マンション管理会社の就活生・内定者必見!!~新入社員の1日のスケジュールとは?~

加茂卓朗 加茂卓朗

明けましておめでとうございます!

あなぶきハウジングサービスの加茂です。

皆さんは年末年始をどのようにお過ごしになられましたか?私は実家である福岡に帰省して1日中ダラダラする生活を送っていました。そのせいもあり年末年始のグダグダを引きずってしまい、休みの日はなかなか布団から出ることができません、、、。

まだまだ寒い日は続きますので皆さん体調には気をつけていきましょう!

はじめに

さて、今回は私の所属している分譲マンションの管理課について、とある1日のスケジュールを紹介していきたいと思います。

5月に熊本支店に配属されてから8カ月経過した今でも毎日のように分からない事・初めて聞く事が次々と出てくる私ですが、今まで学んだ事を紹介していけたらと思います。

とある1日のスケジュール

8:45~   出社

9:00~   事務業務

12:00~   昼食

13:00~   マンション巡回

16:00~   帰社・事務業務

19:00~   理事会

9:00~事務業務

事務所では、パソコンに向かって事務業務をします。

様々な仕事がありますが、例えば…

総会・理事会に必要な資料議事録作成
マンション貼り紙の作成
各種お問い合わせに対する電話対応メール返信

などの事務業務はなどなど無限に仕事はあります。目が回ることもしばしば…
事務処理は計画性を持って進めることが最も大事になります。

また、担当マンションの各種点検・工事に携わっていただいている「専門業者の方と打ち合わせ」を行うこともあります。
現地調査の結果を踏まえたマンションの現状を教えてもらい、ずは担当である自分自身がしっかりとマンションの現状を把握し、自信をもってお客様へ報告・説明が出来るように準備します。

その他にも緊急対応などを含め、突発的な外出などもあるため、余裕を持って行う必要があります。
新入社員の私は、資料・議事録の作成は先輩社員達の何倍もの時間がかかります。また電話などでお客様からのご質問・ご要望を解決するにも時間が掛かるため、知識を蓄え、この時間を短縮出来るようにすることが今の目標です。

これを聞くと事務作業ばかりなの?と思うかもしれませんが、私の体感ではフロントの業務の内、

事務と外出の割合が64

で、個人的にバランスよく働けていると感じています。

 

12:00~昼食

お昼休みは基本的に事務所で食事をすることが多いですが、午前中にマンションへ巡回に出ているときは、そのまま近くのごはん屋さんで食事をします。

 

13:00~マンション巡回・工事立会

13:00からは担当マンションに向けて巡回に出ます。

マンションの現状把握のため、上階から順番に建物内外を確認していきます。
管理員さんが日常的に勤務している物件では、管理員さんが困っていることがないか、などを中心に打ち合わせし、コミュニケーションを図っています。

この日は複数のマンションに投函物と掲示物がありましたので、時間をかけて巡回を行います。

その他にもマンションの巡回時には
・工事に立会
・入居者様とのコミュニケーション
など、マンションの現場を知るために様々な仕事を行います。

特に直接居住者の方とやり取りをするときに、普段困っていることなどを聞くことができると、事前に予防・対策ができますので、マンション管理の仕事として巡回は特に大事な業務だと感じています。

しかし、どうしても事務作業が多くて終わらない場合は、マンション巡回へ出そうな先輩社員へ投函物をお願いしたりします。
普段から社員同士のコミュニケーションを図っておくことで、自分が困っているときに先輩社員の皆様からも力を貸していただけます。

先輩社員の皆様には本当にいつも感謝しています。

19:00~理事会

この日は19時から理事会が入っていたため、先輩社員に同行をしてもらい理事会が開催されるマンションへ向かいます。平日の夜は退勤ラッシュと重なり道が大渋滞していることが多々ありますので、
時間に余裕をもって出発することを心がけています。

理事会ではマンションの役員さんが集まり、そこで決まった事を1年に1回開催される「通常総会」いう場で、多数の方が出席される中で説明をおこないます。通常総会まで時間的余裕が無い事案(早く行ったほうが良い工事やマンション保険の更新など、、、)がある場合は臨時総会を開く事もあります。

このような会合が開催される時間帯はマンションによって異なりますが、居住者の方が集まりやすい
平日の18時、19時や休日に行う事が多いです。

私も先輩に同行してもらいながら、説明を行いますが反省することばかりです。

緊張のあまり話すスピードが速くなってしまう事や、説明の内容が分かりずらい、質問をいただいた時に自信を持って回答出来ない、など多々あります。そのため、先輩の理事会・総会に同行させて貰い、どのような言い回しをするか、なぜその修繕を行う必要があるのか、難しい内容もわかりやすく説明できる方法などを学んでいます。早く自分のものに出来るよう頑張ります!

また、この日は2時間残業をしたので、次の日は出社時間を2時間遅らせてフレックス出社をしています。
当社はフレックス出社制度を導入しており、出勤時間や退勤の時間を調整することができます。
新入社員だと使いづらいのかな…と思われるかもしれませんが(私も最初は思っていました)、
気楽に使うことができます。実際、私や同期、1つ2つ上の先輩もバシバシ使っています!

 

最後に

分譲マンション管理課の1日のスケジュールはいかがだったでしょうか?

少しでも分譲マンションの管理がどのような仕事をしているのか、分かって頂けたら嬉しいです。

また、あなぶきハウジングサービスの勤務形態はさまざまで、自分に合った働き方を選べます。

私は入社前、この会社ではフレックスタイムであったり、在宅勤務ができると聞き、なんとなく働く姿をイメージしていました。しかし、入社してみると、想像していた以上に、自由な勤務形態でとても驚きました。自分のペースでコツコツと仕事をしたい方にはぴったりだと思います。

 

では、また次回のブログでお会いしましょう!

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加茂卓朗

加茂卓朗

あなぶきハウジングサービス 分譲管理九州第二事業部 熊本支店
加茂 卓朗(かも たくろう)

2022年卒の新入社員です。
福岡県出身で、高校まで野球を行っていました。
配属先では、マンションの管理をしています。
新入社員の目線で研修内容や業務について発信していきます。
精一杯頑張りますのでよろしくお願いいたします !
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