さて、皆さまがお住まいのマンションで行われる通常総会は総会の準備・進行はスムーズに行われていますか？
総会の開催成立も困難なマンションが多い中、理事会の皆さまの準備がとても重要になってくると思います。
今回は通常総会をスムーズに開催するための4つのポイントをご紹介します。
目次
- 学校行事も理事会で把握しておこう
- 総会会場は早めに予約しておこう
- 総会開催前に理事会議事録や理事会便りで上程議案の内容を周知しよう
- 来期の理事役員には理事会の業務内容や役職を事前に説明しておこう
- まとめ
学校行事も理事会で把握しておこう
まず総会をスムーズに開催するためには、総会開催日の調整が必要です。
マンションの決算は2月と8月が多く、総会開催の時期がお子さんの運動会などと重なり出席率が下がるといったケースをよく聞きます。
このようなケースを回避するために、学校の行事なども理事会で把握しておくといいでしょう。
総会会場は早めに予約しておこう
次に出席率が下がるのは、連休前後や連休中、祝日に総会を開催するケースです。
連休や祝日はすでに予定を入れている方が多いので、なるべく避けるようにしましょう。
総会の会場予約を早めに行わないと連休や祝日しか空いていないということもあるので、総会会場がいつから予約受付してもらえるかも事前に確認しおくといいでしょう。
総会開催日の日程調整は前月の理事会で行うのではなく、遅くとも2カ月前には総会開催日を確定して事前に予約を行っておくということを心掛けてください。（※決算理事会で総会開催日を調整するのは1ヵ月前になってしまうので少し遅いと思います。）
できるだけ多くの方にご出席いただくために、総会開催日の予定は理事会議事録や理事会便りでお知らせしておくと尚良いと思います。
総会開催前に理事会議事録や理事会便りで上程議案の内容を周知しよう
総会開催日が確定したら、次に上程する議案を確定させます。
通常総会において収支決算・収支予算・役員選任・委託契約は内容が確定していると思いますが、管理組合で取り組んでいる内容（共用照明のLED化・計画修繕等）を上程し承認してもらうためには、検討をしてきた内容や進捗などを理事会議事録や理事会便りで詳しくお知らせすることが重要です。
総会で承認してもらうために理事会がどのような経緯で検討してきたかを他の区分所有者の方にも把握してもらえれば、総会時の質問も少なく、スムーズな総会進行を行うことが出来ます。
理事会で協議する時間が十分に足りていない案件を臨時総会の開催が面倒だからといって通常総会に無理やり上程し、紛糾して否決されているケースを目にしたことはありませんか？
理事会が総会に上程する議案は、全て承認してもらうために上程しているはずです。
ですが、詳細の協議時間が足りていない議案を上程したとしても総会議長が自信を持って提案することが難しいので、かえって理事会に対する不信感が生まれる可能性があります。
慌てずに理事会で協議して臨時総会を開催するよう心掛けてください。
来期の理事役員には理事会の業務内容な役職を事前に説明しておこう
総会の議案の中で意外に時間がかかってしまう議案は管理組合役員の選任ではないですか？
輪番制で役員候補が決まっているのに事前に役職の決定を行っていなかったり、総会当日に役員を辞退したいなどの申し出があって混乱してしまうと、すんなり承認されそうなこの議案も時間がかかってしまいます。
このような事態を防ぐためにも、事前の準備が大事です。
決算理事会前に立候補者の募集や決算理事会に来期の理事役員候補者をお呼びし、理事会の業務内容の説明や役職の内定を互選で決定しておくことで、スムーズな総会進行を行うことが出来ます。
まとめ
通常総会をスムーズに開催するための４つのポイントをご紹介しました。
基本的にはマンション管理会社が上記でご紹介したポイントを提案して、理事会の皆さまにお手間を取らせずに協議してもらうだけの状態にしていると思います。
そのような提案もなく通常総会の準備や開催がスムーズに行なえていないようであれば、マンション管理会社に改善要望を伝えてみてください。
松井 久弥
2000年あなぶきハウジングサービス入社。
全国１０都道府県において、管理担当・リプレイス営業・新規拠点立上げ・部門責任者に従事。特にマンション管理会社のＭ＆Ａにおいては、案件化からデューデリ・譲渡契約・お客様対応全般・統合後プロセス（ＰＭＩ）までを実践。
マンション管理士、Ｍ＆Ａシニアエキスパート。
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