分譲マンション管理を行う新入社員 初の通常総会へ！

こんにちは。

あなぶきハウジングサービスの横尾です。

最近は暖かくなっており、春が近づいてますね。
昨年のこの時期はちょうど卒論発表会も終わり、まだコロナもそこまで言われて無かったため、友人達と卒業旅行でフランスへ行っていました。道に迷ったり、食事が口に合わず空腹で悩まされたり、地下鉄でスリにあいかけたり、、と様々なトラブルが起きながらも楽しい思い出でまた行きたいと思える旅行でした。
大学生の頃は4年間で他にも様々な国へ旅行していたため、旅行ができるようになったらまた海外へ行きたいな、、と願っています。

さてそんな私ですが、今年の2月は担当させていただいているマンションの理事会・通常総会への出席でスケジュールが一杯でした。今までにない忙しさで、あっという間に3月になっていました。
理事会への出席は同行を含め経験はありましたが、１年間の活動の報告・来期の予定が決定する「通常総会」は今回が初めてでした。
通常総会は理事会とは違い、多くの組合員の方に1年間の管理組合の活動報告や、各種議案の補足説明などを行うため、私は通常総会の前日からずっと緊張しており、当日は水分をとっても常に喉がカラカラでした。
今回はそのような総会開催までの準備と、当日の進行までの動きについて書かせていただきます。

1. 議案書の素案作成
2. 事業報告
3. 決算報告
4. 大規模工事、管理規約・使用原則の改定、管理費・修繕積立金の改定等
5. 次期予算案
6. まとめ

議案書の素案作成

通常総会へ向け、議案書素案の作成を行います。議案書の内容は前回のブログと被りますが主に以下の議案があります。

・事業報告（1年間どのような活動を行ったのか、どのような点検を行ったのか）
・決算報告（管理組合の管理費・修繕積立金等は、予算に基づいて運用されているか）
・大規模工事、管理規約・使用原則の改定、管理費・修繕積立金の改定等・・・
・次期予算案(今期実施した事業計画を基に次期の事業計画の決定も含む)

議案書の素案は、通常総会前最後の決算理事会までにフロントが作成し、役員の方と内容を確認します。
決算理事会で確認を行い修正した議案書は、各マンションの管理規約によって異なりますが、多くのマンションでは総会が開催される2週間前までに各組合員の方へ届くようになっています。

事業報告

事業報告は、管理組合が実施した事業や点検の日付・法定点検の検査状況について取りまとめたものです。
法定で定められている点検は、消防設備点検・エレベーター法定点検・簡易専用水道検査・連結送水管耐圧試験・特定建築物定期調査及び特定建築物の建築設備等の定期検査(※地方自治体により実施の有無は異なります)など様々あり、点検によっては実施間隔が異なるため、点検結果内容と届出が不備なく行えているのかを、通常総会の席上で確認します。

決算報告

マンション標準管理規約によれば、理事長(管理組合)は、毎会計年度の収支決算案を監事の会計監査を経て、通常総会に報告し、その承認を得なければならない(マンション標準管理規約第59条)と規定されています。
管理会社は管理委託契約によってその業務を実施し、前年度の通常総会にて承認された予算案に基づき運用された実績の補足説明を通常総会でおこないます。

大規模工事、管理規約・使用原則の改定、管理費・修繕積立金の改定等

こちらでは題名にもあるとおり、大規模工事、管理規約・使用原則の改定、管理費・修繕積立金の改定また現在マンションに設置してある機器の更新等が議案に上程されている場合、補足説明をおこないます。
マンションの設備は年数の経過により、当初の性能を発揮できなくなることがあります。また、技術革新等により性能・機能が大幅に向上していることがあります。例えば、防犯カメラはここ20年ほどの間をとってみても、画質の向上・記録媒体の発達による録画時間の著しい増加・ネットワーク機能を用いた新しいサービスの提供などがあります。設備の更新・入替は、理事会で検討し必要があると判断された場合に総会へ議案上程されます。
また以前ブログにて書かせていただきましたオンラインを活用したマンションの理事会・総会を行うための管理規約の改定も総会での審議事項となります。
オンラインを活用したマンションの理事会・総会について詳しい内容はこちらからご覧ください。

オンラインを活用したマンションの理事会・総会とは？新入社員の学び

各議案では出席された組合員の方から様々な質問を受けます。その質問にもすぐ回答できるよう、総会前には点検・工事等にかかわる各会社の担当者から事前に内容を確認し、総会当日は管理会社から分かりやすく説明ができるよう、準備します。

次期予算案

理事長(管理組合)は、毎会計年度の収支予算案を通常総会に提出し、その承認を得なければなりません(マンション標準管理規約第58条)
管理会社は管理委託契約・事務管理業務の中で収支予算案の素案の作成として、「管理組合の事業年度開始の○月前までに、管理組合の会計区分に基づき、管理組合の次年度の収支予算案の素案を作成し、管理組合に提出する」ことが必要なため、フロント担当者は理事会で検討している各事業に必要な金額を予想して次年度予算案を作成し、理事会の承認を経て総会へ上程されます。
予算案に沿って管理組合は次期の運営を行うため、素案といえども作成はとても重要です。

まとめ

通常総会について、今回は開催までの準備と当日の進行の流れについて今回は書かせていただきましたが、いかがだったでしょうか？
私自身、以前から大勢の前で話すことに苦手意識があったため、初めての通常総会は本当に緊張しましたし、事前準備をいくら入念に行っても不安が無くなりませんでした。（友人に私が行っている業務について話すと、「あの横尾が！？」と驚かれます、、）
通常総会はどのマンションも1年に1回行われるため、回数をこなし、緊張感を忘れず、自信を持って行えるようになりたいです。そのため先輩の総会に数多く同行させてもらい、決算報告時の説明ポイントや総会に上程された議案の補足説明をわかりやすくご説明できるためにはどのようにしたらよいか、また質問に対する回答要領もロールプレイングなどの研修を通じて勉強していきたいです！