マンション内での居住者名簿、備えた方がいいの？

こんにちは。
今回はマンションの居住者名簿についてです。
個人情報（プライバシー）ともかかわるところになりますので、名簿の作成も慎重に行う必要があります。

居住者名簿は何に使うの？
だれが、どこに保管するの？
ルール決め(細則づくりについて)
まとめ

1. 居住者名簿は何に使うの？
2. だれが、どこに保管するの？
3. ルール決め(細則づくりについて)
4. まとめ

居住者名簿は何に使うの？

皆様のマンションに”居住者名簿”はありますか？
マンションを購入した時、または賃貸で貸し出す時に管理会社へ提出する書類があるかと思います。
こちらは管理会社の方で保管し、所有者様または入居者様と連絡をとるときに使用することもあります。

マンションに住んでいるけど実際隣の人、同じ階の人しか知らない・・・
エレベーターでよく会う人がいるけど一体何号室の人なんだろう？
マンションの玄関前で困ってる子を見たけどどこの家の子だろう？
建物内で見たことない人に会ったけど、本当にマンションの人なんだろうか？

上のご意見は、居住者の方から実際に聞いたことのあるお話です。
規模の小さめなマンションや交流が盛んなマンションではあまり馴染みのない話かもしれませんが、ある程度の規模、または居住者間での交流の機会があまりないマンションではよくあることかと思います。

万が一、災害にあったときに、どこにだれが住んでいるのかわからないと助けたくても助けられません。
そんなときに居住者名簿を作成しておくことで、あそこのお部屋は高齢者の方が住んでいるから様子を見に行った方がいいのではないか？○○○号室には小さいお子さんがいるから声をかけようといったときに居住者名簿が活躍します。

だれが、どこに保管するの？

大事な役割を担う居住者名簿ですが、作成に関して｢個人情報の保護｣という言葉がよくあげられます。
個人情報なので出したくない、扱いたくない、漏えいがあったときが怖いなどですね。
しかしマンションという共同住宅では性質上、各居住者に関する様々な情報を管理組合では扱うことが多くなるかと思います。ですので個人情報保護について配慮した運営をしていく必要があります。

居住者名簿の取り扱いでは、名簿の作成目的、作成ルール、保管ルール、閲覧ルールを決定し、居住者に周知し、理解を得ておくことが大切かと思います。

また、万が一個人情報が漏えいしてしまったときに備えて、最近では管理組合向けの”管理組合役員賠償保険”というものもございます。こちらも併せてご加入を検討してみてはいかがでしょうか。

ルール決め(細則づくりについて)

居住者名簿運用細則案は理事会で検討を重ねた上で、最終的には総会での承認が必要となります。
名簿作成の趣旨や名簿の作成、利用の目的、名簿掲載情報(どんな情報を記入してもらうのか)、名簿情報の取得や更新について、名簿の管理・保管、名簿の閲覧方法についてなど、大まかにあげましたが、こういった内容が網羅されていれば、運用時に役立つかと思います。