの・不要なもの、異なります。

いろいろな種類がありマンション独自の届出ルールを定めているところもあります。

意外と見落としがち？忘れがち？知らなかった！という場合もあります。

参考にしていただき思い出していただけると幸いです！