皆さんお久しぶりです！
あなぶきハウジングサービスの加茂です。
最近は寒さが一段と増してきて、冬の訪れを感じるようになってきましたね。
私は寒さが苦手なので、体調管理には特に気を付けて生活をしていきます。
さて、新入社員の私たちは支店に配属されてから半年が経ちました。
分譲管理の全新入社員は自分の担当マンションを持ち、日々奮闘しています！
そして、分譲管理の1年に一度のビッグイベントである、通常総会を開く社員も出てくるでしょう。
私も数回通常総会を経験しましたが、まだまだ慣れません…
今日はそんな通常総会について詳しく説明していきたいと思います！
通常総会とは
ではまずはじめに、そもそも「総会」とは一体どのようなものなのでしょうか。
簡単にいうとマンションのお部屋を所有している方々（区分所有者）の意思を統一し決定する場が総会です。
分譲マンションを購入すると、購入者はそのマンションの「管理組合」に所属します。
株式会社では年に１回、株主総会が開催されますが、分譲マンションでも、年に１回、決算月の2～3ヵ月後に「通常総会（定期総会）」が開催されます。通常総会では、1年間の事業報告、決算報告、来期の予算の報告、来期行われる工事や点検の説明、役員の選任などを行います。また、廊下や屋上などの共用部や、マンションの外観が大幅に変更される工事についても、総会の承認が必要となります。
また、通常総会は原則として毎年同じ月に開催されますが、緊急で決議する必要がある場合、「臨時総会」を開催できます。
当然ながらマンションは戸建てと違い、多くの方の共有物ですので、総会でしか決定できない事項が多くあります。そのため、「総会」とは管理組合における最高意思決定機関といえます。
今回はその通常総会について触れていきます。
総会までの流れ
総会までの大まかな流れとしては、以下の通りになります。
総会は年に1度しかない大事な集まりなので、話し合うことも盛りだくさんとなります。
円滑に会を進行させるためにも事前の準備が一番大切となります。
通常総会は理事長が招集し、議長を務めます。少なくとも２週間前までに、会議の日時・場所・目的を示して管理組合員に通知・掲示します。マンション以外にお住まいの外部オーナーの方には、届出されている住所に送ります。標準管理規約（マンションのルールの見本）では、決算月から2か月以内に総会を招集しなければならないとあります。また、総会の前に一度理事会を開かなければならず、総会の議案についての協議をします。
これを決算理事会といいます。
新入社員はこの流れになれないと、気付いたころには決算理事会直前になり、血眼で議案書を作ることになるので、注意が必要です。
次は決算、決算理事会、総会について説明していきたいと思います。
決算
決算では、マンションの収入、支出を計算し、それをもとに来期の予算を作成します。決算の月はマンションごとに異なります。決算の月に入ると、来期の工事のプランニング会議を行い、一年間の点検の報告書などを確認し、指摘事項があれば工事の見積もりを取得します。
また、1年間の点検の報告書や総会に必要な書類が大量に届くため、マンションの決算が重なると机の上が大変なことになります。
分譲管理で忙しい時期は、決算の重なる月だと思います。決算が重なると、並行していくつもの物件の総会の準備をしなければならないため、スケジュール管理がとても重要になります。
決算理事会
決算の１か月後に決算理事会が開かれます。決算理事会では、役員が集まり、担当者が作成した議案書をもとに協議を行います。ここで承認された議案は、総会に上程されます。
議案書の内容は主に以下の議案があります。
・事業報告（1年間どのような活動を行ったのか、どのような点検を行ったのか）
・決算報告（管理組合の管理費・修繕積立金等は、予算に基づいて運用されているか）
・大規模工事、管理規約・使用原則の改定、管理費・修繕積立金の改定等・・・
・次期予算案(今期実施した事業計画を基に次期の事業計画の決定も含む)
議案書の素案は、通常総会前最後の決算理事会までにフロントが作成し、役員の方と内容を確認します。
決算理事会で確認を行い修正した議案書は、各マンションの管理規約によって異なりますが、多くのマンションでは総会が開催される2週間前までに各組合員の方へ届くようになっています。
また、決算理事会では、理事長に多くの書類に押印を頂きます。また、総会後に押印をもらう書類もあるため、混乱しないように注意しなければなりません。
総会の前に
決算理事会が終わり、総会までに1か月の期間があります。その間にも様々な準備があります。
まず、総会の会場の予約をしなければなりません。役員のみなさんの都合のいい日程を伺い、候補日を決めて会場を予約します。他のマンションの総会や理事会とかぶってしまって予約ができないことも多いため、早めに会場をおさえるよう注意をしなければなりません。（万が一空いていなかったときの日程再調整を行わなければならないため大変です。）
そして、総会までに出席票、議決権行使書、委任状を集める必要があります。総会を開くためには、これらを組合員数の半数以上集めなければいけません。議案の種類によっては3/4以上集めなければならないものもあり、意外と大変です。集まりが悪い場合、他の社員の方に協力していただき、未提出の方に電話をすることがよくあります。
こちらの書面を提出していただきます。
総会
いよいよ総会当日です。総会は基本的に、土日に行われます。休日にも関わらず出勤しないといけないの？と思うかもしれませんが、その場合、別日に振替休日を取ることができます。振替休日を使って連休を取れたりするので、個人的にはかなり働きやすいです。
総会では、決算理事会で上程された議案について、所有者の方に説明を行い、承認をいただきます。基本的に話す内容は決算理事会と同じになるので、質疑応答の準備をしっかり行えば、スムーズに進められます。
総会の後は
総会が終わると、「議事録」を作成します。
会議の内容や決定事項などをまとめたものを全戸へ配布して総会内容を共有します。
記憶の新しいうちに書くのが一番いいのですが、数日空いてしまったり他の管理組合の理事会や総会を挟んでしまうと、驚くほど記憶がなくなってしまいますので、総会中は必死にメモを取ります。
終わりに
総会の流れについてイメージできたでしょうか？
前回のブログに引き続き業務に関わることを紹介してきました。研修や支店に配属されてから多くの事を学ぶと思います。そんな時に、学生の皆様はこの記事を見返していただけたらきっと業務の役に立つと思います。何事においてもそうですが事前準備がとても大切になってきます。わからないことはそのままにせず、今のうちに人事の方々に質問しておきましょう！
それでは！また次回のブログでお会いしましょう！
加茂卓朗
加茂 卓朗（かも たくろう）
2022年卒の新入社員です。
福岡県出身で、高校まで野球を行っていました。
配属先では、マンションの管理をしています。
新入社員の目線で研修内容や業務について発信していきます。
精一杯頑張りますのでよろしくお願いいたします !
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