皆さんこんにちは。穴吹ハウジングサービス開発事業本部の仙波です。
本日は、前回からの続きマンション管理会社を変更するまでに実施すること【後編】をお伝えできればと思います。前回の記事はこちらから↓
分譲マンションの管理会社を変更するまでに行う１０のこと【前編】
管理会社の変更には通常の管理組合運営と比較するとやはり労力がかかってしまいます。
今回の記事では前編からの続きとし、管理会社変更、次期管理会社での管理開始までのうち、後編5つをお伝えして、いきたいと思います。
⑥ 次期管理会社との臨時総会前理事会
プレゼンテーション実施後、内定した次期管理会社と臨時総会前の理事会を行います。
理事会にて、臨時総会の日程、臨時総会に上程する議案（管理会社変更に係る議案）、次期管理会社との管理委託契約書案（重要事項説明書）の内容精査を行います。
特に、議案の内容は重要になってきますので役員の皆様が今まで、検討してきた経緯、結果などを記載していきます。
議案書については、次期管理会社でも作成可能ですので、作成が難しい場合お伝えいただければと思います。
私、個人としては、役員の皆様の素案（※箇条書きでもいいと思います）と次期管理会社が作成する議案書案をミックスするのが一番分かりやすくなるのかと感じています。
⑦ 臨時総会の開催
マンションの管理規約に則り、臨時総会を開催します。
一般的に資料の配付は2週間前もしくは1週間前となっていますので、管理規約を確認いただき、議案書の配付を行います。
個人的には、管理規約で1週間前になっていたとしても、2週間前に配付し、出欠通知書のとりまとめ、出欠通知書の未提出者への督促などを行うのが良いかと思います。
臨時総会当日は、議案に沿って説明を行い、審議を行います。
ここまで、たくさんの準備をされていると思いますが、最終決議になりますので、もうひと踏ん張りです。
「次期管理会社への管理委託」決議がされますと、現行の管理会社に契約終了の通知書類を送付します。
契約終了の3か月前に送付するのが一般的となりますが、現在の管理委託契約書をご確認いただければと思います。。
総会の進め方が不明な際は、次期管理会社にお伝えいただけると準備しますのでご安心ください。
⑧ 居住者名簿・口座振替依頼書等の提出について
当社では、総会にて決議されると、居住者名簿、口座振替依頼書の提出依頼を各居住者の皆様にお願いします。
特に口座振替依頼書は皆様の管理費等の引き落とし口座の登録が必要なりますので、再度ご提出いただく必要があります。
場合によっては、竣工時に口座登録をしているため、どの印鑑か分からなくなっていたり、長期間使用されていない印鑑のため、印鑑がかけてしまっているなどの不具合から口座振替の登録が出来ないことがあります。
口座振替の登録が出来ていないと管理費等の支払いを振込での対応をお願いするこ
とになってしまいますので、提出期限より、早めに提出をいただくことをおすすめします。
また、当社では集金代行業者を導入していますので、現在の引き落とし口座から変更を
していただくことも可能です。※都市銀行、地方銀行、信用金庫など様々な銀行口座が
ご利用できます。
居住者名簿の再提出については、管理会社が変わるタイミングで管理組合とし
て整理をするのが良いかと思います。
こちらも場合によって固定電話を処分しているのに固定電話の電話番号が登録され
ている、緊急連絡先が変更になっているなど、変更点が出ていることがありますので、
ご提出いただくのが良いかと思います。
⑨ 現管理会社と引継ぎ
現行管理会社と引継ぎの実施を行います。当社では、引き継ぎフォーマットに則り、引き続きを行っていきます。
会計、出納業務、管理組合業務など多岐に渡るため、期間を区切り現行管理会社に書類の提出を依頼し、順次引継ぎをおこなっていきます。
⑩ 次期管理会社での管理開始
いよいよ次期管理会社での管理開始となります。
管理開始日の前日（4月1日管理開始であれば3月31日）に事前に前管理会社に提出いただいた書面に基づき、今までの総会・理事会議事録、竣工図面などの書類の保管状況、共用部分の鍵、管理組合備品、管球在庫等の物品状況などを確認します。
実際に確認を行い、書面と一致しているか整合性をチェックします。
書面については、管理組合様にもご確認していただき、当社での管理開始時の書類・物品保管状況を取りまとめておきます。
また、掲示物の貼替、清掃資材の入替なども順次行っていき、翌日の管理開始に備えます。
まとめ
いかがだったでしょうか？今回は後編としてお送りいたしました。
最初の検討段階から管理会社変更まで長いように感じますが、次期管理会社がお手伝
いしながら進めてまいりますのでご安心いただけますし、進み始めるとあっと言う間
に終了します。
今の管理委託費用が適正なのか、工事金額が問題ないのかなど、どんなことでも構いま
せんので、ぜひ検討いただければと思います。
仙波奨真
仙波 奨真（せんば しょうま）
兵庫県神戸市出身 ２０１６年４月入社。
新卒で入社後、７年分譲管理の業務をしていました。
現在は、管理会社の変更をお手伝いする業務に従事しています。
今までの経験を活かし、私自身が感じた疑問点等をお伝えできればと思います。
【保有資格】 管理業務主任者
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