寮・社宅を委託した後の流れって？？

こんにちは！あなぶき社宅サービスの村戸です。
2022年8月から弊社ブログチームの一員となりました。3回目のブログ投稿になります。

弊社は、企業様が保有される社員寮や研修センター、保養所などの福利厚生施設の管理運営、また、そうした施設での食事の提供（給食業務）等、様々なサービスを提供している会社です。
今回は企業様から新規受託後の受託開始前の準備～受託開始後の一連の流れをお伝えします。
その中でも、給食提供施設に特化した準備とさせていただきます。
もし、寮・社宅の管理の外注を検討している、管理会社変更を検討しているという企業担当者様がいらっしゃいましたら、是非ご参考になさってください！

1. 受託開始前
2. 受託開始後

受託開始前

2023年2月～私が担当となる施設の管理を開始しました！
その際に行った、開始前の準備についてお伝えします。（今まで自社、または他社さんで寮管理を行っていたところを弊社に変更することを想定してお話します）

現地確認

弊社に決定する前に見積もりの段階で現地確認をさせていただきますが、決定後もより細かく現状確認をさせていただくために、現地確認をさせていただきます。
その時には、社内の「チェックリスト」を用いて、管轄支店からの移動距離、寮の周辺情報、寮内の構造、設備、規模感等を確認します。
もし給食提供施設であれば、厨房の中、調理器具、食数、食単価などもチェックポイントとなりますね！（飲食店営業許可を取得するためにも）
受託のお話を頂いた段階で聞いている事でも、現地で確認することが大切です。

管理人の採用

次に管理人の採用です。
受託前の管理人さんを継続して弊社でも管理人をやっていただくか、新しい管理人を探すかが開始前の準備の最大の分岐点になると思います。
もちろん、現在管理人として業務を行っている方に管理人を継続していただくことが1番です。なぜなら寮の管理について全て理解しており、今後の現地確認、保健所の立ち会い等もスムーズにできるからです。ですが、管理人さんがご高齢であり区切りの良いところでリタイアしたいという方もいらっしゃいます。
この部分も受託のお話を頂いた段階で何らかの情報があると思います。

新しく管理人さんを探す時は、弊社管理施設の管理人さんの紹介であったり、違う支店で閉寮になったところの管理人さんの異動、求人等様々です。近年は求人を出しても中々応募が無く、採用困難な状態ではありますが、住み込み管理人は寮に管理人室が用意されており、水道光熱費がかからないところが多いです。そのため持ち家があっても管理人業務はできますし、今まで違う地域で管理人業務をやっていたが、地元の近くに移りたい、お子さんの近くに行きたいと考えていらっしゃる方もいます。

管理人の採用は早いに越したことはございません。ぎりぎりになってしまいますと、引き継ぎも十分にできず、企業様にもご迷惑をかけてしまいます。なるべく早く動き先を見据えてスケジュールを立てていきます。

そして管理人以外に清掃パートや調理補助パートが必要な施設もあります。パートさんは大体引き継いでやっていただけますが、給与や勤務時間等は確認が必要です。（引き継ぐ場合は従前の条件と同じ場合がほとんどです。）

厨房内の確認

食事を提供する上で衛生面は絶対に気をつけなければいけない部分です。そのため厨房内の確認は重要です。厨房内の清潔感、調理器具の使用状況、食材の管理方法、衛生管理等を確認します。
弊社は食事提供施設を多く管理させていただいていることから、HACCP（注1）に準拠した「衛生管理基準書」というものを用いて衛生管理を行います。
そして弊社管理となる施設にはまず初めにまな板、包丁、洗剤等の確認を行います。
弊社規定の数のまな板、包丁があるか（黒ずみがあったり、傷だらけのものは交換します）、またその他の調理器具（ボール・ザル等）や食器類の状況等の確認、食材の洗浄や清掃等に使用する洗剤、アルコール等も全て取り揃えます。
この厨房確認は弊社の「フードサービス推進部」という衛生・食事メニューに関して専門的に行っている部署の担当者に確認してもらいます。

（注1）HACCPとは、食品等事業者自らが食中毒菌汚染や異物混入等の危害要因（ハザード）を把握した上で、原材料の入荷から製品の出荷に至る全工程の中で、それらの危害要因を除去又は低減させるために特に重要な工程を管理し、製品の安全性を確保しようとする衛生管理の手法です。（厚生労働省ホームページより）

保健所の確認と申請

そして、厨房内の確認よりも重要なことが、保健所の確認と飲食店営業許可の申請です。この許可を貰わないと食品衛生法違反となる場合がございます。弊社管理の給食提供施設は全て、保健所への飲食店営業許可の取得または営業届出を行って運営しています。
そして飲食店営業許可を受けるためには、①食品衛生責任者の設置と②営業許可の申請が必要です。
①食品衛生責任者になるためには調理師・栄養士等の資格保持者または、養成講習会の受講による資格取得者である必要があります。
②営業許可の申請には、保健所の検査に合格する必要があります。事前に保健所がどういった部分を確認するか、必要書類等も相談すると教えてもらえるため、きちんと準備しておけば問題ありません。
保健所の検査は、訪問日等が決まっている場合があるため、早めに確認しておきます。そして検査当日は、管理開始前ですが、弊社担当者が厨房に立ち入らせていただきます。

衛生指導

開始前の準備として最後に、衛生指導を行います。今回は今まで自社、または他社さんで寮管理を行っていたところを弊社に変更することを想定してお話ししているため、あなぶきでの管理人は初めてということになります。その場合、あなぶきの衛生ルールや書類の記入方法等をお伝えします。こちらもフードサービス推進部の担当者に指導をしてもらいます。

その他にも管理業務に関する仕事内容、清掃業務、その他付随業務についてももちろん指導いたします。

以上が開始前の大まかな準備となります。

受託開始後

次に開始後の流れについてお伝えします。
開始後は食事提供施設の管理人には、新人教育として3ヶ月経過まで、1ヶ月に1度衛生検査を行います。
開始前に衛生指導を行っていますが、実際やってみての疑問やルールの再確認、意識の定着のために行います。
管理人さんが変わっていない場合は、始めは今までこんなことしていなかった等困惑されることもありますが、食中毒を出さないための指導と理解して頂き協力してもらっています。
また初めての管理人さんは最初から会社のルールとしてきちんとお伝えすることが大切です。
そして3ヶ月経過後は管理人さんの衛生管理能力によって今後の衛生検査の頻度を決定します。

他にも1年に1度施設従業員（管理人、パート含む）向けに研修会を行っています。毎年どういったことを管理人さんに知ってもらいたいかを社内で検討し、紙の資料や動画等を作り研修しています。（コロナ流行前は集合研修をしていました）
過去に研修会検討会のブログもアップしていますので、御覧ください。（施設従業員さん研修会～準備健闘記～という題名になります）

以上が受託開始後の流れとなります。
文字にしてみると開始前の準備の多さにびっくりしますね💦
最初に徹底的に準備、指導をしておくことが今後の運営のためになります。
何事も準備が大切ですね！自分で書きながら改めて実感しました。

弊社は、創業５０有余年、企業様が保有される寮や社宅など社員の皆様の住居施設を中心に施設の管理や給食の提供を行ってまいりました。
永年培ってきたノウハウ、経験と実績に加えて、“あなぶきグループの総合力”を活かしたサービスの提供に努めております。あなぶきグループだからこそ、お届けできることを常に考えて、お客様の施設に関する様々なお困り事を一緒になって解決してまいりたいと思っております。

施設の管理･運営に少しでもお困りのことがありましたら、是非あなぶき社宅サービスにご連絡ください。

弊社ホームページ　⇒株式会社あなぶき社宅サービス