管理会社を変更するべきケースは？流れや注意点も解説

「管理会社を変更したいけれど、何から始めればいいのかわからない」「変更の流れや注意点が知りたい」このようなお悩みはありませんか？

管理会社を変更することは、日々の暮らしを快適にし、マンションの資産価値を守るうえでも有効な手段です。しかし、進め方を誤るトラブルを招く恐れもあるため、貴重な判断が求められます。

本記事では、管理会社の変更を検討している方に向けて、見直すべきタイミングや具体的な手順、注意すべきポイントをわかりやすく解説します。

管理会社を変更すべきケース

長年付き合いのある管理会社を変更する場合、関係性を一から見直すことになるため、慎重な判断が求められます。ただし、以下のような状況に当てはまる場合は、管理会社を見直すタイミングかもしれません。

• 管理費依託の値上げに納得できない場合
• 管理会社の対応に不満がある場合

こうした問題を放置すると、マンションの資産価値が下がったり、居住者の生活に支障が出たりするおそれがあります。ここからは、それぞれのケースについて具体的に解説します。

管理委託費の値上げに納得できない場合

管理会社の日常業務に対して継続的に不満を感じるようであれば、変更を考えるタイミングかもしれません。具体的には次のような状況です。

• 清掃や点検などの管理業務が不十分
• 住民からの要望や問合せへの対応が遅い、または不誠実
• 修繕工事などの提案内容や費用が不適切

こうした不満が何度も続き、改善されないまま放置されている場合、その管理会社は本来の役割を果たせていない可能性があります。まずは、管理組合で現状を整理し、改善すべきポイントを管理会社に具体的に伝えることが重要です。

管理会社を変更するメリット

管理会社の変更は手間がかかるイメージがあるかもしれませんが、適切な管理会社に変更することで、マンションの管理状況が大きく改善される可能性があります。具体的には次のようなメリットがあります。

• スムーズに管理組合の運営を行える
• 管理の質が向上する
• 組合全体の管理意識が向上する

ここからは各メリットについて詳しく解説します。

スムーズに管理組合の運営を行える

管理会社を変更することで得られる大きなメリットの一つが、管理組合の運営がよりスムーズになる点です。特に、大型マンションでは理事会や総会の準備や役員選定などの業務が負担になりやすいですが、実績豊富な管理会社に変更することで、効率的な運営方法や適切なサポートが期待できます。

議題整理や資料作成の支援、過去事例にもとづいたアドバイスも受けられるため、理事の負担が軽くなり、結果的に住まいの快適さや資産価値の維持にもつながります。

管理の質が向上する

管理会社を変更することで、マンション全体の管理の質が大きく向上するケースは少なくありません。たとえば、共用部分の清掃が行き届いていなかったり、設備点検が形だけになっていたりなどが挙げられます。

修繕の提案内容に納得がいかないと感じている場合、現在の管理体制に何等かの課題があると考えた方がいいでしょう。

こうした状況を放置してしまうと、住民のストレスが積み重なるだけでなく、いずれはマンションの資産価値にも悪影響を及ぼす恐れがあります。信頼できる管理会社に切り替えることで、以下のような改善が期待できます。

• 共用部分の清掃や点検が丁寧に行われ、清潔で快適な環境が保たれる
• 中長期を見据えた修繕計画を適切に提案してくれる
• 無駄なコストを抑えて管理費が安くなる

こうした取り組みが積み重なれば、マンションに対する満足度が高まり、結果的に資産価値の維持向上にもつながります。

組合全体の管理意識が向上する

管理会社の変更は、サービスの質を改善するだけでなく、管理組合全体の意識を高めるきっかけにもなります。見直しの過程で住民がマンションの課題に目を向けるようになり、自然と意見交換や協力の機会が生まれます。

さらに、新たな管理会社を選ぶ際の議論を通じて、これまで関心が薄かった人も「もっとよいマンションにしたい」と前向きにかかわるようになることが期待できます。

管理会社を変更するデメリット

管理会社を変更することには多くのメリットがありますが、注意しておきたいデメリットやリスクもあります。特に気を付けたいのが、以下の3つです。

管理の質が下がってしまう可能性がある

これまで信頼していたスタッフが担当から外れてしまう

業務の引き継がスムーズに進まず、トラブルが起こることがある

ここからは、それぞれのデメリットについて詳しく解説します。

管理の質が低下する可能性がある

管理会社を変更した結果、かえって管理の質が低下するケースもあります。とくに委託費が安すぎる場合は最低限のサービスしか受けられず、清掃や点検が不十分になる事もあります。

また、マンションの特性や住民のニーズを把握せずに業務を始めた場合、管理組合ｔの間に認識のずれが生じ、ミスマッチにつながることもあります。こうした事態を防ぐには、費用だけでなくサービス内容や実績まで丁寧に確認することが大切です。

信頼できるスタッフがいなくなる

管理会社が変われば、基本的に担当する管理人も交代となります。とくに、長年同じ管理人が担当し、マンションの細かな事情や住民のことをよく理解していた場合、その存在は非常に大きな意味を持ちます。

親身になって相談に応じてくれたり、問合せに迅速かつ的確に対応してくれたりする管理人がいなくなることで、不便さや不安を感じる可能性もあるでしょう。新しい管理人と信頼関係を築くには時間がかかり、その人経験や人柄によって対応の丁寧さにも差が出る可能性があります。

引き継ぎがうまくいかないことがある

管理会社を変更する際には、旧管理会社から新管理会社への引き継ぎが不可欠ですが、この過程でトラブルが起きることもあります。たとえば、議事録や契約書などの書類が不完全だったり、旧管理会社が非協力的だったりすると、スムーズな管理業務に支障をきたす可能性があります。

トラブルを防ぐには、引き続き準備をはやめに始め、内容やスケジュールを明確にして、両社との連携を丁寧に行うことが重要です。

管理会社を変更する流れ

管理会社の変更はマンション管理会社にとって重要な意思決定であり、計画的に進める必要があります。ここでは、管理会社を変更する際の一般的な流れを8つのステップに分けて解説します。

1. 現状の問題点を整理する
2. 複数の管理会社から見積もりを取る
3. プレゼンテーションを開催する
4. 管理委託契約書の内容を確認する
5. 総会・臨時総会を実施する
6. 管理会社に解約を申し入れる
7. 新しい管理会社と契約を締結する
8. 業務の引き継ぎを行う

これら8つのステップについて、順番に詳しく解説します。

現状の問題点を整理する

管理会社の変更を検討する最初のステップは、現在の管理会社に対する問題点や不満点を具体的に整理することです。なぜ管理会社を変更したいのか、理由を明確にすることで、新しい管理会社に求める条件や改善点を具体化できます。

 「なんとなく不満」という状態ではなく「清掃の頻度が低い」「修繕提案の内容が不十分」「担当者の対応が遅い」など、具体的な問題点をリストアップしましょう。

 管理組合の理事会などで議論し、組合員へのアンケートを実施するなどして、マンション全体でどのような問題意識を持っているかを把握することが重要です。

複数の管理会社から見積もりを取る

次は複数の管理会社に見積もりを依頼して比較検討します。1社だけの提案では他社との比較ができず、本当にベストな選択かどうか判断しづらくなってしまうからです。

 見積もりをチェックする際は、単純な料金だけでなく、どこまで業務をカバーしてくれるかやサービスの質、対応範囲なども必ず確認しましょう。

 さらに、こちらの質問に対する回答の速さや丁寧さも、管理会社の信頼度を見極めるポイントです。複数社を比較することで、自社のニーズにしっかり合った管理会社を選べるようになります。

プレゼンテーションを開催する

見積もりを依頼した管理会社のなかから2〜3社に絞り込んだら、プレゼンテーション（説明会）を開催しましょう。ここでは、1社あたり約1時間を目安に説明を行ってもらい、理事会メンバーが中心となって総会で推薦する管理会社を選考します。

 プレゼンテーションでは、営業担当者だけでなく、実際に管理業務を行うスタッフの出席も依頼するとよいでしょう。

 そうすることで、担当者の人柄や万が一のトラブル発生時に、どのように対応してくれるのかなど書面だけではわからないポイントを直接確認できます。

 また、見積書の内容を深掘りするだけでなく、管理体制や緊急連絡網、管理組合運営へのサポート内容などについても具体的に質問し、各社の強みや特徴を比較しましょう。

 1回のプレゼンテーションで決めかねる場合や、より詳しく知りたい点が出てきた場合は、複数回にわたってプレゼンテーションを依頼しても問題ありません。

管理委託契約書の内容を確認する

総会で議案にかける管理会社が決まったら、実際に管理委託契約書の内容を入念にチェックしましょう。多くの場合、国土交通省が公開している「 」をベースに作成されます。

とくに、管理費や業務範囲、契約期間、解約条件は重点的に確認し、曖昧な表現がないか、管理組合にとって不利な取り決めが含まれていないかをしっかり見極めることが大切です。

また、新たな管理会社と契約を結ぶのは、総会で管理会社変更を正式に決議し、現在契約している管理会社に解約を通知した後になるため、提示された契約書を読む段階で疑問点をひとつずつクリアにしておくのが望ましいでしょう。

※国土交通省：「「マンション標準管理委託契約書」及び「マンション標準管理委託契約書コメント」の改訂」

総会・臨時総会を実施する

管理会社を変更するには、管理組合の総会または臨時総会での決議が必要です。通常、区分所有者の過半数以上の賛成を得ることで、正式に管理会社を変更することが可能となります。

 変更の理由や新会社の選定経緯、契約内容などを資料にまとめて説明し、住民の理解と協力を得ることが大切です。スムーズな進行のためには、事前に理事会で内容を整理し、合意形成を図っておくといいでしょう。

管理会社に解約を申し入れる

総会で管理会社の変更が正式に決議された後は、現在の管理会社に対して解約の意思をしっかりと伝える必要があります。

解約日を明記した「解約通知書」を作成し、書面で送付するのが一般的な流れです。後々のトラブルを防ぐためにも、内容証明郵便など証拠が残る方法で通知を行うと安心です。

また、多くの業務委託契約では「 」といった条項が含まれているため、事前に契約書をよく確認しておくことが必要です。解約の手続きは、スケジュールに余裕をもって進めるとよいでしょう。

新しい管理会社と契約を締結する

旧管理会社への解約通知の完了後、新しい管理会社との契約を締結します。これまでの協議内容やプレゼンテーションの結果をもとに、業務内容や管理方針を再確認しながら合意を進めましょう。契約書の記載内容に抜け漏れがないか、最終チェックを行うことも重要です。

業務の引き継ぎを行う

契約締結後は、旧管理会社から新しい管理会社への引き継ぎが行われます。作業は管理会社同士で進めるのが一般的ですが、資料や備品、共用部分の鍵など重要なものが含まれるため、理事会の立ち会いが望まれます。

 とくに、鍵は本数の確認に加え、実際に使えるかを確認する「鍵合わせ」も必要です。また、管理規約や議事録などの重要書類は、事前にリスト化して確実に受け取れるよう準備しておくとよいでしょう。

管理会社を変更する際の注意点

管理会社の変更は、マンションの運営に大きな影響を与える重要な判断です。上手くいけば管理体制の改善につながりますが、進め方を誤ると、期待していた効果が得られないどころか、今よりも状況が悪くなってしまうおそれもあります。

とくに気をつけたいのは、以下の4つのポイントです。

• 金額だけで判断しない
• 管理の質が低下する変更はしない
• 担当者の印象で選ばない
• 会社の規模や知名度で判断しない

それぞれの注意点について詳しく解説します。

金額だけで判断しない

コスト削減は重要ですが、極端に安い管理費を提示する会社には注意が必要です。清掃や点検が不十分になるなど、見えにくい部分でサービスの質が低下している場合があります。

 そのため、金額だけで判断せず、業務内容やサービスの質まで確認することが大切です。なぜその金額なのか、納得できる説明があるかどうかも選定時の重要な判断基準になります。

管理の質が低下する変更はしない

管理会社を変更する際は、現在の管理水準よりサービスの質が下がらないよう注意が必要です。コスト削減を優先しすぎると、清掃の頻度や点検内容が削減され、住民の不満や安全性への不安が高まるおそれがあります。

 こうした状況が続けば、建物の印象や信頼性が損なわれ、資産価値の低下にもつながりかねません。新しい管理会社を選ぶ際は、現行のサービスとしっかり比較し、質が保たれているかを見極めることが大切です。

担当者の印象だけで選ばない

営業担当者の印象だけで管理会社を選ぶのは避けたほうがいいです。営業担当者は、会社の代表として選ばれているため、コミュニケーション力が高く、よい印象を与えることが多いでしょう。

 しかし、契約後に実際の管理業務を担うのは、別のフロントスタッフであることが一般的であり、対応力や姿勢にギャップが生じる可能性もあります。

 そのため、商談やプレゼンテーションの際には、可能であれば実務を担当する予定のスタッフにも同席してもらい、事前に対応力や人柄を確認しておくことが望ましいでしょう。

会社の規模や知名度で判断しない

管理会社は大手だからといって、必ずしも質の高いサービスが受けられるとは限りません。経営基盤が安定し、体制も整っている一方で、対応が画一的になりやすく個別対応に弱いケースもあります。また、担当者が多くの物件を掛け持ちしていると、対応が遅れるリスクもあります。

 地域密着型の中小規模の会社では、住民の声に丁寧に対応し、きめ細かなサービスを提供している例も多く見られます。会社の規模や知名度だけでなく、実際の対応力や柔軟性も重視して選ぶことが大切です。

管理会社を選ぶ際のコツ

管理会社を変更する際は、よりよいサービスを受けるためにも、新しい管理会社の選び方が重要になります。以下では、選び方のコツを詳しく解説します。

会社の種類を確認する

候補となる管理会社がどの種類に属し、どのような強みや特徴を持っているかを確認しましょう。管理会社は、大きく分けて以下の3つになります。

種類	主な特徴	メリット
デベロッパー系	分譲マンションの開発会社（デベロッパー）系列の管理会社	物件の構造や仕様を熟知、トラブル対応がスムーズ
独立系	親会社を持たず、マンション管理を専門に行う企業	管理委託費用が安い
ビルメンテナンス系	建物や設備の維持管理を専門とし、快適で安全な居住環境を提供することに特化	専門知識と技術力による高品質な管理

 

デベロッパー系は、新築マンションで多く採用されており、物件情報に詳しく対応もスムーズです。親会社の経営が安定しているため、長期的な安心感がありますが、管理費が高めで契約変更に柔軟性がない点には注意が必要です。

独立系は資本的な縛りがない中立的な立場で、管理費が比較的安く、契約条件の見直しにも柔軟に対応できます。ただし、会社ごとにサポート体制に差があるため、事前の確認が不可欠です。

ビルメンテナンス系は、清掃や設備保守に強みがあり、築年数の経過したマンションに適しています。一方で、理事会運営や住民対応には不慣れな場合もあるため、支援体制をしっかり見ておく必要があります。

担当者の実績を確認する

管理会社のサービス品質は、会社の方針以上に現場担当者のスキルに大きく左右されます。そのため、誰が担当になるのか、どのような体制で対応してくれるのかを事前に確認することが重要です。

担当者が などの資格を持っているか、類似物件の経験があるか、大規模修繕への対応力があるかといった実績やスキルも、判断材料としてチェックしておきましょう。

業務の対応範囲を確認する

管理会社によって提供されるサービス内容や業務範囲は異なるため、契約前に管理委託契約の内容をしっかり確認することが重要です。

 とくに「どこまでが基本サービスで、どこからが追加料金になるのか」は必ず確認するとよいでしょう。たとえば、設備トラブルの24時間対応や修繕工事の管理、法改正への対応などは会社によって違いが出るポイントです。

 日常清掃の頻度・点検内容・会計支援・総会サポート・長期修繕計画の有無なども具体的にチェックしておくと安心です。これらの情報は契約書だけでなく、管理会社のホームページや資料でも確認できます。

資金管理能力を確認する

管理会社を選ぶ際は、お金の管理体制にも注意が必要です。管理費や修繕積立金が適切に管理されていないと、必要な修繕が行えず、資産価値の低下につながるおそれがあります。

 そのため、会計処理の正確さや収支の透明性に加え、管理組合と管理会社の資金が明確に分けられる「分別管理」が徹底されているかを確認することが重要です。

トラブルの対応力を確認する

マンションでは漏水や騒音などのトラブルが起こる場合もあるため、管理会社の対応力は重要な選定ポイントです。緊急時の連絡体制や対応フロー、過去の対応実績を確認しておきましょう。

 また、弁護士や管理士との連携体制があるかどうかも、信頼性を見極めるうえでのチェックポイントです。

管理委託費の見積もりをとる

管理会社を選ぶ際は複数社から見積もりを取り、内容をしっかり比較することが重要です。現在と同等のサービス内容を前提に、清掃費や点検費などの内訳が明記されているか確認しましょう。

 また、追加費用が発生する業務がないかも重要です。費用の安さだけで判断せず、巡回管理人の有無や清掃・点検の質など、サービス内容も含めて総合的に見極めることが大切です。

まとめ

管理会社の変更を検討する際に知っておきたい基本的な知識と、選ぶ際の重要なポイントについて解説しました。管理会社の見直しは、マンションの住みやすさや将来的な資産価値に直結する大きな判断です。

 そのため、急いで決めるのではなく、状況を丁寧に見極めながら、順を追って進めていくことが求められます。

 管理の質が安定していれば日々の暮らしが快適になるだけでなく、建物の価値を長く保つことにもつながります。現在の管理体制に課題を感じている場合は、問題点を整理し、複数の会社を比較しながら、適切な管理会社を見つけることが大切です。比較・検討の際には、各社の実績や体制に注目することがポイントです。

 あなぶきハウジングサービスは、分譲マンションの管理で豊富な実績があり、増加戸数ランキング2年連続ベスト3入りになるなど、多くの組合に選ばれてきました。

 さらに、自社運営のコールセンターを活用し、24時間365日の対応体制を整えている点も、日々の安心につながる大きな特長です。

 価格の安さだけに目を向けるのではなく、対応力やサービスの継続性、会社としての信頼性まで含めて、総合的に判断することが大切です。自分たちのマンションに合った管理会社をお探しの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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