【マンション管理委託契約書】管理会社にどこまで頼っていいの？

こんにちは！あなぶきハウジングサービスの松岡です。

 

マンション管理会社に管理を委託しているマンションが多いと思います。

マンション管理会社だからマンションでのお悩みは管理会社に相談！と思いがちですが、実はお問い合わせ内容についてお手伝いできない場面もあります。

マンション管理会社には日々、いろいろなお問い合わせをいただきます。

どこまで相談しても良いのか？どんなことを頼ってよいのか？というお悩みがある方もいらっしゃるのではないでしょうか？

 

今回はそんな曖昧な部分を解消出来るようにご紹介させていただきます！

 

相談できるボーダーラインは？

まず、基本的にマンション管理会社は「共用部」の管理となります。

その為、お部屋の中でのお悩み（戸棚や照明スイッチの修理などなど）は各部屋での対応となります。

賃貸でご入居の方は仲介会社などへ問い合わせてみてくださいね！

 

また、マンションには共用部と専有部が繋がっているバルコニーや窓ガラスの部分があります。

こちらはお住いのマンションの管理規約をご確認いただき、修理の流れや修理管轄等が記載されておりますのでマンション管理会社または直接マンション管理組合へお問い合わせください。

 

そして、マンションに住んでいるからこそ気づくお悩みがあるかと思います。

例えば、

・上階からの音が響いてくる。

・ゴミ出しマナーが悪い。

・近隣からの植栽が専用庭へかかってきている。

・町内会について聞きたいけどどこに問い合わせ先かわからない。

・管理員さんの勤務時間はいつ？

・清掃内容について確認したい。

・排水の流れが悪い。詰りかも？

などなど、、、

 

そんなときはマンション管理会社と管理組合の管理委託契約書をチェックしてみてください。

マンション管理会社は契約書に沿って業務を実施しております。

契約締結時に交わす管理委託契約書は書面や電子で取り交わします。

また、取り交わす前には「重要事項説明書」が交付され、重要事項説明書と一緒に契約書の案が添付されておりますのでそちらでもご確認いただけます。

但し、あくまでも契約書（案）である為、変更となっている場合もあるので注意が必要です！

 

マンション管理委託契約書

前述の通り、マンション管理会社は契約書に沿って業務を実施しております。

マンション管理会社では、マンション管理組合と管理委託契約を交わしております。

管理委託契約書の内容は管理会社やマンション管理組合によって様々ですが、全てのマンション管理委託契約書の基礎として国交省が発表している「マンション標準管理委託契約書」があります。

ほとんどの契約書はこの「マンション標準管理委託契約書」を参考に作成されております。

マンション標準管理委託契約書で最近追加された内容

この度、国交省から「マンション標準管理委託契約書」の改定があり、昨今の社会状況に応じた内容になってきております。

 

国交省からの改定について追加された主な内容は以下３点です。

 

①書面の電子化及びIT総会・理事会等への対応

②担い手確保、働き方改革に関する対応

③マンション管理業の事業環境の変化

 

追加条文をご紹介します。

 

第８条　管理事務の指示

本契約に基づく甲の乙に対する管理事務に関する指示については、法令の定めに基づく場合を除き、甲の管理者等又は甲の指定する甲の役員が乙の使用人その他の従業者（以下使用人等）という。）のうち乙から指定した者に対して行うものとする。

（国交省-マンション標準管理委託契約書）

 

この条文は昨今話題になっている「カスハラ」を未然に防止する観点から追加されました。

簡単に説明すると、管理会社に対してのご意見等は思いついた方が直接管理会社に連絡するのではなく、マンションの理事長を通して理事長から管理会社へ伝えるといったイメージです。

但し、管理会社に対しての情報伝達を妨げるものではありません。

例えば、自動ドアが開かない・宅配ボックスに不具合があるなどは気づいた方が管理会社へご連絡いただけると出来るだけ早めに対応出来る可能性があります！

 

第１２条　有害行為の中止要求

乙は、管理事務を管理事務を行うため必要なときは、甲の組合員及びその所有する専有部分の占有者（以下「組合印等」という。）に対し、甲に代わって次の各号に掲げる行為の中止を求めることができる。

一　法令、管理規約、使用細則又は総会決議等に違反する行為

二　建物の保存に有害な行為

三　所轄官庁の指示事項等に違反する行為又は所轄官庁の改善命令を受けるとみられる違法若しくは著しく不当な行為

四　管理事務の適正な遂行に著しく有害な行為（カスタマーハラスメントに該当する行為を含む）

五　組合員の共同の利益に反する行為

六　前各号に掲げるもののほか、共同生活秩序を乱す行為

２　前項の規定に基づき、乙が組合員等に行為の中止を求めた場合は、速やかに、その旨を　甲に報告することとする。

３　乙は第１項の規定に基づき中止を求めても、なお組合員等がその行為を中止しないときは、書面をもって甲にその内容を報告しなければならない。

４　前項の報告を行った場合、乙はさらなる中止要求の責務を免れるものとし、その後の中止等の要求は甲が行うものとする。

５　甲は、前項の場合において、第１項第４号に該当する行為については、その是正のために必要な措置を講じるよう努めなければならない。

（国交省-マンション標準管理委託契約書）

 

この条文も「カスハラ」の観点から文言追加されました。

昨今、マンション管理会社だけの話では無いですが、ＳＮＳなどでも従業員に対してのクレームが度を超えてしまい過剰な要求や暴言など話題になっております。

上記条文は例えば、管理規約に定めている時間帯以外でピアノの演奏が響いてくるという連絡があったとします。管理会社としてはピアノを演奏している住戸を直接探すことは出来ないので管理組合の理事長へ報告・相談のうえ注意喚起に関する掲示や手紙を入れるなどの対応が多いです。しかし、注意喚起後にもその行為が中止されない場合は管理会社から管理組合へ書面で報告させていただきます。その後の注意喚起等の対応は管理組合にて独自で行っていただくといったイメージです。

 

第１５条　管理規約等の提供等

乙は、甲の組合員から乙は、甲の組合員から当該組合員が所有する専有部分の売却等の依頼を受けた宅地建物取引業者が、その媒介等の業務のために、理由を付した書面の提出又は当該書面を電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法で合って次の各号に定めるもの（以下「電磁的方法」という。）により提出することにより、甲の管理規約、甲が作成し保管する会計帳簿、什器備品台帳及びその他の帳票並びに甲が保管する長期修繕計画書及び設計図書（本状及び別表第５において「管理規約等」という。）の提供又は別表第５に掲げる事項の開示を求めてきたときは、甲に代わって、当該宅地建物取引業者に対し、管理規約等の写しを提供し、別表第５に掲げる事項について書面をもって、又は電磁的方法により開示するものとする。甲の組合員が、当該組合員が所有する専有部分の売却等を目的とする情報収集のためにこれらの提供等を求めてきたときも、同様とする。

一　送信者の使用に係る電子計算機と受信者の使用に係る電子計算機とを電気通信回線で接続した電子情報処理組織を使用する方法であって、当該電気通信回線を通じて情報が送信され、受信者の使用に係る電子計算機に備えれられたファイルに当該情報が記録されるもの

二　磁気ディスクその他これに準ずる方法により一定の情報を確実に記録しておくことができる物をもって調製するファイルに情報を記録したものを交付する方法

２　乙は、前項の業務に要する費用を管理規約等の提供又は別表第５に掲げる事項の開示を行う相手方から受領することができるものとする。

３　第１項の場合において、乙は、当該組合員が管理費等を滞納しているときは、甲に代わって当該宅地建物取引業者に対し、その精算に関する必要な措置を求めることができるものとする。

（国交省-マンション標準管理委託契約書）

 

こちらの条文はお部屋を売買する際に業者からマンションに関する情報開示依頼がマンション管理会社にあった際の対応に関しての条文です。

以前まで、書面で発行しておりましたが、電磁的方法での発行も行う旨追加されました。

 

第１８条　個人情報の取扱い

乙は、管理事務の牛項に際して組合員等に関する個人情報（以下「個人情報」という。）を取り扱う場合には、本契約の目的の範囲において取扱い、正当な理由なく、第三者に提供、開示又は漏えいしてはならない。

２　乙は、個人情報への不当なアクセス又は個人情報の紛失、盗難、改ざん、漏えい等（以下「漏えい等」という。）の危険に対し、合理的な安全管理措置を講じなければならない。

３　乙は、個人情報を管理事務の遂行以外の目的で、使用、加工、模写等してはならない。

４　乙において個人情報の漏えい等の事故が発生したときは、乙は、甲に対し、速やかにその状況を報告するとともに、事故の費用において、漏えい等の原因の調査を行い、その結果について、書面を持って甲に報告し、再発防止策を講じるものとする。

５　乙は、個人情報の取扱いを再委託してはならない。ただし、書面をもって甲の事前の承諾を得たときはこの限りではない。この場合において、乙は、再委託先に対して本契約の定められている乙の義務と同様の義務を課すとともに、必要かつ適切な監督を行わなければならない。

６　乙は、本契約が終了したときは、甲と協議を行い個人情報を返却又は廃棄するものとし、その結果について、書面をもって甲に報告するものとする。

（国交省-マンション標準管理委託契約書）

 

こちらの条文は管理業者は管理事務に関しての個人情報に接する機会が多いことを鑑み、新設されました。

 

第２５条　ＩＴの活用

甲又は乙は、あらかじめ、相手方に対し、その用いる電磁的方法の種類及び内容を示した上で、その承諾を得た場合は、本契約に規定する書面及びその事務処理上必要となる書面を電磁的方法により提供することができる。

２　乙は、甲の承諾を得た場合は、第１０条第１項及び第３項に規定する報告その他の報告をＷＥＢ会議システム等（電気通信回線を介して、即時性及び双方向性を備えた映像及び音声の通信を行うことができる会議システム等）により行うことができる。

（国交省-マンション標準管理委託契約書）

 

こちらの条文は昨今のＩＴ活用による管理事務の効率化の観点から新設されました。

例えば、ＺＯＯＭなどを用いたオンラインでの理事会・総会の開催補助、電子書面の交付等があります。

 

こんなときはどうする？

最初にご紹介した内容についてはどこに問い合わせるとベストでしょうか？

 

上階からの音が響いてくる。

直接該当の住戸に直接訪問いただいても良いですが、トラブルが怖いという方は管理組合または管理会社へお問い合わせください。

但し、音の問題はどのマンションでもあることで、出どころの特定が大変難しい問題です。

管理組合・管理会社とも注意喚起の対応しか出来ないことが多く、各戸でご配慮いただくしかない部分もあります、、、

 

ゴミ出しマナーが悪い。

管理会社へお問い合わせいただきますと管理組合の理事長へご報告のうえ注意喚起の掲示等で対応が多いです。

 

近隣からの植栽が専用庭へかかってきている。

直接近隣へご報告いただくか役所等へのお問い合わせをお願いします。

管理会社へご連絡いただいた場合は管理組合の理事長等へご報告させていただきますが、対応に時間を要します。

 

町内会について聞きたいけど問い合わせ先かわからない。

町内会担当の理事役員や町内会関係の入居者、公民館等へ問い合わせをお願いします。

管理会社は町内会のことは管理委託外となっておりお手伝い出来兼ねるのです、、、

また、町内会の方から管理会社へ町内会加入者についてお問い合わせいただくことがあるのですが、個人情報の関係上、お教え出来ないのです、、、すみません！

 

管理員さんの勤務時間はいつ？

管理委託契約書に時間帯や曜日が記載されておりますが、どうしてもわからない場合は管理会社へお問い合わせください。

 

清掃内容について確認したい。

管理委託契約書に清掃範囲や頻度について記載されておりますが、どうしてもわからない場合は管理会社へお問い合わせください。

但し、管理組合にて直接清掃業者と契約している管理組合もございます。その際は管理組合の理事長等へ直接お問い合わせをお願いします。

 

排水の流れが悪い。詰りかも？

基本的には直接専門業者へ問い合わせください。

詰りの部分によっては共用部の可能性もある為、その際は管理会社へお問い合わせください。

管理組合へご報告のうえでの対応となります。

 

穴吹ハウジングサービスでは「ハッピーサポート」というサービスがあります！

これは専有部分を対象としたサービスになります。

サービスにご加入いただいている管理組合では排水が悪いなと感じた際、ハッピーサポートを利用できる場合があります。本来は自分で手配しないといけない業者をサービスの利用により手配出来るので探す手間も省けますし、

 

他にもよくあるお問い合わせ内容についてご紹介します。

 

①網入りガラスにヒビ割れが入っている

⇒窓ガラスは共用部です。

管理会社にご連絡いただきますと修理に係る見積を手配いたします。

見積取得後は、理事長または理事会へ報告し、承認のもと修理実施となります。

但し、共用部分ではありますが、「専用使用部分」でもある為、修理は各戸負担という管理規約のマンションもあります。管理規約に則ってご案内いたします。

 

②リフォーム工事をする予定がある。

⇒管理会社へご連絡ください。

エレベーターの利用や養生があること、音の発生等について管理会社へご連絡いただくことがあります。

その際に周知の為、情報が必要となります。

 

③水道の開栓

⇒新たにマンションを購入した方につきましては開栓のご連絡は不要です。

賃貸でご入居の方につきましては賃貸会社が閉栓している場合もありますので賃貸会社へご連絡をお願いいします。

 

④防犯カメラを確認したい。

⇒管理会社へ問い合わせいただきますと、管理規約に則りご対応させていただきます。

基本的には管理組合の理事長の許可が必要となります。

確認依頼の書面提出が必要なマンションもあります。

また、警察からの問い合わせでも防犯カメラ閲覧依頼があります。

あくまでも防犯カメラの映像は個人情報に当たります。警察署の方につきましても、捜査事項紹介状ご提出のうえ、管理規約に則りご対応させていただきます。

 

マンションに住むと住んでからわかること・住む前に知りたいことあると思います。

ぜひ参考にしていただけると幸いです！