みなさんこんにちは！あなぶきハウジングサービスの仲西です。さて今回は、管理会社変更議案の作成方法について書いてみたいと思います。
理事会として管理会社を変更するにあたり、見積もりを取得し、プレゼンを経ていよいよ管理会社変更の議案を作成する運びとなった際に、この議案は現在の管理会社の利益とは相反するものになりますから、依頼しづらいですよね。そこで理事会で議案を作成する際に気を付けるポイントをいくつかご紹介します。
目次
- １ 議案書の構成
- ２ 総会の案内文
- ３ 議案書の表紙と議案書本紙
- ４ 出席通知書
- ５ まとめ
１ 議案書の構成
今回は管理会社変更の議案のみの「臨時総会」を実施することを前提にお話をさせていただきます。
ご存じかと思いますが、総会を開催する際には、原則として外部にお住いの方も含め区分所有者（オーナー）全員に事前に議案書を配布しなければなりません。この内容の構成ですが、基本的な構成は、 （臨時）総会の案内文 ＋ 議案書の表紙 ＋ 議案書本紙 ＋ 出席通知書 の構成となります。順にご説明させていただきます。
尚、管理会社によって種々の議案のレイアウトがございます。「現在のレイアウトに合わせなければ・・・」など気になるかもしれませんが、必要な内容が記載されていれば、レイアウトが現在と違ったとしても問題ありません。
２ 総会の案内文
いきなり議案書のみが届いても皆さん驚きますよね。皆様に「これから総会を開催しますよ！」とお知らせするために案内文が必要になります。必要な点は次の通りです。
■日付・・・・・配付した日を入れます。ちなみに配付する日は規約に定められていますが、通常は１週間前または２週間前になります。
■宛先・・・・・●●マンション管理組合 区分所有者各位
■差出人・・・・●●マンション管理組合 理事長●●
■タイトル・・・第●期 第●回 臨時総会開催のご案内
■本文・・・・・時候の挨拶、出席のお願い、出席通知の提出のお願い
■日時・・・・・●年●月●日●曜日 ●時より
■場所・・・・・例）当マンション集会室
■議案・・・・・例）第１号議案 管理会社変更に関する件
■出席通知書等の返信先・・・管理組合ポストなど
■その他・・・・例）別紙議案書一式をご覧ください
３ 議案書の表紙と議案書本紙
まず議案書の表紙ですが、あった方が丁寧かと思います。当日の流れなどが中心的な内容になります。
■タイトル・・・例）●●マンション管理組合 第●期 第●回 臨時総会議案書
■日時・・・・・●年●月●日●曜日 ●時より
■場所・・・・・例）当マンション集会室 ※集会室が無く、公民館等を利用する場合は公民館の住所も記載しましょう。
■議事次第・・・当日の流れを記載します。参加される方も当日の流れを理解することによって進行がスムーズになります。
例）
１ 開会（出席状況確認）
２ 議長選出
３ 議事録署名人選出
４ 議案・・・例）第１号議案 管理会社変更に関する件
５ 閉会
※尚、これから管理組合と管理委託契約を締結しようとする管理会社は、法律に基づき「重要事項説明会」を開催する必要があります。本来本議案（総会）とは別の事項になりますし、皆さんで議案を審議する前に説明する必要がある（皆さんに大切な契約の重要な点を事前に理解していただくため）ので総会の前日以前の別日に設定する場合もありますが、何度もお集まりいただくことも難しいでしょうから、多くの場合、この総会の当日に、議案の審議前に時間をとって説明するパターンがほとんどかと思います。したがって、議案書の表紙に、「当日、管理会社●●より、法律に基づき重要事項説明会が開催されます」という一文を入れておくと良いでしょう。
次にいよいよ議案書本紙になります。
■タイトル・・・・・例）第１号議案 管理会社変更に関する件
■本文・・・・・・・今回の一番重要な部分です。基本的には以下の内容を入れておくとよいでしょう。
・変更する経緯・・・なぜ今回の議案上程に至ったのか簡略に記載します。現在の管理会社に対する思いもあると思いますが、事実のみを記載し、主観的な文章にならないようにしてください。大切なのは、なぜ変更する議案を上程するに至ったのかが簡略に記載されていることです。
・議案上程までに実施したこと・・・時系列に沿い、見積取得、プレゼン、理事会を経て、候補管理会社の選定経緯を記載しておきます。
・決議事項・・・・例）管理会社を変更し、現在の●●管理会社との委託契約を●月●日をもって終了し、管理会社●●と管理委託契約を締結すること。契約金額●●円 契約期間●●～●● 契約内容（事務管理業務、管理員業務、清掃業務、設備点検業務）
４ 出席通知書
最後に出席通知書となります。皆さんがどのような形で議案に対する意思表示をするのか表す大切な書面になります。ここでは代表的なパターンでご紹介します。
■出席通知書・・・実際に出席する方が記載します。例）私は●日開催の●●マンション第●期第●回臨時総会に出席して、議決権を行使致します。●月●日 号室 名前
■委任状・・・・・出席できないが、出席するどなたかに議決権を委任する場合に記載します。例）私は●●を代理人と定め、●日開催の●●マンション第●期第●回臨時総会において、議決権を行使することを委任致します。●月●日 号室 名前
■議決権行使書・・出席できず、委任することも難しいが書面にて議決権を行使する方が記載します。例）私は都合により、●日開催の●●マンション第●期第●回臨時総会に出席できませんので、本書をもって下記の通り議決権を行使致します。●月●日 号室 名前 議案内容（賛成・反対）※いずれかに○をして意思表明する。
５ まとめ
いかがでしょう。ボリュームは多く見えるかもしれませんが、一つ一つは記載する目的さえ理解していれば、難解なものではありません。参考にしてみてくださいね。
今回のポイントです。
・変更議案の基本的な構成は、 （臨時）総会の案内文 ＋ 議案書の表紙 ＋ 議案書本紙 ＋ 出席通知書
・配付しなければならない総会までの期間は管理規約で確認しておくこと。
・議案書本紙には事実のみを記載し、主観的な文章にならないように心掛ける。
いかがでしょうか。次回は「管理会社変更総会の進め方」について書きたいと考えています！
仲西誠
分譲マンションデベロッパー勤務を経て、入社以来、分譲マンションの管理変更についてのご相談を専門に担当。
築年数問わず、マンションライフでの様々なご相談に対応しています。
現在は九州エリア全体の営業担当として、各地を行脚する日々。
皆様との新しい出会いに喜びを見出しています。
■入社８年目 ■福岡勤務
■所有資格：管理業務主任者、宅地建物取引士
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