第2の社会人人生、どんな仕事をしようかな??

竹林貞治 竹林貞治

こんにちは。
ホームライフ管理の竹林です。

マンション管理会社である当社でマンションの管理員をサポートする部署に在籍しています。
仕事内容はマンションの管理員さんが入社した際の研修サポートや入社して1~3ヶ月後には実際勤務する物件に出向いて不安事項を解消するためのフォローアップ面談、定期的に行われる管理員の集合研修運営および講師、管理員さんからの相談対応、リプレイス(マンション管理会社の変更)時にそのマンションで勤務している管理員さんが当社へ転籍するときの雇用条件検討・ご本人への説明等、様々なマンション管理員に関する業務を行っています。

今回はそのマンションの管理員になるとき、つまり応募に至るまでの管理員に対するイメージに関するお話をしていきますね。

 

定年退職した後、“何か仕事をしなくちゃいけないなぁ~”と思われているあなた。
今まで経験した仕事であれば新しいことを覚えなくてすむので同業を選びがちではないですか?
実際探してみると“若返りを図っています”という会社が多くて希望する職種に就けないことも多々あるようで・・・。

 

そのような時、発想を変えてみてはいかがでしょうか?
“この年齢になっても新しく就ける仕事はなんだろうか”
そこで今回紹介するのはハローワークの仕事紹介する部門でも案内される事が多いマンションの管理員のお仕事です。

ん、マンションの管理員??
“戸建てにしか住んだことがないからイメージが湧かないなぁ~”
“専門的な知識を知らないと仕事にならないんじゃないの??”
と思われるかもしれません。

安心してください!!

どんな仕事だって誰でも初心者からスタートです。
そういった意味では実は取っ付きやすい仕事かもしれません。

 

マンションの管理員はどんな仕事をやるの?

管理員がやる業務は大きく分けると以下のとおりです。
・受付等の業務
・点検業務
・立会業務
・報告連絡業務
・日常清掃業務
こちらは管理委託契約書(管理組合と管理会社での業務委託に関する契約書)に記載されている標準的な業務です。

なかなかイメージできないとは思いますが、ようはマンションにお住まいの皆様が、安心・安全・快適に過ごす事ができるよう、住環境を整備したり、居住者の届出対応をしていくことがお仕事となります。
自分が行ったことで他人に喜んでもらいたい!!と感じる方はマンション管理員の仕事はあっていると思います。

 

そんなマンション管理員の業務は担当する物件の大小によって守備範囲が変わってきます。
採用後に“思い描いていたマンション管理員の業務と違う”と仰る方もいますので紹介しますね。

私のイメージだと大きく分けると3つかなと思っています。

 

全ての業務を一人でこなすスペシャリスト(小中規模マンション)

1つ目は先程の5つの業務を一人で実施する物件です。
中小規模のマンションでは基本的には1名の管理員がその物件で勤務して、日常清掃をメインに管理員業務を行います。
勤務日は毎日日常清掃を行いますので常に体を動かすことになります。
前職が事務職だったり定年退職後失業給付金をもらってゆっくりしていたなど体がなまっていた方は管理員になって“だいぶ体重が絞れました”とか“ベルトの穴が1つ変わりました”など今までより健康になりました、とお話しいただくことも多々あります。
それだけ体を動かすんですね。
先日面談した新規で採用した管理員さんは“給与をもらいながら健康になれるなんて良い仕事ですね”とも。

勤務するマンションの戸数が少ないと事務手続きの頻度はそれほど多くはありません。
営業担当(フロント職)へすぐに連絡していただければ大丈夫です。

 

管理員と清掃員が複数で勤務し業務分担(大規模マンション)

2つ目は大規模なマンション。
こちらになると『管理員業務』において、
・事務作業をメインで行う管理員
・清掃員
で勤務する物件もあります。

つまり業務量が多いので業務分担をして守備範囲を分け合うんですね。
よって清掃業務については『清掃員』にお任せします。
ただ『清掃員』がいるからといって『管理員』は全く清掃しないということはありませんので悪しからず。

 

世帯数が多い分、お問い合わせ対応や書類受領、お客様駐車場やキッズルームの受付等頻繁にお客様が来所されます。

受領した書類は営業担当(フロント職)へ回送したり、管理リストのデータ更新、書類をファイリングしたりと受付したあとも業務は続きます。

 

特に書類の整理整頓、とても重要です。
必要なときにすぐに書類が閲覧できないとお客様を待たせてしまうことになってしまいますからね。

 

レギュラーの管理員さんが不在のときに大活躍(代理勤務者)

3つ目は代理勤務者として管理員をする場合。
1つの物件に常駐するのではなく、お休みされたレギュラーの管理員の代わりにテンポラリーで勤務します。
常駐しているわけではないので細かい事までは対応しきれないですよね。
レギュラーで勤務する管理員さんと同等に業務してもらうことはなかなか難しいと思ってますが、何より重要なのはレギュラーで勤務している管理員さんへしっかり引き継いで対応漏れを無くすことです。
つまり最低限、管理委託契約で定められた日常清掃を漏れなく実施し、お客様がいらっしゃたときの初期対応をそつなくこなし、報連相をしっかりする、ということになります。
そんなには難しくは無いですよね。

そのような中、どの物件でもレギュラーの管理員と同等レベルでしっかり対応していただける代理勤務者も多々います。
そのような方は信頼がありますので、代務依頼が仕切りなしにやってきているようです。
当社の代理勤務者の中には東京都・埼玉県・千葉県と一都二県の広域で勤務いただいたり、仙台の方は35物件で勤務されるなど、大活躍されている方も多数いらっしゃいます。

 

因みに2019年4月に労働基準法が改正され、年次有給休暇が10日以上付与された従業員は付与された日から1年間で最低5日年次有給休暇を取得しなければならなくなりました。
当然有期(無期)雇用契約を締結しているレギュラーの管理員さんも対象です。
そのような背景から、年次有給休暇を取得された管理員の代わりに業務を行って貰える人が必要になってきますのでこの代理勤務者の需要は高まる一方。
マンション管理員代行業務を専門に扱う会社もあるくらいなんです。

 

入社直後には先輩社員からレクチャーしてもらいます

マンションの管理員は“やることがたくさんあるなぁ” “覚えられるかなぁ~”と心配されるのはごもっともです。
もちろん初めてマンション管理員として入社する方が多いですから、配属初日から原則ベテラン社員によるレクチャーを受けます

 

 

研修は入社時だけなの?

先輩社員からレクチャーを受けている間はどんなことでもその場で教えてもらえますが、お一人で勤務するようになってから知識習得は難しいものです。
そのようなことも想定して入社時だけでなく定期的に集合研修を行っているマンション管理会社も少なくはありません。

 

当社では支店毎に年2回管理員が集まって集合研修も行っています。
マンション管理に関する知識習得やマンション敷地内にある設備機器の取り扱い方法、他物件のトラブル事例紹介をして今後の業務に役立ててもらったり、仕事中に起こる事例をテーマにして管理員同士でディスカッションをしたりしています。

 

そうそう、一度『生活筋力向上』をテーマにしてスポーツインストラクターの方にお越しいただいてみんなで体を動かしたこともありましたね。
普段から清掃や巡回業務で体を動かしている管理員さんたちでしたがヒーヒー、フーフー言いながらも楽しみながら運動をしていましたよ。

 

また、管轄支店内の物件に赴いて他物件の見学。
基本的には自分の物件しかまじまじと見たことがない方が多いので、初めて見る設備機器に対しての質問やどんな受付業務があるのか等、目をキラキラ輝かせながら隅々まで見学していました。
そのマンションの管理員さんは色々な方から質問攻めに!!という場面も。
なにしろ参加された管理員さんの他物件見学はかなり新鮮だったようです。

 

まとめ

初めて検討してみたマンションの管理員のイメージや採用後のサポート体制について会社はどんなことをしてくれるのか、なんとなくでもお分かりいただけましたでしょうか?

誰だって初めての仕事は不安がつきものです。
少しでも興味をお持ちいただけたのであれば幸いです。

次回はマンション管理員が行う業務について、ひとつひとつ掘り下げてお話しますのでお楽しみにしてくださいね♫

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竹林貞治

竹林貞治

ホームライフ管理
竹林 貞治(たけばやし さだはる)

10数年人事総務部で過ごし、現在は管理員のサポートする部署で業務を行っています。
支えるだけの『縁の下の力持ち』にとどまらず、自ら動くことによってチームが活発になる『潤滑油』になることをモットーにしています。
管理員による的確な事務手続きや良好なコミュニケーション、より快適な空間を提供するために管理員のスキル向上をサポートしていきますのでこれからも宜しくお願いいたします。

ちなみに人事総務部に在籍していたときに障がい者雇用に携わり手話を覚え、現在も聴覚障がいの社員と手話で会話しています。
週末はボーイズリーグや少年野球の審判をして体を動かし健康も気にかけていますが一向に痩せないのは何故だろう・・・。

保有資格
・管理業務主任者
・警備員指導教育責任者
竹林貞治

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