皆さんこんにちは。穴吹ハウジングサービス開発事業本部の仙波です。
本日は、マンション管理会社を変更するまでに実施することを確認行きます。
管理会社の変更には通常の管理組合運営と比較するとやはり労力がかかってしまいます。
今回の記事では管理会社変更、次期管理会社での管理開始までのうち、前編5つをお伝えして、いきたいと思います。
管理会社変更の検討を始める
前回の記事でも、お伝えしていたような管理会社の変更要因が起きた場合、管理会社変更の検討を始めます。
前回の記事はこちらをクリック
理事会や総会で『管理会社の検討』を進める旨を周知しておくことが大事です。
周知しておくことで、組合員の皆様に理解いただけるため、今後のプレゼン・総会などが進めやすくなっていきます。
各管理会社に見積書の依頼を行う
次に、各管理会社に見積書の依頼を行います。
見積書の取得は３社程度に依頼するのが、良いかとおもいます。
依頼会社が増えていくと、各管理会社とのやり取りも大変ですし、見積書の精査に時間を要すため時間がかかります。
個人的には3社程度に依頼をかけるのが現在の管理会社の金額・内容と比較も容易ですし、見積り管理会社からの提案内容の確認もできるかと思います。
見積書を依頼する管理会社の選定については、さまざまありますが、インターネットで
検索でも構いませんし、マンション管理新聞に毎年掲載される『管理戸数ランキング』な
どから選定するなど方法があります。
また、各管理会社の系列ごとに取得するのも1つです。
見積書取得のため、各管理会社と面談を行う。
見積書の依頼を行う会社が決まったら、各管理会社と面談を行います。
当社の場合、面談時に現在契約している管理委託契約書、実施している保守点検等の報告書等の確認を行います。☚重要ポイント
最新書類でないと現行と点検回数が変わっていたり、仕様が変わっているなど、現行の内容と乖離が出てくることがありますので注意が必要です。
また、当日マンション内の巡回を行い、気になる点、設備等の写真を撮るようにしています。
当日は、見積書を依頼した会社に気になることなどをまとめておいて質問をしてみてください。
管理会社の人となりが見えてきますし、管理会社ごとに特徴がありますので、自分たちのマンションのカラーとマッチするかなど確認してみてください。
例：担当予定の支店・営業所のこと、管理会社の強みなど
管理会社は、現地調査後に見積書を作成しますのでおおよそ1か月のお時間を頂戴しますので、余裕をもって依頼いただければと思います。
見積書の内容を精査する。
各社から見積書が提出されたら、見積書の内容を精査します。
依頼していた見積書の内容が正しく提出されているか、提案されている内容が無茶な内容でないかなどを理事会で検討してみてください。。
管理員さんの勤務を例にしてみると…
現在：平日（週5日） 09：00～17：00
提案：平日（週3日） 09；00～12：00
毎月の金額は抑えられる提案かもしれませんが、マンションの美観維持やサービスの質といった意味ではかなり無理がありますよね。
このような内容でないかチェックしてみてください。
各社の見積書を並べて、一覧で確認ができるような比較表を作成すると分かりやすいです。
各社プレゼンテーション会の実施を行う。
見積書の内容精査が出来れば、各社にプレゼンテーションを依頼します。
ここで、見積書を取得したすべての会社からプレゼンテーションを聞いてもいいですし、管理会社を絞ってからでも問題ないかと思います。
プレゼンテーションでは各管理会社の会社概要・事業内容・各管理会社の強みはもちろん、マンション管理に対しての
下記にプレゼンテーション会の一例を記載してみますので参考にしてみてください。※3社の場合
10：00～10：30 Ａ社
10：45～11：15 Ｂ社
11；30～12：00 Ｃ社
各社の間にある15分間で管理会社の入れ替え、資料配布などを行います。管理会社によっては、プロジェクターなどを使用してプレゼンテーションを行いますので機材の撤収などを行います。
プレゼンテーションについては、理事会プレゼンテーションを経て、全体プレゼンテ
ーションでも構いませんし、全体プレゼンテーションのみ実施でもどちらでもいい
と思います。マンションの規模や特徴から選んでみてください。
プレゼンテーション実施後、アンケートや協議において次期管理会社の選定を行い
ます。
ただし、アンケートにすると、実際にプレゼンテーションに参加された組合員とプレゼ
ンテーションに参加されていない組合員で選定する管理会社が全く違うことがごくまれ
にありますので、ご留意いただければと思います。
選定後、各管理会社に選定の結果を伝え、次期管理会社には内定の旨をお伝えください。
まとめ
いかがだったでしょうか？管理会社の変更には時間がかかると思われますが、軌道に乗ればスムーズに進んでいきます。
当社では、見積書の依頼があった際に、お伝えいただければ大まかなスケジュール表をお渡ししていますのでご安心いただければと思います。
次回は後半として、プレゼンテーション後に行う内容について確認できればと思いま
す。
仙波奨真
仙波 奨真（せんば しょうま）
兵庫県神戸市出身 ２０１６年４月入社。
新卒で入社後、７年分譲管理の業務をしていました。
現在は、管理会社の変更をお手伝いする業務に従事しています。
今までの経験を活かし、私自身が感じた疑問点等をお伝えできればと思います。
【保有資格】 管理業務主任者
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