マンション管理組合の会計│管理会社が会計システムを使う３つのメリット

こんにちは。
穴吹ハウジングサービス　東京本社でマンション管理組合の会計を担当している久米です。

あなたのお住いのマンションの管理会社はどのように会計業務を行っているでしょうか。
会計システムを使って収支報告書を作成しているでしょうか。

実際、会計システムを使っているかをご存じの方は少ないと思いますし、どのような会計システムを使っているかなんて、知らない方がほとんどだと思います。
もちろん必ず会計システムを使って会計報告をしなければいけないわけではありません。
管理会社によっては、エクセルで収支報告書を作成したり、会計専門の会社に作成を任せているところもあるでしょう。

ですが、会計システムを導入していることにより、下記のようなメリットがあり、より信頼のある会計報告をすることができます。

1. １．計算ミスや作成のミスが少ない
2. ２．必要な帳票を出力することができる
3. ３．過去の支払履歴を見ることができる
4. まとめ

１．計算ミスや作成のミスが少ない

会計業務をマンション管理会社に任せていても会計システムを導入していなかったり、自主管理のマンションの会計ですと、エクセルなどを使って収支報告書を作成する事になるわけですが、収入や支出を手で入力し作成していくことになります。
作業するのは人間ですから、どうしても『６』と『９』を間違えて入力してしまったり、202号室と203号室を間違えてしまったり…ということもあるでしょう。
通帳の取引を１件１件追って入力や消込をする…専門の知識のある管理会社の会計ではなく、自主管理の会計担当であれば、ご自身の仕事の合間にやるわけですから、それだけでもかなり時間を取られ大変な作業になり、さらにそれの確認作業も必要となってきます。

会計システムでの入力作業は、１つ１つの仕訳を登録するときにも、貸借（入金と収入、出金と支出）が合わないと実行ボタンを押すことができなかったり、同じ科目を登録しようとするとエラーメッセージが表示されたり…など、入力者が誤った登録をすることの無いような対策がとられています。

２．必要な帳票を出力することができる

マンション管理会社としても会社の経費で会計システムを導入するのですから、マンション管理に特化した会計システムを使用するでしょう。マンション管理に特化した会計システムを使っていれば、必要な書類も管理組合員であるお客様の立場にたった設定がされています。
もちろん、必要な書類がすべてがシステムから出力できるわけではありませんが、管理費等の滞納者一覧や金額の内訳、入金状況（いつどのように入金になったか、口座振替なのか振込なのか）などは、滞納者への今後の対応にも役立ちます。
会計帳票とは少し違いますが、区分所有者の連絡先の一覧を出力できれば、緊急連絡先の名簿作成などにも使えますし、今までの登録された情報から出力されるので信頼できる書類と言えるでしょう。

３．過去の支払履歴を見ることができる

必要な帳票を前項のように今後の対策に使うこともできますが、過去の支払履歴を役立てることもできます。
共用部の電力会社を変更した場合は、昨年同時期の電気料の推移表なども出せると比較するのに便利かもしれません。電気料の領収証を過去に遡って探すより、簡単で資料としてはとても役立ちます。
それ以外にも、特別会計の修繕費の総勘定元帳は過去にどんな大きな工事をしたのかの履歴としても活用できます。期をまたいだ過去の履歴を見る事ができれば、過去10年間の修繕履歴を確認する…なんて事もできます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
マンション管理の会計システムは収支報告書や貸借対照表が出力できる以外にも、様々なメニューがあり、各項目が連動し、色々な帳票を出力することができます。
ある程度大きな管理会社に管理を任せるということは、建物の維持などに詳しい『マンション管理のプロ』という以外にも『管理組合向けの会計システムを使った会計報告』が大きなメリットと言えます。
ただ、気を付けなければいけないのは、管理会社を変更してしまうとそれまでの履歴は通して見れなくなるということです。色々な理由で管理会社の変更に至ると思いますが、いままで続いていた会計の履歴が途切れてしまうということは、過去の収支報告書や領収証ファイルを追わなくてはいけなくなるということです。
ご自分のマンションに合った、ご自分のマンションの事を良く熟知したマンション管理会社と、長く付き合っていく事が非常に大切なことと言えるでしょう。

プロフィール
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久米則子

あなぶきハウジングサービス　マンション会計課：久米則子（くめのりこ）
新卒で入社してから経理一筋。ホテル業の経理、マンション販売の経理、マンション管理業の企業会計とさまざまな業種の経理業務に携わってきました。現在はマンション管理組合の会計業務に従事し、スピードと正確性を重視し、忙しい時こそ笑顔で！をモットーに仕事に取り組んでいます。管理業務主任者を取得し、資格を活かした会計業務のお役立ち情報をお届けしたいと思います。