管理会社変更時のよくある質疑について

三河謙介 三河謙介

こんにちは、あなぶきハウジングサービスの三河です。

私は普段、分譲マンションの管理組合様に対して管理会社変更の提案営業をおこなっておりますが、今回は「管理会社変更を検討されている管理組合様からよく質問されること」について、過去の事例をもとに「10個」ご紹介したいと思います。

管理会社を選ぶうえで重要な内容も含まれているため、これから管理会社を検討予定の管理組合様には参考にしていただけると幸いです。

 

【管理開始までの期間について】

 

Q.管理開始が可能な時期はいつからになりますか?

A.総会にて管理会社変更の議案が承認されましたら、その3か月後より管理開始が可能とお考えください。管理組合様・前管理会社へのヒアリングを十分におこない、引き継ぎ不足が無いよう準備期間を確保する意味でも、基本的には3か月間の期間を頂戴しています。

 

【管理員の教育体制について】

 

Q.管理員への指導教育はどのようにされていますか。

A.全国すべての管理員は入社時には原則、自社の研修施設(あなぶきPMアカデミー)で研修を受け、マンション設備および居住者応対などを学び、実際のマンションで2週間程度の現場研修をおこなった後、現地に派遣しております。

各マンションへ派遣後も最寄りの営業所にて管理員研修を年2回実施しています。

 

【管理員の採用期間および引継ぎ期間について】

 

Q.管理員を新規採用する場合は、どれくらいの採用期間・研修期間を経ていつ頃現地引き継ぎになりますか。

A.一般的には採用期間として1ヶ月~1ヶ月半、研修期間については現地での引継ぎも含めて3週間~1ヶ月程度になろうかと思います。研修期間中に弊社保有施設での研修(現在は、オンラインでの研修をおこなっております)、弊社管理物件での研修などを経て、現地での引継ぎを実施いたします。

 

【不在時の管理員について】

 

Q.管理員室に管理員さんが巡回点検などで不在の場合、どのように連絡を取ればよいのでしょうか。

A.管理員には弊社の費用負担で携帯電話を貸与し、連絡先を館内に表示していますので、清掃補助・巡回などで管理員室不在時に随時対応可能です。

 

【清掃のチェック体制について】

 

Q.日常清掃に関して清掃状態はどのように、どれくらいの期間で誰がチェックを行っていますか。

A.フロント担当者がマンション巡回時、清掃状況についても当然確認いたしますが、弊社では不定期にフロント以外の社員もマンションを巡回し、清掃状況・管理員の対応などをチェックしております。

 

【フロント社員の教育体制について】

 

Q.フロント社員の教育体制はどのようになっていますか。

A.弊社ではフロント社員の提案力・知識の向上を目的として、最低でも年4回以上は支社単位での合同研修をおこなっております。(法令関係・マンション設備・災害発生時想定訓練等)それ以外にもZOOM会議を利用し、プレゼンテーション研修・資格取得研修・リーダー研修・キャリア研修・認知症サポーター研修など、社内ではさまざまな研修が日常的におこなわれており、社員の学べる環境が整っています。

 

【フロントの担当棟数について】

 

Q.フロント担当者が担当しているマンションの棟数は一人あたりどれくらいですか。

A.マンションの規模によって異なりますが、担当棟数は平均10~12棟前後です。

 

【時間外の対応について】

 

Q.休日、夜間の対応はどのようになりますか。

A.弊社では自社運営のコールセンターにより、24時間365日受付が可能です。自社運営の強みを活かし、顧客情報を基にコールセンターにてワンストップで対応させていただいております。(コールセンターでの受付時解決率は約7割となっております。)なお、緊急性の高い案件につきましては、フロント担当者、弊社の提携企業を含め迅速に対応致します。なお、現在管理組合様が直接発注されている修繕会社様等がございましたら継続してご依頼いただくことも可能です。

 

【災害時の対応について】

 

Q.地震、台風、大雨等の自然災害時の御社の方針はどのようになっていますか。

A.弊社では災害時の方針として「災害対応ガイドライン」が社内で定められています。災害における事前対策に加え、災害発生後の災害対策本部設置と各役割に基づく支援体制・被災状況の把握を踏まえ、災害対策本部から各拠点の社員(グループ会社含む)に指示をおこない、支援物資の確保および搬入・管理マンションの巡回および応急処置の対応にあたります。なお、本ガイドラインの重要性の理解を深めるために、社内では定期的に従業員教育をおこなっております。

 

【管理費等の滞納時の督促について】

 

Q.管理費滞納に関してどのような対応をされていますか。

A.督促で最も重要であるのは初期対応であると捉えていることから、弊社では滞納の初月から督促状の送付だけでなく、コールセンター(自社運営)からも督促のお電話をさせていただき、早期回収に努めております。また、弊社では特別調査室という督促専門の部署も設けており、内容証明書の作成・督促に関する専門的なアドバイスも委託項目内で対応させていただいております。

 

まとめ

 

今回はたくさんの質問から一部ご紹介いたしました。

たくさん質問をいただけることは管理会社への期待値の高さが感じられます。

当社は、管理組合様からご要望いただいた際には快適な生活を送っていただけるよう【しあわせ『感』理】を企業理念にサービスの提供をしております。

ご興味をもっていただいた方は、ぜひ一度ご体『感』くださいませ。

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三河謙介

三河謙介

あなぶきハウジングサービス 分譲開発グループ
三河 謙介(みかわ けんすけ)
大阪府出身。
2018年入社。
前職では、賃貸仲介の営業を経験し、現在は、分譲マンションの管理会社変更をお手伝いする営業を行っております。
主に、近畿・東海エリアで当社のサービス、"しあわせ『感』理”の啓蒙活動を行っております。
当エリアで認知度を上げ、一人でも多くの方に当社のサービスをご体感いただきたいと思っております。
保有資格:管理業務主任者 宅地建物取引士
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