こんにちは、三原です。一時期の寒さが嘘のように暖かくなってきました。普段マンションの居住者の方から「何かイベント（行事）をやりたいなぁ」というご相談を受けることがあります。「活気と幸せに満ちたマンションにしたい」という想いを感じて、一生懸命お手伝いをさせて頂いております。「居住者イベント実施は大変なのではないか」と思われるかもしれませんが、決してそんなことはありません。以下に説明する手順をご参考いただければ幸いです。
目次
- 手順１ マンション居住者イベントをする目的を考える
- 手順２ 目的に沿ったイベントを企画しましょう
- 手順３ イベントの企画から実施に向けて
- 手順４ イベントが終了したら、反省会を実施してみましょう
- まとめ
手順１ マンション居住者イベントをする目的を考える
まず最初の手順ですが、やみくもにイベントをやればいいというものではありません。まずは「マンション居住者イベントをする目的を考える」ことが大事です。
マンションは多くの方が居住されており、マンションごとに様々な課題等を抱えていることでしょう。
「居住者の入れ替わりが多く、新しく居住された方の顔がわからない」「マンションとともに居住者の方々の年齢層が上がってきている」「地域的に災害の心配があり、対策を講じたい」「この近辺で不審者情報が多発している」「居住者のマンション運営に対する関心が低く、年々総会の出席者が減っている」「居住者のマナーが悪く、設備等をきれいに使ってくれない」…マンションごとに様々な課題があり、これを改善するための一方法として、「マンション居住者イベントを実施しよう」という話が出てくるのです。
そこで「このマンションにはどんな課題があるのか」「どうしてイベントをやりたいのか」、というイベントをする目的を考えることが最初の手順です。
この目的は大きく分けて「①居住者間のコミュニケーションを図りたい」「②居住者の防災・防犯意識が高めたい」「③居住者のマンション管理組合の運営に対しての意識を高めたい」の３つに分かれるでしょう。
まず「①居住者間のコミュニケーションを図りたい」については、マンションによって連絡網や回覧板等の様々な工夫をしているでしょうが、居住者イベントを実施することによって普段から自然にコミュニケーションを図ることができます。
また「②居住者の防災・防犯意識が高めたい」については地域の町内会等でも防災・防犯に関する互助を目指してはいますし、個人単位でもある程度の備えをすることはできるでしょうが、居住者イベントを実施することによってマンション単位でも防災・防犯意識を高めていくことができます。
さらに「③居住者のマンション管理組合の運営に対しての意識を高めたい」については、居住者イベントを実施することによってマンション管理の内容やマンションに関する情報や問題点を共有することができ、「マンションの設備はみんなの財産であり、マンションの問題はみんなの問題である」と考えることができるようになります。この積み重ねによってマンションの諸問題に対する関心が高まり、ひいては総会の出席率が上がり、組合運営がスムーズに運ぶことになるのではないでしょうか。
手順２ 目的に沿ったイベントを企画しましょう
次はそれに合ったイベントを企画しましょう。ではどのようなイベントを開催すれば良いのでしょうか。目的別にご紹介します。
コミュニケーション形成
新年会、祭り、クリスマス会、七夕会、もちつき大会、総会後親睦会、大規模修繕工事竣工慰労会、不用品交換会、フリーマーケット、花火大会見学、コンサート見学、クリスマスイルミネーション設置会などが挙げられます。
防犯・防災意識の向上
消防訓練（通報・消火訓練、AED操作説明、応急救護・搬出訓練、煙体験車・地震体験車）、防災館見学、非常災害食試食会、防災に関する懇談会、インターホン見学、防犯講習会参加などが挙げられます。
管理組合運営への意識向上
マンション美化清掃、プランターを用いたガーデニング会、植栽剪定（枝切り、草むしり等）、共用設備（消防設備、給水設備など）見学会、設備点検作業見学、各種修繕工事見学、自転車登録会などが挙げられます。
手順３ イベントの企画から実施に向けて
手順２で目的にそったマンションイベントが決まったら、今度はそのイベント実施に向けて準備を始めます。まずは日程決めです。多くのマンションでは土曜日・日曜日・祝日で企画をしますが、できるだけ居住者が集まれるようにするポイントは「管理組合役員が出席できる日時」、「連休を外す」、「過去の総会開催日時と出席者数を確認して一番出席者が多い日時を選択する」の３つです。イベントはできるだけ多くの方が出席できる方がその効果も大きいものです。日時と共に確認すべき内容が予算の確認です。予算は総会で承認を受けた金額となるため、初めてイベントを企画する場合は総会の際に組合活動費として予算を計上する必要があります。予算に応じてイベントの規模も左右されるため予算決めは慎重にしてください。
その後は役割分担を行います。大規模なマンションでは理事会の他にイベント担当の委員会を設置する管理組合もありますが、一般的には理事会で役割分担を行います。会場の確保や物品の購入出席者への案内や当日の役割分担も行います。 しっかりと準備をすすめてイベントに臨みましょう。 初めてイベントを開催する管理組合は準備やイベント当日の進行などは管理会社のアドバイスを受けながら進めるとよりスムーズにすすめることができます。
手順４ イベントが終了したら、反省会を実施してみましょう
イベントが無事に閉会したら、イベントの企画・運営に関わった皆様で打ち上げ（反省会）をしてみてはいかがでしょうか。
たとえば「今回５万円の予算で計画していたけれど、実際にやってみたところかかった金額は５万円を少しオーバーしてしまった」という収支の報告があったときに、どうすればもっと金額を抑えられるかという意見や、その意見を受けて次回開催する時は備品の購入先を変えてみようかといった意見が出ることもあるかもしれません。同じ空間でご飯を食べたりお酒を飲んだりしつつ、イベント実施までの反省点や良かった点を出し合うことで次回のイベント実施にもつながる可能性が高まりますし、居住者同士のコミュニケーションをはかることができるのではないでしょうか。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
一言で「マンション居住者向けイベント」といっても、実施の目的に応じて実に様々なイベントがあります。
こちらの記事が皆様のイベント実施のお役に立てれば幸いでございます。
ぜひこうした居住者参加型のイベントを通して「活気と幸せに満ちたマンション」を皆様で作り上げてください！
三原 章
はじめまして！三原章と申します。入社以来10年以上、管理フロントとして業務に従事しております。長年フロント業務に従事してきた経験に基づくお役立ち情報や事例などを配信していきたいと思っています。宜しくお願いいたします。
保有資格：管理業務主任者・宅地建物取引士・マンション管理士
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