こんにちは。あなぶきハウジングサービスの久米です。
近年、分譲マンション管理組合で役員のなり手が減り、標準管理規約の見直しがされているような状況です。管理組合役員の選任を輪番制で行っているマンションも多く、いつかご自分が管理組合の役員になる日も来るのではないでしょうか･･･。
管理組合役員に選任されても「何をすればいいのか分からない」、「理事会の役職って何があるの」と疑問を持たれて不安に思われている方も多いですよね。今回は分譲マンション管理組合役員の業務内容についてご紹介します。
管理組合の構成とマンション管理会社の位置づけ
管理組合の構成とは下記の表のような形式になり、組合運営の全てを行うことは困難なため、マンション管理会社に委託を行い運営の補助を行ってもらいます。しかし、組合運営の主体はあくまでも管理組合です。マンション管理会社は組合運営を適切に行うために、管理組合役員の皆様の手間となる業務を全力でサポートします。
「理事会って大変な仕事なんじゃないか」と考えられている方も多いと思いますが、多くのことは管理会社の担当者がサポートしてくれます。まずは理事会に参加していただき、理事会での議題に活発なご意見を出していただくことがメインのお仕事になります。理事会は管理組合の執行機関になりますので、日々起きる諸問題について活発な意見交換を行いましょう。そのために必要な資料等の作成については安心してください！ 管理会社が作成します。管理会社は他のマンションの事例などを含めた適切なアドバイスを行い、諸問題の解決に努めます。
管理組合役員の役割
管理組合の役員は『理事長』・『副理事長』・『理事』・『監事』の役職に分かれ、役職は役員の互選にて選出することになっており、役員の業務については下記のようになります。理事長になりたくないと思われている方も多いと思いますが、理事長の独断で決定するようなことはありませんので安心してください。
■理事長
管理組合の代表となり、管理規約や総会決議に従って業務を遂行します。理事会・総会を招集し、議長を務めます。管理組合の印鑑の保管を行います。
■副理事長
理事長を補佐し、理事長に何かあった時は代理して職務を遂行します。副理事長に防火管理者をお願いしている管理組合も多いようです。
■理事
理事にも様々な担当があります。会計担当は組合運営費などの小口現金を管理します。町内会担当は町内会との窓口として募金などの徴収や回覧板などの回収をします。営繕担当や防災担当などもあります。
■監事
監事とは管理組合の業務執行や財産状況を監査し、総会で報告を行います。理事と違う点があり、理事会に出席は出来るが理事会での議決権がありません。
理事会が行う業務
理事会の業務は、定期的に理事会を開催し総会で承認されて事項の執行など様々な諸問題の解決などを行います。主な業務内容は下記の通りとなります。またほとんどの業務はマンション管理会社がサポートします。
■規約で定められている事項
■収支決算案・事業報告案・収支予算案・事業計画案の作成
■管理規約や使用細則等の追加・変更・廃止案の作成
■組合員の専有部分の修繕の承認又は不承認
■共同の利益違反者に対する勧告や指示
■滞納者に対する法的措置の検討
■総会から付託された事項
まとめ
今回は「管理組合役員」についてご紹介させていただきました。管理組合役員を進んで行ってくれる方が少ない昨今、マンション管理会社としては管理組合役員の皆様の業務負担の軽減を行うため、様々なサポートを行っています。他のマンションの成功例などの紹介や協議に必要な資料等を作成などをして、スムーズに進行できるようにしています。しかし管理会社は決定権を持っておらず最終的な決定は管理組合となりますので、管理会社との協力体制は必須となります。
当社では管理組合役員の引き継ぎの際に現管理組合役員から1年間の業務内容などを役職ごとに話してもらいます。その際に「管理会社の担当者が殆どの業務を行ってくれるので、理事会に出席して意見交換をするくらいだったので負担はありませんよ」と言っていただけるよう、また次期役員の皆様の不安を取り除けるような体制でサポートを行っていますので、輪番制で管理組合役員に選任されても安心して管理組合理事を受けていただいております。
久米 則子
新卒で入社してから経理一筋。ホテル業の経理、マンション販売の経理、マンション管理業の企業会計とさまざまな業種の経理業務に携わってきました。現在はマンション管理組合の会計業務に従事し、スピードと正確性を重視し、忙しい時こそ笑顔で！をモットーに仕事に取り組んでいます。管理業務主任者を取得し、資格を活かした会計業務のお役立ち情報をお届けしたいと思います。
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