こんにちは。あなぶきセザールサポートの松井です。
さっそくですが、分譲マンション管理においては、フロントと言われる管理担当者が、資産価値・利用価値の向上を目指し、安心・安全・快適な住生活を提供できるように様々な提案をおこなっています。
この提案力がマンション管理サービスの品質に大きな影響を与えるのですが、品質を担保するための取り組みとして、当社では「プランニング会議」という会議をおこなっています。
今回はこのプランニング会議についてご紹介します。
目次
- プランニング会議とは？
- 出席するメンバー
- 管理組合の中期事業計画の見直し
- 管理組合の長期修繕計画の見直し
- 管理組合の収支・財務状況の見直し
- まとめ
プランニング会議とは？
冒頭にもお話したように、「マンション管理会社の品質＝管理担当者の品質」と言えるほど、管理担当者の役割は大きく、然るべき時期に適切な提案をおこない、管理組合運営のサポートをしていくことが求められます。
一方で、担当者個人に任せきりになると、個人の力量によるバラつきが出たり、抜け漏れが発生する恐れもありますので、組織として対応していくことが不可欠となります。
当社ではこの課題を解決するための方法の一つとして、毎月プランニング会議という会議を開催しています。この会議は、年1回の通常総会の６ヶ月前に開催しているもので、マンション１棟ごとに時間を設けておこないます。
会議では、現状のマンションにおける問題点や事業計画において取り組むべき項目の確認、修繕計画の履行状況等について、担当者だけでなく関連部署の社員も一同に集めて、複数の目で確認して、具体的な提案内容や解決策を決めて、その結果を確認する場を設けています。
出席するメンバー
・管理担当者（フロント）
・課長
・支店長
・部長
・専門部署（工事部門、契約書や重説の作成部門、マンション会計部門、保険代理店部門、その他必要に応じて随時出席）
管理組合の中期事業計画の見直し
まず最初に、管理組合の運営面における以下のような中期事業計画について精査し対応状況を確認します。
・現在マンションで発生している問題点や解決すべき事項の確認
・当年度の事業計画の実施状況
・名簿の整備と保管の状況
・管理規約の見直しの必要性
・防火管理者の選任状況
・管理費等の未収金の状況と対策
・理事長様および役員様アンケートの声に対する対応状況
・各種法令の対応
・管理組合コミュニティ形成イベントの実施状況
・マンション保険の内容確認（必要な範囲か、不要な特約がないか、地震保険は検討可能かどうか）
管理組合の長期修繕計画の見直し
次に、長期修繕計画に基づいた計画的な修繕が実施されているか確認します。
・長期修繕計画案の作成、更新状況
・大規模修繕工事のアフター点検の実施状況
・次年度以降に予定されている計画修繕の項目と、見積もり取得・比較検討の状況
・定期的な建物設備点検で指摘が挙がっている設備異常や修繕必要箇所の有無
・その他、検討すべき項目がないか
管理組合の収支・財務状況の見直し
最後に、管理組合の財政が健全かどうか、以下のような項目を中心に確認します。
・管理費会計の剰余金の状況（赤字ではないか、オーバースペックな仕様はないか）
・修繕積立金の積立額は十分かどうか
・余裕資金の保管状況やペイオフ対策について
・収益事業ができるような項目の有無
・駐車場の稼働率、空きが多い場合の対策
まとめ
マンション管理の品質は目に見えにくい部分がありますが、管理担当者が、必要な時期に、必要で適切な提案を実施できているかどうかは間違いなく重要なポイントです。属人的なマンション管理ではなく、組織として仕組みで品質を高めていく取り組みが、お客様の満足度向上に寄与すると考えています。
松井 久弥
2000年あなぶきハウジングサービス入社。
全国１０都道府県において、管理担当・リプレイス営業・新規拠点立上げ・部門責任者に従事。特にマンション管理会社のＭ＆Ａにおいては、案件化からデューデリ・譲渡契約・お客様対応全般・統合後プロセス（ＰＭＩ）までを実践。
マンション管理士、Ｍ＆Ａシニアエキスパート。
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