マンション役員の方必見!マンション総会の成立要件と決議要件のポイント

北林真一 北林真一

マンション総会運営の基本

いつもの総会風景。最初は少し緊張・・・。そして議長が「総会次第」に基づき、議事を進行していきます。

実は、この手続きには、いろいろなルールがあります。

■総会次第

一 総会招集者の挨拶

二 議長の選任

三 定足数確認

四 総会開会宣言

五 書記指名

六 総会議事録署名人指名

七 議案審議

第1号議案 ×××××

第2号議案 ×××××

第3号議案 ×××××

総会閉会宣言

今回は、標準管理規約に基づく「総会の成立要件と決議要件」について、まとめました。

1

 

総会成立要件

■総会は重要なイベント

総会は、区分所有法により年1回の開催が義務付けられています。(区分所有法第34条2項)
したがって、少なくとも年1回開催し、『収支決算』『事業報告』『収支予算及び事業計画』については決議を経る必要があります。

 総会の会議は、議決権総数の半数以上を有する組合員が出席して(定足数が満たされて)、はじめて成立します

 つまり、必要な定足数及び出席組合員(議決権行使書の提出及び代理人を含む)の議決権数を確認し、議決権総数の半数以上を有する組合員が出席することを要します定足数に満たない会議は、流会となります。

定足数」とは、標準管理規約上、そもそも総会が成立するために必要な要件ですが、この定足数は「半数以上」であり、過半数ではありません。

例えば、議決権総数が100である場合、定足数は50です。(過半数ですと51ですね)

▼ちょっと、総会の開催場面を想定してみましょう。

総会開会宣言の前には、以下のように「定足数確認」が報告されます。

「本日はご多用のところ出席いただきありがとうございます。定刻となりましたので、○○管理組合の第○期通常総会を開催いたします。

当管理組合の事業年度末○月○○日現在における組合員数は○名、及び議決権総数は○個となっています。

本日出席の組合員数は、本人出席が○名、委任状(代理人)による出席が○名、議決権行使書による出席が○名の合計○○名です。

本日出席の議決権数は本人出席が○個、委任状(代理人)による出席が○個、議決権行使書による出席が○個の合計○○個です。

本日は組合員総数及び議決権総数の各4分の3以上で決する特別決議事項がありますが、組合員総数及び議決権総数のいずれも4分の3以上の多数があり、規約第○○条○項の規定に基づき、本総会は有効に成立しましたことをご報告申し上げます。

小規模のマンション(総組合員数=総議決権数)の場合受付での集計によりますと、・・・・・。

総組合員数○に対し、出席者○、議決権行使者○、委任状提出者数○、合計○の議決権数となっています。したがって、規約第○条第○項に定める総会成立の定足数を充たし、本会議が総会として成立することを確認しました。」

決議事項の制限

標準管理規約第47条9項では、総会においては、“招集通知であらかじめ通知した事項についてのみ、決議ができる”としております。

駐車場改修工事の議案を審議しているのに、自転車・バイク置場も一緒に工事をする決議はできません。

しかし、規約で別段の定めがあれば、特別決議事項以外の事項(つまり普通決議事項)については通知していない事項も決議できます。この場合の「別段の定め」とは、例えば「集会においてあらかじめ通知した事項でなくても決議することができる」旨の定めのことです。

決議要件

■議案には、『普通決議事項』と『特別決議事項』の2つがある

区分所有法には、議決権について「区分所有者数」と「議決権数」の2通りを規定しています。

標準管理規約では、総会の議事は、特別決議事項以外の事項(普通決議事項)については、出席組合員の議決権の過半数で決するとしています。以下に、総会で決議する議決事項の種類議決要件を分りやすくまとめました。

普通決議事項

普通決議事項は、議決権数と区分所有者数の各過半数の賛成によって決議しますが、議決権数だけの過半数だけと規約で定めることができます。

図1

特別決議事項

集会の決議事項は、原則として区分所有者および議決権の各過半数で決しますが、重大なものについては、議決権数と区分所有者数の各4分の3(5分の4)以上の賛成によって決議します。特に慎重を期すべき事項は、特別の決議によるものとし、これは一部の例外を除いて、定数条件の変更はできません。

図2

注意

「総会成立要件は、議決権総数の半数以上を有する組合員の出席が必要」。が「普通決議の議案の場合は、出席組合員の議決権の過半数で決する」。
「半数以上」と「過半数」を間違えないようにしましょう。

繰り返しになりますが、「半数以上」の“以上”はその数を含みますから、50以上となり、50も含まれます。「過半数」は、全体の半数を超える数ですから、51以上となり、50は含みません。

まとめ

管理組合の活動はその大半が記録の必要性を持っています。

総会では、開催日時、開催場所、出席者、総会定足数、議長、議題、主な検討点、議題ごとの結論等を議事録に正確に記す必要があります。特に、総会の成立要件と決議要件が不適切ですと、もめごとがあった場合、総会の成立や議案の承認に疑義を持たれます。

総会の成立要件と決議要件のポイントをしっかりと押さえておきましょう。

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北林真一

北林真一

あなぶきセザールサポート 北林 真一(きたばやし しんいち)
大学卒業後、一貫して不動産業界に従事してきました。
皆さまの大事なお住まい(マンション)のことは私にお任せください。
【得意分野】・合意形成の進め方 ・大規模修繕工事
【モットー】謙虚であれ、誠実であれ
【特技】日本酒と音楽(邦楽除く)は少しだけ詳しいです。
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