分譲マンション管理員/管理員が急に休んでしまったらどうする?

岡田洋二 岡田洋二

こんにちは。

マンション管理員の採用・研修を行っているライフサポート課の岡田です。

私達ライフサポート課の仕事として代行手配業務があります。ライフサポーター(管理員)から休暇の依頼があったとき、別の人に管理員業務を依頼手配する業務です。

突然ライフサポーター(管理員)が休んでしまったらどうなるのか、今回はどのような対応をするか紹介します。

 

目次

  • どんな問題が起きる?
  • 代行とは?
  • 突然の対応方法
  • まとめ

 

どんな問題が起きる?

清掃に関しては、1日くらい休んでもそれほど影響はないので、別の日に同じ内容の清掃を行ったり、午後から別の管理員が代理で清掃に入ったりします。 しかし勝手に変更するのではなく、管理担当者(フロント)から、管理組合様に了承を取ってもらいます。
しかし、休んだ日がごみ出しの日だったらどうでしょう。

大半のマンションでは、マンション内のごみ庫から、回収集積所に管理員が回収日の朝に搬出するケースが多いのではないでしょうか。当社管理物件でも、7割くらいのマンションがそのような対応になっています。そのごみの搬出が出来ない事になってしまいます。

ごみ庫内はどうなってしまいますか?誰も対応しないと、ごみで溢れかえってしまいますし臭いも気になるでしょう。

 

代行とは?

もし、ライフサポーター(管理員)の休みが事前にわかる場合は、前もって『代行』という形をとります。
代行とは、当事者に支障があるときなどに、代わってその職務を行うことです。 (管理員が急な休みのとき、代わりに管理員業務を行うこと。)
当社では、専属の代行員(代務員と言うところもあります。)が各支店ごとに数名いますが、ライフサポーター(管理員)の休みが、重複などで対応が出来ない時があります。そんな時は、専門に代行を行っている外部の会社に依頼します。

 

突然の対応方法

ほとんどの、ライフサポーター(管理員)が事前に休みの届け出を出します。しかし年に2回~3回、朝5時前に私の携帯が鳴ることがあります。ライフサポーター(管理員)・管理担当者から、本人や家族の急な体調不良・交通機関の運休により出勤出来ないとの連絡が入ります。

まず、ごみ出しの有無の確認を行い、管理担当者と相談の上、どちらかがごみ出し対応を行います。私に、別の代行予定が入っていない限り、私が行うようにしています。このような、突然の対応の為、極力私自身が代行しないようにしています。

ごみ出し対応は、マンションに着く前から始まります。

最寄りの駅からごみの状況を確認しながら、目的のマンションまで向かいます。事前にその日が何のごみの日か調べていますが、地域により出し方に違いがある事がありますので、他物件のごみ出し状況の確認が必要となります。

 

代行物件到着、まずごみを出す場所の確認を行います。管理事務室内にごみを出す場所を掲示するように指導を行っていますが、掲示がない場合もあります。

そんな時は、防虫ネットや集積所案内板で場所を確認します。

 

(防虫ネット)

 

(集積所案内板)

 

管理事務室に入室したら、まず業務日誌で引き継ぎ・物件特有の注意事項がないかを確認します。
次に、管理事務室用メールボックスの確認を行います。

本日は、可燃・ビン・カン・ペットボトルの回収日ですので、作業開始。

(ごみ庫内の様子)

(集積所に出したごみ)

(ごみを出し終わったごみ庫内の様子)

ごみ出しが終わったら、外回りの落ち葉、たばこの吸い殻などの拾い掃き清掃を行います。

ここで、私のごみ出し対応は終了します。その他の日常清掃に関しては、エリアサポーターに午後から依頼しておきます。

管理員から休む旨の連絡が遅く、マンションに到着したら、回収が終わった後だった事がまれにあります。
初めての時は、どうしようか悩みましたがこんな場合も、安心して下さい。清掃事務所に事情を説明すると、回収に来てくれます。

 

まとめ

ご紹介したように、ライフサポーター(管理員)が急に休んだとしても対応できる体制を組んでおります。

私達はマンション管理のプロとしてのどんな時でもライフサポーター(管理員)に協力をし、皆様に安心・安全・快適な住生活を提案し続けます。

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岡田洋二

岡田洋二

あなぶきハウジングサービス 東京北支店:岡田 洋二(おかだ ようじ)
分譲マンションは管理員さんで決まる!ライフサポート課では管理員(ライフサポーター)の採用・指導・研修を行っています。清掃は“心”をモットーに、ライフサポート課6名で力を合わせ、ライフサポーターのスキル向上を目指しておりますので、宜しくお願い致します。これからマンション管理員の清掃や指導・研修などの現場に関する情報を発信していきます。
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