管理組合の役員って?~新築マンションで初めて役員になったときの取り組みについて~

江郷遥香 江郷遥香

はじめまして。

あなぶきハウジングサービスの江郷です。

 

さて今回は夢のマイホーム(分譲マンション)を購入し、入居されたのちの約1年間のマンション管理についてご紹介させていただきます。

入居数年後にマンションの役員が回ってくることは一般的で、お知り合いの方で役員を経験されていれば、ざっくりでもイメージを持つことができるかもしれません。

しかし、新築マンションで第1期目の役員は皆さんがなかなか経験できるものではありませんし、不安もあるかと思いますので、そんなときに本ブログを参考にしていただければとな思います!

 

マンション管理とは?

分譲マンションを購入するとマンションオーナー(区分所有者)となり、所有者全員でマンション管理を行うべく「管理組合」が発足されます。

この管理組合とは、区分所有者が区分所有法(建物の区分所有等に関する法律)に基づいて結成される団体のことで、マンションオーナー(区分所有者)となったその時から自動的に組合員としての資格が生まれますので、マンションを維持管理する当事者の一員となります。

逆に、マンションオーナー(区分所有者)で無くなった時は自動的に資格を喪失します。

マンションの管理とは、一定のルール(管理規約・使用細則・総会での決議)に基づいて、建物や敷地及び付属施設を管理・使用していくことや、良好な共同生活を維持していくことを指しており、管理組合でおこなっていく必要があります。

しかしながら、管理組合が行わなければならない業務は多岐にわたり、専門知識(法令など)も必要となりますが、皆様それぞれお仕事をされているため、専念することが難しい場合が多いかと思います。そこで、多くの管理組合はマンションの管理業務を、専門に行う管理会社に業務を委託しています。

管理会社は管理組合のパートナーとして煩雑な業務を代行し、必要に応じて適切な助言・アドバイスを行う等、安心・安全なマンションライフのお手伝いをさせていただいています。

 

設立総会って?

マンション引き渡し後3カ月以内に設立総会が開催されることが一般的です。(設立総会とは初めて開催される総会のことを指します)

この設立総会にて役員の輪番(来期以降の選出方法)や初年度予算・事業計画、管理委託契約の締結について決議を行います。

・予算(各所有者から徴収している管理費・修繕積立金の収支計画)

・事業計画(理事会・総会、清掃・各設備の点検、修繕の計画)

・管理委託契約(管理組合と管理会社との管理委託契約を締結)

設立総会以降は第○期通常総会や○○年度通常総会など名称は異なりますが、年に1回総会が定期に開催されます。

 

理事会とは?

設立総会にて選出された役員メンバーにて定期的に会合を開き、管理会社からの報告を受けたり、マンション内の問題などについて話し合っていきます。

また、管理規約や使用細則にルールが定めてありますが、マンション標準管理規約に基づいた標準的なものになっておりますので、実際のマンションに住んでいる所有者の方々にて積極的に意見を出し合います。

この時、管理会社は必要に応じて適切な助言・アドバイスを行う等適切な運営が行えるようサポートしておりますので、質問やほかの同規模マンションでの事例なんかも紹介してもらうこともできますので、うまく活用してもらえたらと思います。

 

初期の時期に定めておきたいルールは?

①空き区画発生時の募集ルール

マンションの収支会計には駐車場利用料金も見込みれていることが一般的です。

そのため、空き区画ができてしまうと当初の見込み額と合わず、会計が初年度から赤字会計になってしまう恐れもあります。(赤字会計になってしまう場合、支出科目・管理費の設定額の見直しが必要になってくる場合があります。)

駐車場の解約は使用を終了する1ヶ月前までに予告解約と定めている管理組合が多いかと思いますので、早い段階から空き区画発生時の募集ルールを定めておくことで稼働率低下を防止し、例えば2台目以降の契約希望者への迅速な対応で収入を確保すればマンション会計バランスも保つことができます。

 

②防火管理者の選任について

消防法の規定により、分譲マンション等建物全体の収容人員が50人以上の共同住宅の場合、管理権原者(一般的に理事長)は、所有者・賃借人など一般的に居住している方の中から防火管理者(甲種の資格が必須)を選任し、管轄の消防に届け出ることが義務付けられております。

詳しくは過去ブログにて

竣工後数年間未届けの場合、消防署より指摘・注意がありますので、速やかに届出ましょう。

どうしても引き受けてくれる方がいないという場合には管理組合にて受講費の負担を行うなど、協力することで解決できる場合もあります。

 

③町内会への加入について

管理組合への加入とは異なり、町内会への加入は強制力がないため原則加入は任意となっております。

周辺地域とのコミュニティの観点から考えた場合、町内会との関わりは重要であるため、メリット・デメリットを考慮したうえで所有者全員の意思で町内会に加入されることがベストだと思います。

加入方法についても管理組合全体で加入する場合、希望者のみ個人で加入する場合とありますが、町内会によっては、加入方法が限られている場合もありますので、まずは確認を行ってからの方がよいでしょう。

 

最後に

いかがだったでしょうか?

設立総会や初期に決めておきたいルールなどご紹介させていただきましたが、管理組合とはどのような組織になっているかイメージすることができましたでしょうか?

「管理費を支払っているんだから管理会社に任せておけばいい」ではなく、あくまでもマンション管理の主体は所有者である皆様です。

役員に選出された任期だけでなく、生活するうえで過ごしやすいルール作りや見直しを行っていくことがポイントになりますので、管理会社と良きパートナーシップを図りながら、住みやすい環境つくりを行っていただけばと思います。

 

また、マンションの運営をサポート・補助できるのが管理会社だと思っておりますので、何かお困りごとがございましたらお気軽にご相談ください。

 

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江郷遥香

江郷遥香

あなぶきハウジングサービス 開発事業本部
江郷 遥香(えごう はるか)

福岡県出身。2018年に新卒入社。
分譲管理事業部でフロントマンとして3年間現場を経験し、現在は分譲マンションの管理会社変更をお手伝いする営業を行っております。
現場経験を活かし、皆様のマンションライフ生活が快適に過ごせるご提案ができるよう意識しております。
このブログを通して少しでも「あなぶき」に興味を持ってもらえるよう発信していきますので、よろしくお願いいたします!
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