こんにちは、あなぶきハウジングサービスの三河です。
さて、今回は、管理会社変更時の相談事例シリーズ第5弾
「理事会運営について」をご紹介いたします。
相談事例⑤
ケース①
【次期役員候補者からの相談内容】
当マンションの区分所有者の多くが組合運営に関心が低く、責任感もない人が多いため理事会への参加率が低く、理事会が成立しません。また、任期も1年のため継続性が保てず懸案事項の決議ができない状況が続いております。
理事会での書面決議は可能でしょうか。
【解決策】
理事会での書面決議について、マンションの状況を鑑みて可能である、という考え方はあります。
マンションの経年化にともない入居者の高齢化による役員のなり手不足やワンルームの投資用マンション・リゾートマンションなど、外部所有者が多いマンションも同じような悩みを抱えているかとは思います。
しかし、理事会役員は、総会において選任され、組合運営の代表としての位置づけとなるため、マンションの維持・修繕やルール（管理規約）の改正等を必要に応じて協議を行い、その結果を総会に上程する役割を担っておりとても重要です。最も良い結論を出すためには、役員が実際に集まり、各議題について協議し結論を導き出すことに意義があるので、書面決議はあまり好ましくないと判断いたします。
区分所有法では、理事会においての定義はないものの、総会においては第45条で以下のように明文化された条文があります。
区分所有法第45条
第1項「この法律又は規約により集会において決議をする場合において、区分所有者全員の承諾があるときは、書面又は電磁的方法による決議をすることができる。ただし、電磁的方法による決議に係る区分所有者の承諾については、法務省令で定めるところによらなければならない。」
第2項
「この法律又は規約により集会において決議をすべきものとされた事項については、区分所有者全員の書面又は電磁的方法による合意があったときは、書面又は電磁的方法による決議があったものとみなす。」
この条文は、理事会には準用されず、理事会で書面決議を可能とする場合は、規約の改定を行うことが必要となります。総会では、区分所有者全員の承諾があった場合は、書面決議があったものとみなされ、総会で決議をしたものと同様の効果があると解されております。
ケース②
【理事長からの相談内容】
翌月に通常総会を控えています。管理員の教育体制やフロント担当の対応遅延や不履行が多く、管理会社を信用して任せることができないため、総会の議案書等を自ら作成しています。しかし、かなりの労力を要するため当初の予定では次期も留任となっていますが、理事長職を辞退したいと考えております。
立候補者もおらず輪番制でもないため、次期理事長を含め役員が選任されない、という緊急事態に困っております。
ー第三者管理者方式（以下、管理者方式）は、管理会社としてある程度の規模や体制がないと導入できないのでしょうか。
【解決策】
第三者管理者方式を採用することは可能です。
管理会社の規模は重要ではなく、特殊なシステムも必要ありません。
ただし、管理者方式となると基本的には組合通帳と組合印鑑を一定条件のもと管理会社が預かり出納業務を行います。組合として、毎月理事長業務（組合の出金伝票に押印作業など）がなくなり負担は軽減できるため、一見悪くないように思われますが、皆様の資産（財布）を管理会社に預け、自由に出金できることになりますので、大前提として、各種手続きの透明性および管理会社と組合の信頼関係が不可欠です。
ー管理者方式を導入しようとした場合、管理組合としてどのような規約改定やステップを踏む必要がありますか？
◆まずは、組合員以外の第三者が、役員に就任可能である旨や組合員限定の役員就任状況をあらためるなど、規約の見直し（変更）が必要になります。変更には総会決議が必要となり、規約改定は特別決議となるため組合員総数の4分の3以上及び議決権総数の4分の3以上の賛成が必要になります。
併せて、総会で管理者方式導入や管理者を管理会社とする旨などの議案上程も必要です。
また、規約変更や管理者方式導入については、非常に専門性が高いため、皆様でしっかりと協議する必要があります。
まとめ
今回、「理事会運営」について、という2つのケースをご紹介いたしました。
【理事会参加率低下にともなう書面決議】
【役員のなり手不足による第三者管理者方式】
根本的な原因（高齢化を若返らせること等）を解決することはかなり難しいですが、当社は理事会の参加率を上げるための取り組みとして、オンラインでの理事会を提案しております。この取り組みは、忙しい方がどこからでも参加することが可能になっております。
お仕事をされている方であれば、休憩室や車を停車させて車の中からでも参加が可能です。
主婦の方であれば、家事の合間に参加することも可能です。
今までは、決まった時間に決まった場所へ集合して理事会を開催していたと思いますが、コロナ禍の感染拡大防止の観点からも効果のあるオンラインでの理事会を開催することで、今回の相談いただいたケースは軽減されるのではないかと考えております。
管理組合運営でお困りの場合は、当社までお気軽にご相談ください！
三河謙介
三河 謙介（みかわ けんすけ）
大阪府出身。
2018年入社。
前職では、賃貸仲介の営業を経験し、現在は、分譲マンションの管理会社変更をお手伝いする営業を行っております。
主に、近畿・東海エリアで当社のサービス、"しあわせ『感』理”の啓蒙活動を行っております。
当エリアで認知度を上げ、一人でも多くの方に当社のサービスをご体感いただきたいと思っております。
保有資格：管理業務主任者 宅地建物取引士
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