こんにちは。ホームライフ管理の尾川です。
当社の組合会計課では日々マンション管理組合における会計業務を行っております。
特に、管理組合様が所有している口座の入金・出金に関しては毎日の【見える化】が重要です！
ただ、毎日のデータ取り込み… 手間がかかるし、忘れそうだし、間違えたらどうしよう？
そんな不安を解決するツールがあります。
今回は当社も利用しているRPA(Robotic Process Automation）ツールを使ったお仕事について詳しく解説していきます。
RPAってなに？
Robotic Process Automation
直訳すると。。ロボットが行う処理の自動化？？
わかりやすく言うと↓
「人間の代わりに(デジタルロボットが)自動的に処理を行ってくれるツール」になります。
・決まった手順で行う業務
・繰り返し行う業務
・正確性を伴った業務
などが得意で主にパソコンorシステムを扱う事務作業分野で急速に導入が進んでます。
RPAとAIの違い
RPA
・人の指示を受けて単純な定型業務などを行います
・高度な専門知識がなくても、操作できるケースが多いです
⇒人間の手足のような存在
AI
・データベースの情報をもとに、主体的に判断を行います
・開発や運用に大きなコストがかかります
⇒人間の頭脳のような役割
大きな違いは・・・
「自律的に判断を行えるかどうか」という点にあります。
RPA利用例
・銀行口座の入出金システム取込
・備品管理リスト作成、更新
・入居者情報リスト作成、更新
・紙ベース書類の自動印刷
業務内容に応じて様々なパターンロボットを作成し業務に落とし込んでいきます。
ロボットが自動的に作業を行うことで
作業時間の短縮、ヒューマンエラーの防止、生産性向上などが期待できます。
主な導入メリット・デメリット
メリット
①作業時間の短縮
人間が行っている作業にRPAを使えば作業時間が大幅に減少します。
また、休日や夜の時間を使うなどRPAはいつでも作業できる点が大きな魅力でもあります。
普通なら勤務を行えない時間を有効的に使うことで人件費の削減につながります。
②ヒューマンエラーの防止
人間が行う作業にはミスがつきものです。集中力をずっと保つには限界があります。
決まった仕事でも週一、月一の作業だと処理自体を忘れたり、
作業工程を飛ばしたりなど思わぬミスを発生させることも考えられます。
RPAを使えば一度登録したパターンを確実にかつ正確に処理をしてくれます。
結果、業務品質の向上につながります。
③生産性の向上
RPAの利用で今まで作業に追われていた時間が大幅に確保できます。
この時間で他の業務にも目を向けることが出来るので生産性の向上が期待できます。
また、確実にかつ正確に仕事が進むので心の余裕も生まれます。
新規ビジネスなどの構想も浮かぶかも知れません。
一方でロボットならではのデメリットも、、
デメリット
①ロボット停止
定型業務は得意中の得意ですが、
例外的な処理には対応できず途中でロボットが停止してしまうことがあります。
→実際、弊社でも銀行のサイト内レイアウトが変更になると ロボットが止まってしまいます…（泣）
②管理の限界
ロボットを無作為に作成し管理ができない状態に陥ると、、
知らずに作業をし続けサーバに負荷をかけ続けるなんてことも…
→作業はロボットがするとは言え、管理は人間がしなければなりません。
管理できない状態に陥らないような管理体制が必要です。
③セキュリティ対策
プログラム上の不具合で不正アクセスを招き、パソコンがウィルスに感染するなんてことも考えられます。
→セキュリティ対策は万全にし、安全な環境でロボットと共存してきましょう！
実際に作業の様子を見てみよう
それでは当社のRPA作業の様子を見ていきましょう！
＜管理組合口座の入出金取込処理＞の工程になります。
①AM9:00 パソコンorシステム立ち上げ
②日付確認
③データ処理
写真では分かりにくいですが・・・?以下の作業が自動で行われています！
①銀行サイトの立ち上げ
↓
②入出金データの抜出し（570物件）
↓
③会計システムへの取り込み
＼＼AM9:05 作業終了／／
あっさり、簡単！５分で完了！
すべて人間が行ってたこの作業。すべての工程を終えるのはいつもAM9：30位、、
短縮された朝の25分で後回しにしていたメールチェックや課員の勤怠チェックなどが
行えるようになりました！(やり直しもゼロに✨）
まとめ
みなさんどうでしたか？ RPAの魅力を感じて頂けましたでしょうか？？
この先、ロボットと人間の共存が当たりまえの時代になってきます。
マンション管理の世界においても例外ではありません。
RPAのような事務作業ロボット以外にもAI管理員や清掃ロボットなど、
現場で活躍するロボットにも注目がされています。
人材不足解消、働き方改革に向け導入検討をしてみても良いかもしれません。
尾川大輔
神奈川県横浜市出身。2010年入社。
入社以来、管理組合における会計業務に従事してます。
元気な女性が大半を占める大所帯の課長として、二人の娘の父親として
職場でも家でも女性の目覚ましい活躍に圧倒されている毎日です。
マンション管理の経験を活かし、ブログを通して有益な情報を発信します！
【趣味】フットサル、野球観戦、BBQ、ドキュメンタリー鑑賞
【保有資格】管理業務主任者、賃貸経営不動産管理士、日商簿記2級資格、世界遺産検定資格
【保有したい資格】温泉ソムリエ資格
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