マンション管理会社が知り得るあなたの個人情報

北原浩二 北原浩二

あなぶきハウジングサービスの北原です。今回お送りする内容は、約1年前に投稿した記事をベースにアレンジを加え、お送りします。

あなたがマンション管理会社に提供する個人情報は、どのような内容があるでしょうか。今回はその中身からご紹介し、プラスして個人情報は適切に守られている会社のご紹介をします。

目次

  • あなたの個人情報のこの部分がマンション管理で必要
  • ISO27001(ISMS)とPマーク
  • ISO27001で弊社が取り決めている仕組みと手順
  • まとめ(管理会社選びの決め手)

あなたの個人情報のこの部分がマンション管理で必要

マンション管理では次のような個人情報を預けることが一般的です。

氏名 ⇒ 区分所有者はもちろん災害対応でご家族全員の場合が多い。
住所 ⇒ マンション居住の場合は当然ですが、マンション外に住んでいても把握されます。また、緊急連絡先として届けるご家族・ご親族等の住所も把握
電話番号 ⇒ ご自宅の固定電話もしくは、携帯電話番号。メールアドレスも届けるケースもあります。
預金口座番号 ⇒ 管理費の引き落としで必ず、届け出事項となります。印影についても把握されます。
勤務先 ⇒ 緊急連絡先として届け出事項となります。住所・電話も。同居のご家族の勤務先・お子様の学校名、学年

いかがでしょうか。個人のプライバシーまでは至りませんが、かなりの情報を預けるようになります。大切なところは、預ける相手(マンション管理会社)の信頼性です。以下前回の投稿内容でご紹介します。

ISO27001(ISMS)とPマーク(プライバシーマーク)

どちらの認証とも「個人情報保護」に限定すれば、その守備力は同等かと思います。Pマークの場合、保護される領域は、「個人情報」に限られますが、ISO27001では、組織の取り扱う「すべての情報資産」を保護するようになります。ここで「情報資産」についてのご説明を致します。

「情報資産」とは、

組織の事業遂行上蓄積された価値のある情報で、企業においては、顧客情報(個人情報含む)、営業情報、商品情報、経営情報、財務情報、人事情報等があてはまります。

したがって、ISO27001では、これら「すべての情報資産」を保護の対象とするようになり、その信用度は、増幅すると思います。それからPマークは、日本国内限定ですが、ISOは、全世界で通用します。会社の事業所もしくはお取引先企業が海外にある企業の場合は、ISO27001を選択するようになります。

弊社の場合、企業活動の全領域を意識して、「すべての情報資産」の保護を念頭に置いたISO27001(ISMS)の認証を維持しています。

ISO27001で弊社が取り決めている仕組みと手順

弊社では、全社・全部門をISO27001の認証範囲としていますので毎年一定時期に全社で「情報資産洗い出し」というとても重要な作業をしています。

「情報資産洗い出し」とは、

まず、一つ一つの情報資産の価値判定を行います。

     機密性(許可された者だけに情報を開示できる)

     完全性(情報が常に完全な状態に維持できる)

     可用性(必要な時に必要な情報が利用できる)

この3種の判定により「情報資産」のもつリスクの大きさを決めます。そのリスクの大きさに応じたリスク回避方法を決め、実行していきます。同時にそれぞれの情報資産に個人情報が含まれるかどうかも判定します。これを全社員理解して取り組んでいます。また、「電子媒体の情報資産」はシステム上の保護(管理策)アクセス権設定を 「紙媒体の情報資産」はその保管方法・持ち出しルール等々細部の手順が決まっています。

万一セキュリティ事故が発生した場合、すべての状況は経営者まで情報共有され、事故原因の特定と再発防止策が決定されるようになります。この是正処置により同一原因による事故発生が急激に減少しています。

まとめ(管理会社選びの決め手)

あなたが、ご自身の個人情報のガードを意識しているのなら、ISO27001(ISMS)もしくは、Pマークの認証取得の管理会社に変更することが、とても大切かと思います。弊社の場合、先にも述べた通り、個人情報保護に限らず、企業活動の全領域を意識して、「すべての情報資産」の保護を念頭に置いたISO27001(ISMS)の認証を維持しています。管理組合様の管理委託契約する相手である管理会社選びでは、この「すべての情報資産」の保護を手当てしている管理会社(ISO27001認証企業)の方がベターチョイスだと思いませんか。それから、弊社では、初回認証から12年の継続が実績としてあります。この活動年数(ISOの浸透度)も重要な判断基準にしていただければと考えます。

以上、マンション管理会社選びに参考としてください。

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北原浩二

北原浩二

あなぶきハウジングサービス 北原 浩二(きたはら こうじ)
あなぶきグループ入社一筋。戸建住宅販売・不動産売買仲介・ホテルフロント・ 賃貸仲介・分譲マンション管理・コールセンターの仕事を経験した後、現在はグループ全社のCS推進、ISO認証維持を担当する部署(CS推進室)に所属しています。特にISO認証維持については、品質・環境・情報セキュリティ各分野で社員教育・指導も担当しています。
昨年より、グループが経営する専門学校の不動産ビジネス課で教壇にもたっています。
保有資格:マンション管理士
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