オーナー様必見!賃貸マンション管理会社の変更8つの手順。~第3部~

藤川展行 藤川展行

あなぶきハウジングサービスの藤川です。
賃貸マンションを所有のオーナー様で、
『なかなか空室が埋まらない…』
『言ったことをしてくれない…』
『そもそも管理業務自体がちゃんとできていない…』
上記のような、悩みを抱えていらっしゃるオーナー様もいらっしゃるのではないでしょうか?
それぞれの課題について、解決策はあると思いますが、そもそも『管理会社の問題』だと感じていらっしゃる場合は、管理会社の変更を検討されているのではないかと思います。
今回は、前前回の第1部(①~③)前回の第2部(④~⑥)に引き続き、賃貸マンションの管理会社変更の手順~第3部~についてお伝えしたいと思います。

目次 (第1~2部(①~⑥)も含んでいます)

  • ①現在賃貸マンション経営で抱えている問題(課題)点をチェックしましょう。
  • ②地域の賃貸マンション管理会社を調べましょう。
  • ③具体的に管理内容や契約条件をヒアリングしましょう。
  • ④既存の管理会社との管理契約の解約条件を確認しましょう。
  • ⑤新規管理会社との契約手続きを進めましょう。
  • ⑥既存の管理会社がある場合は、管理解約の申し入れをしましょう。
  • ⑦賃貸マンションの契約者に管理会社変更の通知をしましょう。
  • ⑧鍵や契約書類等の引き渡しをしましょう。
  • まとめ

⑦マンションの契約者に管理会社変更の通知をしましょう。

現管理会社及び新管理会社との契約手続きが完了しましたら、契約者様及び入居者様への『管理会社変更通知』をしましょう。
主には、新管理会社が中心となり、書類の準備や、スケジュールの調整は行ってくれると思いますが、オーナー様である皆様もどのようなことを実施しなければならないかを理解しておいた方がいいでしょう。
第1部でも記載しましたが、管理会社の変更は、よほど現管理会社が契約者様や入居者様に迷惑をかけていない限り、煩わしいものです。
しっかりとした手順と、期間を設けたうえで進めていかなければ、マンションの為に進めている管理会社の変更で不満を感じて、入居者様が退去してしまっては意味がありません。
ちなみに、主に入居者様が不満を感じる点としては、『管理会社変更までの期間が短い』『管理会社変更についてちゃんとした説明がない』などです。

管理会社変更の際に案内する主な項目は下記の通りです。
・新管理会社の内容
・新管理会社への切り替えの日程
・新しい家賃等の振込先
・新しい振込先へ変更になる対象月
・修繕や退去などの連絡先
・管理会社変更に伴う提出書類
・その他管理会社変更に伴い変更なるもの

上記を参考に、新管理会社と相談のうえ手続きを進めていきましょう。
法人契約の場合は、契約者である法人様と入居者様双方へ通知が必要になる点と通知内容(支払内容)が異なる点にも注意しましょう。
一般的には、通知した内容を理解・承認した旨の覚書を、契約者様と取り交わします。(言った言わない問題を回避するため)

⑧鍵や契約書類等の引き渡しをしましょう。

管理会社変更の通知が終われば、あとは切り替えの日を待つ形となります。
切り替えの日には、『鍵』や『契約書類等』を、旧管理会社から、新管理会社へ引渡します。
パターンによって引渡し方法は異なります。
『旧管理会社 ⇒ オーナー様 ⇒ 新管理会社』のパターンもあれば『旧管理会社 ⇒ 新管理会社』のパターンもあります。
双方の管理会社さんの意向を確認したうえで、どちらのパターンするかを決めましょう。
上記に記載している、『鍵』や『契約書類等』は、オーナー様にとっても契約者様にとっても非常に大切なものです。
契約書にはもちろん個人情報等が含まれていますので、取り扱いには十分注意する必要があります。
書類だけを安易に持ち歩いたり、車の中に放置したりするのはご法度です。
受け取った契約書類等は、そのまますぐに新管理会社へ持ち込むか、まっすぐ家に帰って新管理会社に取りに来てもらうかしましょう。
なお、新管理会社へ『鍵』や『契約書類等』を引渡した際には、その場で内容を確認し、新管理会社の印鑑がある受取証を発行してもらいましょう。
(あとで受け取った、受け取ってない問題を回避するため)

まとめ

以上までが、3部にわたり長丁場となりましたが、管理会社変更の主な手順となります。
1つ気を付けなければならないことは、オーナー様の目的は「管理会社を変更するのが目的(ゴール)」ではなく、「賃貸マンション経営を良くすること」が目的です。
特に管理会社を変更したすぐの月は、振込先変更や口座振替依頼書の提出の兼ね合いで家賃等の未収が発生しやすくなります。
旧管理会社の時に当たり前だったことが、新管理会社の場合は当たり前ではなかったりすることもあります。
管理会社を変更してからしばらくは、新管理会社の担当者とよくコミュニケーションをとり、できるだけトラブルを減らすように心がけましょう。
管理会社の変更によって、より良い賃貸マンション経営になることを願っています。

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藤川展行

藤川展行

あなぶきハウジングサービス 賃貸業務推進室 藤川 展行(ふじかわ のぶゆき)
うどん県出身。穴吹カレッジを卒業後、20歳で株式会社穴吹ハウジングサービスに入社。
カーテンや照明などの物品販売営業、室内リフォーム営業、マンションの大規模修繕(外壁改修)営業を経て、賃貸マンションの管理業務に従事。現在は、高松で賃貸業務全般の効率化や、新商品の開発に携わっています。
県外への転勤の際に、自宅用に購入したマンションを貸し出しし、賃貸オーナーとしても奮闘中。。
プライベートでは、さぬきうどん研究会に入会し「さぬきうどん」について勉強しています。

保有資格:賃貸不動産経営管理士、上級相続支援コンサルタント、CPM(米国不動産経営管理士)、CCIM(米国不動産投資顧問)、マンション維持修繕技術者、宅地建物取引士等
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