あなぶきハウジングサービスの岡です。
今回は現在担当させていただいております管理組合様が管理会社への委託を検討することになった背景と選定方法について実際の事例としてお話したいと思います。
当マンションは、うどん県（香川県）丸亀市のお城が見える閑静な住宅街にある世帯数３５戸のマンションで、竣工時から理事会が中心となって２５年間自主管理で運営してきた管理組合様です。
それでは実際に管理会社へ管理業務の委託を決めるまでの一連をご紹介いたします。
マンションの概要
【世 帯 数】 ３５戸
【所 在 地】 香川県丸亀市
【管理会社】 なし（自主管理）
マンション管理会社への委託を検討したきっかけ（理事長談）
マンションの竣工から２５年間、理事会を中心に自主管理での運営を行ってきました。
３年前に遅れながらも初めての大規模修繕工事を検討することとなり、修繕委員会を立ち上げ、組合員が全員参加するかたちでスタートしました。ところが、立ち上げてみると、マンション管理や修繕工事についてのノウハウが全くないことに気づき、思うように計画が進みませんでした。そこに重なるように組合員の高齢化により、当初目指していた全員参加による合意形成も難航し、とうとう計画自体がストップしてしまったんですね。
そうした状況を乗り越えるため、まずは理事会役員でマンション管理を勉強しようと言うことで香川県下に拠点をおく３社に問い合わせることにしました。
ここが理事長様と私のはじめての出会いとなりました。
自主管理のメリット・デメリット
理事長様からの問い合わせを受け、理事会役員の皆様と面談する機会をいただき、まずは自主管理のメリットとデメリットを説明させていただきました。
メリット
・管理費用が安い場合が多い
・主体性のある運営ができる
・積極的な住民間交流がある
デメリット
・資産価値維持の難しさ
・継続性の欠如
・専門知識の不足
・理事の負担の大きさ
当初はマンション管理を勉強するために管理会社とコンタクトをとることが目的であったが、ご説明をしていく中で、当管理組合の今後を考えると、ますます自主管理の難易度が高まることに気づかれました。
これからは修繕工事を含め専門的な知識をもって資産価値を維持していくことがより一層必要となってくることから、管理会社をパートナーとして組合運営していくことがマンションの将来にとってもメリットがあるとのご判断をいただくきっかけとなりました。
マンション管理会社の選定と採用までの流れ
提案資料
各社より会社概要・サービス内容や業務委託費の提案を受ける。
※共通の統一フォームで提案を受けることで比較検討しやすくなります。
比較検討
各社からの提案資料をもとに理事会を中心に選定作業を行います。
提案資料だけでは見えない各社の特徴を知るためにも、説明会を開催しましょう。できれば、理事会役員だけではなく、組合員の皆様にも聞いていただくことが重要です。
会社選定
会社規模や委託費の金額だけで決定することはお薦めできません。
皆様が求める管理サービスの提供ができる会社を選定しましょう。
担当窓口となる拠点が近くにあることや２４時間３６５日の問い合わせによる緊急対応ができることは入居者の安心のためにも必須ですね。
総会開催
管理会社と委託契約を締結するためには、総会に議案として上程し、承認が必要となります。
管理規約に特別な定めがないかぎり、総会議案として普通決議で承認となります。
※普通決議とは総会出席者及び議決権の過半数の承認が必要です。
また、議案上程の際は、理事会が推薦する会社を事前に選定することで、円滑な総会進行が可能となります。
引き継ぎ
総会にて次期管理会社が決定したら、管理開始までの期間にいろいろな引き継ぎ作業がスタートします。
主に会計関係と過去の組合資料などが引き継ぎ項目となります。
会計関係は過去の会計内容や管理費等の引き落し口座の再登録など。組合資料は竣工時の図面や決算資料、組合運営ルールなど多岐に渡ります。
管理会社の選定基準には引き継ぎのノウハウがあることも重要となってきます。
管理開始
管理開始は総会決議から２～３か月後が一般的となることから引き継ぎ期間も考慮し、計画的に進めていきましょう。
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【マンション管理】役員が感じる自主管理の限界（メリット・デメリット）
まとめ
今回は私が担当する管理組合様の事例をご紹介いたしました。
自主管理は最も効率的で建物や入居者にとっても適切な管理運営が可能です。
しかしながら、組合員の高齢化や実際に居住する組合員の減少など、一部の組合員（理事役員）に負担が集中してしまっている管理組合が多いのも現在よく見られる傾向です。
マンション管理も建物の経年とともに専門知識が必要となって参ります。
今の管理運営の品質を下げることなく継続し続けるためにも、一度足を止めて見直してみませんか！？
岡宏樹
岡 宏樹（おか ひろき）
うどん県出身。2014年入社。
金融業界・通信業界を経て、現在は不動産業界に従事。一貫してストックビジネス事業を経験して参りました。
入社以来、分譲マンションの管理変更についてのご提案を専門に四国エリアの責任者として、毎日、西へ東へ奔走しております。
みなさまの住生活環境が快適となりますよう情報発信して参りますのでよろしくお願いいたします！
保有資格：宅地建物取引士、管理業務主任者
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