みなさま、こんちには！あなぶきハウジングサービスの橋本です。
今回は前回に引き続きマンション管理会社を変更する際のポイント⑤～⑦です。
（前編は下記リンクよりご覧ください）
https://anabuki-m.jp/information/change/51389/
プレゼンテーションを行ってからどのように新管理会社に切り替わっていくのかご紹介します！
これまでは理事会のメンバーのみで管理会社変更について進めてきました。しかし、プレゼンテーション後からは理事会以外の居住者が関わっていきます。関わる人が増えれば増えるほど物事は進みにくいもの。理事会のみなさまにとっては、大変な時間だとは思いますが、あと少しです！
【⑤組合員の意見をまとめる】
管理会社変更について、組合員全員の意見が一致することは少なく反対意見も出ることが予想されます。
ここで意見をまとめられないと次のステップに進んでいきません。
次のステップに進めるためにも組合の意見をまとめることは重要です。
プレゼンテーションを受けてどの管理会社が良かったか、プレゼンテーションに参加した組合員の意見をヒアリングする必要があります。
理事会内だけでの意見や考え方だけでは、気づかないうちに偏った考えになる可能性もるあので、理事会以外の居住者の意見をヒアリングすることで、偏った意見になっていないか確認をしましょう。
例えば、”理事会はA社がいいと思っているが、居住者からはB社が良いという意見が多かった”という場合です。
理事会と居住者で意見が割れる原因として考えられるのが、管理会社候補と接している時間の差にあります。
A社と理事会はプレゼンテーション以前にも何度か顔を合わせているため、ある程度の関係が構築されているが、B社とは関係が構築しきれなかった。しかし、居住者はプレゼンテーション以外ではB社のことを深くは知らないため、プレゼンテーションの出来が良かったB社を選んだ。
こういった理事会と居住者の意見が割れた場合では意見の相違を無くすべく話し合いの場を設けることで、できる限り理解を得た状態で進めましょう。
【⑥組合員の意見を参考に管理会社を１社に絞る】
組合員の意見をまとめたら、管理会社の選定に入ります。今、実際に問題になっている項目に対して、どのような解決策が提示されるのかを確認し、最適な1社を理事会推薦会社として選定します。
ここで重要なのは、安かろう悪かろうにならないことです。委託費が安いからなどの金額が理由だけで管理会社を選んでしまうと管理開始後にサービスの質が落ちてしまうなんてことになりかねません。
金額だけでなく、サービスの内容や組合の抱えている問題を理解し解決してくれる会社を判断しましょう。
管理会社変更の目的は管理の品質のアップということを忘れないでください。
また、⑦の総会前に議案書の作成は、本来であれば、現行のマンション管理会社が作成のサポートをしますが、他のマンション管理会社に変更しようとしている中で、頼みにくいのではないかと思います。
そんなときは、新管理会社に相談してみましょう。そうすることで、今後お付き合いしていく際のサポート体制や会社としての対応が分かります。
【⑦総会にて管理会社変更を決議する】
新管理会社を選定したら、総会で、マンション管理会社の変更および新管理会社との管理委託契約締結の議案に対する決議をとります。ここで重要なのは管理会社変更に至った経緯等の説明です。
総会当日は、議長である理事長から、議案書に沿って以下のような説明を行います。
・管理会社の変更を検討し始めた理由
・新管理会社を選定した理由
・新管理会社の管理実績や会社の概要について
・変更した場合の契約開始日 …等
上記の説明を行うことで、管理会社変更について反対する組合員に対しても理解してもらいやすくなり審議を円滑に進めることができます。
マンション管理会社変更は、総会にて過半数の賛成にて行うことができます。
審議に入る前には、管理会社変更に対して反対意見や質問が上がることが想定されますが、事前に議決権行使書等で意思表示を行っている方もいるため、一度落ち着いた後に、審議の可否を図ることが重要になっていきます。
この総会では新管理会社の担当者も出席してもらったほうがいいでしょう。管理会社変更の議案審議の中で、参加者から新管理会社の担当者について質問が出てくる可能性があるので、担当者とは事前に顔合わせも兼ねて打ち合わせをしておくのがいいかもしれないですね。
【まとめ】
いかがでしたでしょうか。
管理会社の変更を検討してから総会にて管理会社変更の決議を取るまでの流れまでは時間も手間も必要になり理事会にとっては、大変な業務になります。
せっかく時間をかけて審議しても「管理会社を変えてみたら前の方が良かった」といったことを防ぐためにも、組合の意見をまとめたうえで管理会社を1社に選定することが重要です。
管理会社を変更する際は理事会だけでなく組合と一緒に動いていきましょう。
橋本大
橋本 大（はしもと だい）
神奈川川崎市出身 2023年4月入社
賃貸物件の管理会社を経てあなぶきハウジングサービスに入社。
現在は分譲マンションの管理会社変更をお手伝いする営業を行っております。
これまでの経験を活かして皆様が読んで“おもしろい！”と思ってもらえるようなブログを発信していきます！
保有資格：宅地建物取引士
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