分譲マンション管理員|管理員のチーム化

岡田洋二 岡田洋二

こんにちは、マンション管理員の指導・研修を行っている岡田です。

当社では各支店において所在が近いマンション5~10棟で1つのチームを作っています。
今回は管理員のチーム化について紹介させて頂きます。

無題

目次

  • チーム化の目的と概要
  • チームとして目指すこと
  • 管理員からの意見
  • まとめ

管理員チーム化の目的と概要

管理員業務は殆どのマンションで1人勤務になります。

仕事上の相談は担当フロントになりますが、フロントも何物件も担当を持っていますので全ての管理員への対応が難しい状況です。

そこで私達ライフサポート課(LS課)がフロントに代わり清掃や勤務状況等の相談に乗ります。
しかし私達も各拠点の全てのマンション管理員の担当をしますので、私の場合は約100名の管理員の指導、相談を行っていかなければなりません。

そこで同じ仕事を行っている管理員同士が相談しあえる環境つくりの為、チーム化を行っています。

具体的なチームの目的と概要

○休みの場合にゴミ出し協力、代行勤務を行う。
○連絡網を作成して、緊急時の連絡や業務連絡等を行う。
○現場研修や懇親会などもチーム単位で行う。

チーム内に1人世話人をおきます。チームで集まる時の集合場所を決めます。
(最初はファミレスで行うチームが殆どでしたが、落ち着いて話が出来ない等の理由から管理員室や支店の会議室を利用するチームも出てきました。)

後はチームごとで定期的に集まり、必要があれば私達ライフサポート課も参加します。

2月に1回のペースで集まっているチームが多いようです。

チームとして目指すこと

○自分が所属しているチームに対して愛着を持ちましょう。
○みなさんはチームの一員であることを意識しましょう。
チームのメンバーは仲間ですのでお互いに助け合いましょう。
○チームのメンバーは仲間ですのでコミュニケーションを取り合いましょう。
チーム全体で仕事のレベルアップを図りましょう。
○お互いに知っている知識や秘訣があれば教え合いましょう。
○苦手な分野があれば相談し合いましょう。
○チーム内のマンションを見学し合い、チーム内の職場を知りましょう。
災害や緊急事態が起こったときはチーム内で協力し合い対応しましょう。
○チーム内で新しい管理員さんが見つからない場合は知り合いなどを紹介しましょう。

管理員からの意見

あるチームの世話役から会合の後に手紙を頂きましたので内容を紹介します。

——–手紙の内容—————————————————————————————-

マンション内での困りごと、トラブル対応の成功例、失敗例の情報共有が出来れば助かります。
各マンション管理員の方はそれぞれ大小ある中でそれぞれ対処なさっていると思いますが、他マンションでの情報は非常に参考になり、自分にとってもベストな方向への対処になると思います。

自分の勤務マンションの例としては居住者全体のゴミ出しマナー問題ですが、ルール無視の方が相変わらず無くならない事です。

指定日以外に出す、 分別しないで出す、 入口の扉のあたりに置いていく

等があり、何度も掲示物にて注意と協力をお願いしてきました。

最近ゴミ置場の扉を開けると市販のセンサーライトが点灯するようにしました。掲示物も新たに作成し、多いくらいに貼って注意と協力を促しました。

それから徐々に改善され、時間とともにマナー改善にもつながっています。
他マンション管理員もそれぞれ表に出さない問題を抱えていると思います。情報共有ができれば参考になり日々の勤務にも役立つと思います。

管理員チーム会合を開催させて頂き、ありがとうございます。
諸問題の内容によってはご指導ご相談をお願いする事もあり、案件によってはチームでは結論、対処が出来かねる事も出てくると思います。

良い対処をお願い申し上げます。セザール第二○○ 管理員○○


別のチームでは世話役が毎月チーム便りを発行して、情報の共有を行っています。

現在ではチーム同士の懇親会も行われているようで、チーム毎の活動に随分と差が出てきています。

チーム活動は仕事ではありません。
ライフサポート課としては、これからも各チームに世話役のサポート的存在でとして関わっていきたいと思います。

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まとめ

管理員のチーム化で「個人」から「チーム」で地域に活かされ生きる存在になります。
次回は「優秀管理員」についてご紹介します。

 

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岡田洋二

岡田洋二

あなぶきハウジングサービス 東京北支店:岡田 洋二(おかだ ようじ)
分譲マンションは管理員さんで決まる!ライフサポート課では管理員(ライフサポーター)の採用・指導・研修を行っています。清掃は“心”をモットーに、ライフサポート課6名で力を合わせ、ライフサポーターのスキル向上を目指しておりますので、宜しくお願い致します。これからマンション管理員の清掃や指導・研修などの現場に関する情報を発信していきます。
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